Roolit (toimihenkilöiden käyttöoikeudet)

Pääkäyttäjä voi lisätä seuran toimihenkilöille käyttöoikeuksia eli rooleja seuran ryhmiin. Toimihenkilöroolilla jäsenellä on pääsy hallintapuolelle, jossa on mahdollista nähdä jäsentietoja ja muokata niitä, luoda tapahtumia, tiedotteita ja laskuttaa. Roolit, jotka ovat valittavissa:

• Pääkäyttäjä

  Kaikki oikeudet palvelun käyttöön (asetusten, laskujen, tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Tilinhoitaja

  (=Joukkueenjohtaja, Rahastonhoitaja, Taloudenhoitaja). Kaikki oikeudet lukuunottamatta asetusten muokkaaminen (laskujen, tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Valmentaja

  Kaikki oikeudet lukuunottamatta asetusten muokkaaminen ja laskujen hallinta (tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Apuvalmentaja

  Oikeudet luoda ja muokata tapahtumia, tapahtumailmoittautumisia ja seurata läsnäoloja, lähettää viestejä ja luoda tiedotteita sekä jäsenien hallinta ilman muokkaus-oikeutta.

• Kauppavastaava

  Oikeudet hallinnoida verkkokaupan tilauksia.

• Tuotevastaava

  Oikeudet hallinnoida korttituotteiden tilauksia.

• Vuorosuunnittelija

  Oikeudet seuratasolla hallinnoida vuoroja, vuorolaskutusta ja vuorosuunnittelun asetuksia.

• Vuorovaraaja

  Oikeudet ryhmätasolla selata ja hallinnoida myönnettyjä vuoroja.

Roolin lisääminen

1. Mene Asetukset->Roolit -sivulle ja klikkaa Lisää rooli ja etsi jäsen, jolle haluat roolin myöntää.
2. Klikkaa Lisää rooli. (Mikäli jäsenellä on rooleja johonkin ryhmään, näet ne tässä näkymässä.)
3. Valitse valikosta ryhmä, johon rooli lisätään. Huomaa, että roolit peritytyvät ryhmästä aina sen aliryhmiin.
4. Valitse valikosta rooli.
5. Määritä milloin roolin voimassaolo päättyy. Mikäli kyseisen jäsenen rooli jatkuu toistaiseksi, jätä kenttä tyhjäksi. Tämä on erityisen hyödyllinen toiminto, mikäli seurassa toimihenkilöroolit myönnetään kaudeksi kerrallaan.
6. Klikkaa Tallenna. Kyseisellä jäsenellä on rooli heti käytössä.

Roolin poistaminen

Kun jäsen ei enää tarvitse toimihenkilön käyttöoikeutta esimerkiksi rahastonhoitajan vaihtuessa, tulee rooli poistaa. Vain aktiivisilla toimihenkilöillä on oikeus nähdä esimerkiksi seuran jäsen- ja laskutustietoja.

Rooleja voidaan poistaa joko yksittäin tai massana.

Yksittäisen jäsenen kohdalla rooleja poistetaan klikkaamalla Asetukset->Roolit -sivulla kyseisen jäsenen nimeä. Avautuvassa ikkunassa klikkaa roskakori-kuvaketta niiden ryhmien osalta, joista haluat roolin poistaa.

Massana rooleja voidaan poistaa seuraavasti:

1. Mene Asetukset->Roolit -sivulle ja valitse ryhmävalikosta ryhmä, josta haluat roolit poistaa.
2. Valitse ne jäsenet, joiden roolit haluat poistaa, klikkaa valitse toiminto ja valitse Poista.
3. Avautuvassa ikkunassa tarkasta, että olet poistamassa oikeilta jäseniltä roolit, täytä tekstikenttään OK ja klikkaa Poista.

Esimerkkiseura

• Uintiseura ry
  • Kurssilaiset
  • Kilpauinti

Jos myönnät valitulle jäsenelle Tilinhoitaja-käyttöoikeuden pääryhmään Uintiseura ry, saa henkilö Tilinhoitaja-käyttöoikeudet kaikkiin seuran ryhmiin

Jos taas myönnät henkilölle Tilinhoitaja-käyttöoikeuden vain ryhmään Kilpauinti, saa henkilö Tilinhoitaja-käyttöoikeudet vain ryhmään Kilpauinti

Muutokset rooleissa

Muutokset toimihenkilöiden rooleihin ovat nähtävillä Asetukset-Roolit -sivun Muutokset-välilehdellä. Nähtävissä on kenen rooli on muuttunut ja miten, missä ryhmässä sekä milloin ja kenen toimesta muutos on tehty. Tiedot ovat nähtävissä 21.8.2026 jälkeen tehdyistä muutoksista.

Henkilötietolaki

Rooleja ja käyttöoikeuksia hallitessa pääkäyttäjän tulee huomioida henkilötietolain noudattaminen (Voit tutustua henkilötietolakiin tarkemmin täältä).

Käyttöoikeudet tulee määritellä ja rajata toimihenkilöille siten, että käyttöoikeus ja toiminnot kattavat vain ne osat, jotka kuuluvat toimihenkilön asiallisen toimen piiriin jäsen asioiden hoitamiseksi. Lisäksi tulee huolehtia käyttöoikeuksien ajanmukaisesta poistamisesta ja hallinnasta kun toimihenkilön jäsenasioiden hoitamisvastuu muuttuu tai päättyy.

Määrittele myös toimihenkilöroolikohtaisesti mitä henkilötietoja voidaan käsitellä järjestelmässä. Katso: Tietosuoja > Toimihenkilöoikeudet

Käyttöoikeuksien hallintaprosessi on hyvä dokumentoida ja vastuut määrittää seurassa.

myClub-palveluntarjoajalla oikeus purkaa palvelun käyttöoikeus tilanteissa, joissa ilmenee syytä epäillä että Palvelun tilaaja rikkoo henkilötietolakia.

Video-ohje