Jäsenasetukset

Jäsentasot

Pääkäyttäjä voi määritellä seuran käyttöön jäsentasoja, joiden perusteella jäsenten hallinta on myClubissa helpompaa. Jäsentasoja voivat olla esimerkiksi: Pelaaja, Maalivahti, Valmentaja, Joukkueenjohtaja, Rahastonhoitaja, Kurssilainen, Hallituksen jäsen, Yhteistyökumppani, Tauolla, Vierailija jne.

Esimerkiksi toimihenkilön lähettäessä laskun seuran kaikille pelaajille, voi hän suodattaa jäsenlistalta kaikki jäsenet, joiden jäsentaso on Pelaaja.

Tai mikäli tarve on lähettää viesti kaikille valmentajille ja joukkueenjohtajille, voi jäsentasoksi rajata Valmentaja ja Joukkueenjohtaja.

Tai mikäli tarve on kutsua tapahtumaan vain tietyn jäsentason omaavat jäsenet, esimerkiksi maalivahtijäät Maalivahdeille tai hallituksen kokous Hallituksen jäsenille.

Jäsentasojen avulla saadaan myös selkeä kokonaiskuva jäsenistöstä esimerkiksi tapahtumaraportointia varten.

Jäsentasot lisätään aina johonkin jäsentasolistaan. Pääkäyttäjä määrittelee ryhmien asetuksissa, mikä lista on käytössä missäkin ryhmässä. Esimerkiksi yleisseurassa voi olla oma jäsentasolistansa yleisurheilujaostolle ja oma lista jalkapallojaostolle. Yhden lajin erikoisseurassa yksi jäsentasolista riittää usein hyvin.

Uusi jäsentasolista

1. Klikkaa Uusi lista.
2. Määrittele listalle nimi.
3. Lisää listaan kuuluvat jäsentasot ja määrittele:
   • Väri
     Väri erottaa hahmottamaan eri jäsentasot helpommin.
   • Nimi
     Kuvaava nimi kyseiselle jäsentasolle.
   • Kuvaus
     Määrittele halutessasi kuvaus jäsentasolle, esimerkiksi kenelle jäsentaso on tarkoitettu.
   • Jäsenen valittavissa
     Mikäli valintaruutu on valittuna, voivat jäsenet valita kyseisen jäsentason liittyessään ryhmiin. Mikäli jäsentaso toimii seurassa laskutuksen ohjaustietona, kannattaa jäsentaso lukita väärinkäytösten ehkäisyksi.

Jäsentasolistan muokkaus

Jäsentasolistoja voit muokata klikkaamalla kyseisen listan kohdalla Muokkaa. Voit lisätä ja poistaa jäsentasoja sekä muokata väriä, nimeä, kuvausta ja jäsenen mahdollisuutta valita ko. jäsentasoa.

Voit myös järjestellä listan jäsentasot sopivampaan järjestykseen klikkaamalla Järjestele jäsentasot.

Turhat jäsentasolistat voit myös poistaa.

Video-ohje

Jäsenkentät

Jäsenkenttiin jäsen/toimihenkilö täydentää jäsentiedot, jotka näkyvät jäsenkortissa.

Jäsenkentät ovat käytettävissä kaikissa ryhmissä, joten ryhmäkohtaisia jäsenkenttiä ei ole mahdollista asettaa.

Jäsenkenttiä määritellessä pääkäyttäjän tulee huomioida tietosuojalain noudattaminen. (Voit tutustua tietosuoja-asioihin tarkemmin täältä)

Käyttötilat

Määrittele, miten ja kenen täytettävissä kukin jäsenkenttä on. Voit muokata käyttötilaa suoraan taulussa klikkaamalla muokattavan jäsenkentän rivillä haluamaasi käyttötilasaraketta.

• Pakollinen
  Jäsenen on syötettävä kenttään arvo. Järjestelmää ei voi käyttää ennen kuin kenttä on täytetty.
• Lomakkeella
  Kenttä on täytettävissä rekisteröintilomakkeella, ja jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse.
• Muokattavissa
  Jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse, mutta se ei näy rekisteröintilomakkeella.
• Nähtävissä
  Jäsen näkee kentän arvon, mutta ei voi muokata sitä itse.
• Käytössä
  Vain seuran toimihenkilöt voivat muokata kentän arvoa. Jäsen ei näe kentän arvoa.
• Pois käytöstä
  Kenttä on pois käytöstä.

Peruskentät

Peruskentät ovat seuran valittavissa käyttöön. Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti ovat aina pakollisia, sillä ilman niitä jäsen ei voi kirjautua myClubiin.

• Etunimi
  Henkilön etunimi. Kenttä on aina pakollinen.
• Sukunimi
  Henkilön sukunimi. Kenttä on aina pakollinen.
• Sähköposti
  Henkilön sähköpostiosoite. Kenttä on aina pakollinen.
• Syntymäaika
  Päivämääräkenttä. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)
• Sukupuoli
  Mies / Nainen / Muu / Ei määritelty -valinta. Kentän voi poistaa käytöstä, mikäli seura ei halua kysyä tietoa jäseniltä. Kentän arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)
• Matkapuhelin
  Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään viestinnässä. (Suositus: Lomakkeella)
• Postiosoite
  Postiosoite tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Lomakkeella)
• Postinumero
  Postinumero tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postinumeron mukaisest. (Suositus: Lomakkeella)
• Postitoimipaikka
  Postitoimipaikka tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postitoimipaikan mukaisesti. (Suositus: Lomakkeella)
• Maa
  Maa tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Pois Käytöstä)
• Erillinen laskutusosoite
  Jäsenelle voidaan kirjata erillinen laskutusosoite, joka tulostuu laskuille muiden jäsenelle merkittyjen osoitetietojen sijaan. (Suositus: Muokattavissa)
• Paino
  Jäsenhakuja voidaan suorittaa painon mukaisesti (kg) esim. kamppailu-urheilussa.
• Pituus
  Jäsenhakuja voidaan suorittaa pituuden mukaisesti (cm): esim. rannekkeiden osto seuran päättäjäisiin huvipuistossa.
• Tasoitus (hcp)
  Jäsenhakuja voidaan suorittaa Golf-tasoituksen mukaisesti.
• #No.
  Jäsenhakuja voidaan suorittaa pelinumeron mukaisesti.
• Vaatekoko
  Tekstikenttä.
• Henkilötunnus
  Jäsenhakuja voidaan suorittaa henkilötunnusperustaisesti.
• Lisenssi-ID
  Esim. Sportti-ID, Pallo-ID. Jäsenhakuja voidaan suorittaa Lisenssi-ID:n perusteella.
• Aloittanut seurssa
  Päivämääräkenttä.
• Lopettanut seurassa
  Päivämääräkenttä
• Valokuvaus-/Videointilupa
  Kyllä/Ei -kenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän arvojen mukaisesti.
• Muistiinpanot
  Tekstikenttä. Jäsenhakuja ei voida suorittaa tämän kentän arvoille
• Lisätietoja järjestölleni
  Teksikenttä.
• Kuva
  Henkilön kuva, joka näytetään ilmoittautumisissa, keskusteluissa ja jäsenkortilla. Kenttää ei voi asettaa käyttötiloihin Pakollinen tai Lomakkeella. (Suositus: Muokattavissa)

Huoltajat

Voit määritellä, minkä ikäisiltä jäseniltä vähintään yksi huoltaja merkityksi jäsentietoihin. Voit myös määritellä, että huoltajatietoa ei vaadita ollenkaan.

Lisäkentät

Seura voi määritellä oman tarpeensa mukaan myös lisäkenttiä. Uuden lisäkentän voi luoda klikkaamalla Uusi lisäkenttä Määritä lisäkentän nimi, mahdolliset ohjeet täyttöön, tyyppi, tila ja valitse onko kyse arkaluontoisista tiedosta.

Lisäkenttien muokkaus onnistuu klikkaamalla kyseistä lisäkenttää listalta. Tyyppiä ei luomisen jälkeen voi enää muuttaa.

Lisäkenttien poistaminen onnistuu klikkaamalla roskakori-kuvaketta kyseisen kentän kohdalla. Mikäli kenttä on täytettynä jollakin jäsenelle, vahvista haluatko tyhjentää kyseisen kentän arvon jäseniltä, joilla se on täytettynä.

Lisäkenttien tyypit ovat:

• Lyhyt teksti
  Käyttöesimerkkejä: Perheen jäsenet seurassa tai Tanssiparin nimi.
• Pitkä teksti
  Käyttöesimerkkejä: Vyökoehistoria, Suoritetut kurssit ja koulutukset, Tunnustuspalkinnot ja ansiomerkit
• Numero
  Käyttöesimerkkejä: Bonus-pisteet.
• Desimaalinumero
  Desimaaliluku valittavissa 1-2 desimaalin tarkkuus.
• Kyllä/Ei
  Käyttöesimerkkejä: Jäsenlehtitilaus, Sisaralennus
• Päivämäärä
  Käyttöesimerkkejä: Maksusopimus päättyy, Toimitsijakortin viimeinen voimassaolopvm, Koiran syntymäaika

• Valintalista
  Valittavissa yksi vaihtoehto. Käyttöesimerkkejä: Alennusryhmä, Kätisyys, Pelipaikka, Paidan koko, Koiran rotu.

  Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisääminen ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

• Monivalinta
  Valittavissa useampi vaihtoehto: Käyttöesimerkkejä: Toimitsija- ja tuomarikoulutukseni, Valmentajan koulutustaso.

  Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisääminen ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

Henkilötunnuksen käsittely

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

1. laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;
2. rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai
3. historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Video-ohje

Yleiset

Yksilöivät nimet vaadittu

Oletusarvoisesti myClub vaatii jäseniltä yksilöivän etunimi ja sukunimi -yhdistelmän. Tällä pyritään estämään tilanteita, joissa sama henkilö rekisteröidään useampaan kertaan seuraan vahingossa. Halutessaan seura voi kuitenkin poistaa vaatimuksen, jossa vaaditaan yksilöivät nimet. Asetusta voi muokata valitsemalla “muokkaa”.

Mikäli yksilöiviä nimiä ei ole vaadittu, samannimisiä jäseniä voi tarvittaessa yhdistää Jäsenet->Hallinta -sivulla. Yhdistäminen onnistuu valitsemalla rivivalikosta yhdistä jäsen. Avautuvasta valikosta etsitään toinen yhdistettävä jäsen. Tämän jälkeen valitaan kumpi jäsen jää voimaan. Poistettavan jäsenen perustiedot, kuten yhteystiedot, huoltaja- ja käyttäjätiedot, poistetaan. Poistettavalta jäseneltä siirretään säilytettävälle jäsenelle seuraavat tiedot:

• Laskutustiedot
• Osallistumistiedot
• Ryhmäjäsenyydet
• Tuotteet
• Verkkokauppatilaukset

Tuo jäsenluettelo

Seuran pääkäyttäjä voi ladata jäsentiedot suoraan myClubiin tiedostosta. Tätä ominaisuutta voi käyttää myClubin käyttöönoton yhteydessä sekä tilanteissa, jolloin suuri määrä jäseniä halutaan kerralla lisätä myClubiin.

Tiedoston muoto ja sisältö

• Siirtotiedosto tulee olla Excel-muodossa (xlsx).
• Tiedoston ensimmäinen rivi tulee sisältää sarakeiden otsikot.
• Jokaiselle tuotavalle jäsentilille tulee luoda oma rivi, josta löytyy kaikki jäsentilin liittyvät tiedot.
• Tiedostossa oleville jäsenille voidaan valita oletusryhmä ja jäsentaso, mikäli Ryhmä- ja jäsentaso -tiedot puuttuvat tuontivaiheessa.

Esimerkkisisältö:

Tiedoston lataus

1. Mene Asetukset > Jäsenet > Tuo jäsenluettelo sivulle
2. Valitse Tuo jäsenluettelo
3. Etsi haluamasi tiedosto tietokoneeltasi
4. Valitse Oletusryhmä, jos haluat lisätä ryhmätiedon automaattisesti niille jäsenille, joilta ryhmätieto puuttuu.
5. Valitse Oletusjäsentaso, jos haluat lisätä jäsentason automaattiseti niille jäsenille, joilta jäsentasotieto puuttuu.
6. Klikkaa Lähetä.

Näet nyt esikatselun ladatuista tiedoista.

Sarakkeiden määrittely

myClub tunnistaa sarakkeet automaattisesti nimen perusteella. Jos tiedostossa sarake on nimetty eri tavalla kun myClubissa, voit määritellä itse mihin kenttään sarakkeen tieto viedään.

1. Valitse Muokkaa sarakkeita.
2. Näet vasemmalla tiedostossa olevat sarakkeet.
3. Varmista, että oikealla puolella on valittu haluttu myClubin kenttä.
4. Jos et halua tuoda tiettyä saraketta myClubiin, voit jättää myClubin kentän arvon tyhjäksi.
5. Valitse Tallenna

Näet nyt esikatselun myClubiin tuotavistia tiedoista.

1. Kun sarakkeiden valinta on kunnossa, valitse Vahvista lataus. Tämän jälkeen luodaan uudet jäsentilit. Kun lataus on käsitelty, näet yhteenvedon latauksesta.

Virheellisten tietojen käsittely

Mikäli lataus sisältää virheellisiä jäsentietoja (esim. valittua ryhmää ei löydy, etunimi puuttuu), voit ladata virheelliset rivit takaisin omalle tietokoneelle valitsemalla Lataa virheelliset.

Tiedosto sisältää virheilmoitukset jokaiselle riville. Korjaa tiedot ja lataa tämän jälkeen korjattu tiedosto valitsemalla Tuo jäsenluettelo.

Aktivointilinkkien lähetys jäsenluettelon tuonnin jälkeen

Jäsenluettelon tuonnin jälkeen jäsenille ei automaattisesti lähetetä aktivointilinkkejä tilien käyttöönottoa varten. Seuran toimihenkilöt voivat tehdä tämän haluamallaan hetkellä joko kaikille kerralla tai vaikka jaos kerrallaan, mikäli näin halutaan. Jäsentuonnin jälkeen helpoin tapa lähettää aktivointilinkit on seuraava:

1. Valitse näytä lisätyt jäsenet
2. Valitse kaikki näkyvissä olevat jäsenet
3. Avaa Valitse toiminto -valikko ja valitse Lähetä aktivointilinkki

Aktivointilinkin lähettämisestä voit lukea lisää täältä.