Kirjanpito

Johdanto

Kirjanpito on urheiluseuroille toki pakollista, mutta sen ei tarvitse olla paha asia tai liian työläs kokonaisuus. myClubin Kirjanpito-lisäpalvelu auttaa talousvastaavien kirjanpitourakkaa ja vähentää harmaiden hiusten ilmaantumista lähes tutkitusti! Urheiluseuran talous pysyy ryhdikkäänä ja seurajohdolla on aina selkeä ja ajanmukainen kuva taloustilanteesta. Näin pelikuvioiden suunnittelu tuleville kausille mahdollistuu, kun tärkeät eurot pysyvät järjestyksessä!

Maksetut maksut ja avoimet laskut on helppo muodostaa ja toimittaa koontina kirjanpitotoimistolle, mikä on seuroille edullisin vaihtoehto. Raportit ovat satavarmasti luotettavia ja täsmällisiä - kukaan ei voi julkaisun jälkeen takautuvasti muuttaa laskuja. Tiedot maksuista siirtyvät siististi kirjanpidon tilikartan mukaisesti suoraan kirjanpitoon.

Onko Kirjanpidosta hyötyä, jos seuralla on useampi jaosto? Ehdottomasti

• saatte kirjanpitoaineiston seura-, joukkue- tai ryhmäkohtaisesti. Muita ylivoimaisia hyötyjä ja ominaisuuksia seuralle ovat:
  • Reaaliaikainen koontiraportti
  • Tieto avoimien laskujen summista
  • Hyvityslaskujen teko onnistuu
  • Luottotappiomerkinnät käytettävissä
  • Kirjanpito- ja tilitoimistokulujen pienentäminen
  • Saatavien hallinta -lisäpalvelun käyttö mahdollista
  • Mahdollisuus integroida Procountoriin ja Netvisoriin

“Sähläys vähenee, kun käsin tekemisen määrä vähenee.” -Pohjois-Espoon Ponsi

“Kirjanpito-lisäpalveluun tehty pieni investointi maksaa itsensä takaisin säästyneen ajan ja rahan myötä.” Klaukkalan NMKY

Lue koko asiakastarina!

Seuran pääkäyttäjä voi aktivoida Kirjanpidon suoraan myClubista (Asetukset > Lisäpalvelut).

Käyttöönotto ja käyttö

Käyttöönotto ja asetukset

Mene Asetukset > Lisäpalvelu -sivulle ja klikkaa Osta palvelu. Palvelu on nyt käytössä ja voit määritellä seurakohtaiset asetukset.

1. Perusasetukset-välilehti

• Aseta Oletus debet-tili (oletuksena 1700)

  • Käytetään kaikilla pankkitileillä, joille ei ole erikseen määritelty kirjanpitotiliä.

    
    
• Aseta Oletus kredit-tili (oletuksena 3000)

  • Käytetään kaikilla laskutuskategorioilla, joille ei ole erikseen määritelty kirjanpitotiliä.

    
    

• Aseta seuran tilikartan mukainen  Luottotappiotili (Oletuksena 8700, käytössä vain suoriteperusteisessa kirjanpidossa)

  
  
• Aseta seuran tilikartan mukainen Myyntisaamiset-tili (Oletuksena 1700, käytössä vain suoriteperusteisessa kirjanpidossa)

  • Suoriteperusteisessa kirjanpidossa julkaistujen laskujen debet-tiliksi ja maksujen kredit-tiliksi merkitään kyseinen tili.

    
    
• Aseta Kirjanpitotyyppi (joko suorite- tai maksuperusteinen)
  • Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulon kirjaus tapahtuu laskun kirjauspäivän mukaan. 

  • Maksuperusteisessa kirjanpidossa tulon kirjaus tapahtuu maksusuorituksen kirjauspäivän mukaan. 

    
    

• Määritä kenttään "Sähköposti virhetiedotuksille" sähköpostiosoite, johon toimitetaan virheilmoitus mikäli kirjanpitoaineiston siirto kirjanpito-ohjelmaan epäonnistuu.

  
  
• Valitse luodaanko kirjanpitoaineisto automaattisesti
  • Aseta Aineiston luontiväli (joko kuukausittain tai viikoittain)
  • Aseta Aineiston luontipäivä (päivä, jolloin edellisen kauden aineisto luodaan. Huomioi pankkiviive *)

    • Huomioithan, että mahdolliset viitesuoritusten kohdistukset ja manuaaliset maksukirjaukset tulee olla käsiteltynä ja kirjattuna ennen aineiston muodostumista, jos haluat kirjata ne kyseiselle ajanjaksolle.

      
      
• Valitse luodaanko laskuaineisto (pdf-laskut zip-tiedostona) automaattisesti

• Valitse näkymän oletussuodatin (Kaikki, Lasku vai Maksu)

  
  

2. Pankkitilit-välilehdellä näet käytössä olevat pankkitilit. 

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa jätä pankkitilin kirjanpidontili tyhjäksi. Suoriteperusteisessa aineistossa maksusuorituksiin tulee sekä debet- että krebit-puolille myyntisaamistili. Tällöin maksusuoritukset ovat muistiotositteella vain tietona eivätkä vaikuta myyntisaamistilin saldoon (pl. Tilanne, jossa maksutavoille on määritelty omia kirjanpidontilejä). Maksuperusteisessa kirjanpidossa suosittelemme lisäämään joko pankkitilin kirjanpidontilin tai taseen välitilin.

3. Laskentakohteet-välilehdellä voit määritellä käytettävät laskentakohteet

• Laskentakohde kuuluu aina ryhmälle tai laskutuskategorialle
  • Laskutuskategoriakohtainen laskentakohde ylikirjoittaa ryhmän arvon. Tämä mahdollistaa laskentakohteen määrittelyn laskuriveittäin. 
• Laskentakohteita saa olla korkeintaan 6 / kohde
• Laskentakohteen nimen on oltava uniikki (pl. Tilanne, jossa halutaan käyttää ryhmä- sekä laskutuskategoriakohtaisia laskentakohteita yhtäaikaa. Tällöin ryhmä- ja laskutuskategoriakohtaisten laskentakohteiden nimien tulee olla identtiset) 
• Valitse kohteen arvon tyyppi:
  • ‘Käsin syötetty’, jolloin laskentakohteen arvo määritetään käsin jokaiselle ryhmälle / laskutuskategorialle.
  • ‘Kohteen nimi’, jolloin laskentakohteen arvoksi tulee ryhmän / laskutuskategorian nimi.
  • Kohteen nimestä arvon saavalle laskentakohteelle voidaan syöttää käsin poikkeustapaukset, esimerkiksi saman arvon käyttäminen usealla alaryhmälle. Tässä tilanteessa laskentakohde-kohtaa ei ole mahdollista jättää tyhjäksi vaan jokaiselle ryhmälle/laskutuskategorialle on määriteltävä jokin laskentakohde.

4. Laskutuskategoriat-välilehdellä määritä laskutuskategorioille tilikartan mukaiset kirjanpidontilit.

Tällä välilehdellä pääset myös määrittelelemään laskutuskategoriakohtaiset laskentakohteet. Merkitse laskentakohde vain niiden laskutuskategorioiden kohdalle, jotka haluat kirjautuvan tietylle laskentakohteelle aina laskutuskategoriaa käyttäessä, riippumatta siitä, minkä ryhmän kautta lasku luodaan. Jos haluat poistaa tai lisätä uusia laskutuskategorioita, tulee se tehdä kohdasta Asetukset -> Laskutus. 

5. Ryhmät 

Tällä välilehdellä määritellään ryhmäkohtaiset laskentakohteet. Jos olet valinnut laskentakohteet-välilehdellä kohteen arvon tyypiksi “Ryhmän nimi” vastaa laskentakohde automaattisesti myClubin ryhmän nimeä. Voit kuitenkin muokata vielä manuaalisesti, jos haluat esimerkiksi useammalle ryhmälle ylätason laskentakohteen. 

Jos olet valinnut kohteen arvon tyypiksi “Käsin syötetty”, tulee jokaiselle laskutuksessa käytettävälle ryhmälle määritellä oma laskentakohde. 

Huomioithan, että Procountor- tai Netvisor-integraatiota käyttäessä laskentakohteiden tulee täsmätä järjestelmien kanssa. 

Jos haluat poistaa tai lisätä ryhmiä, tulee se tehdä kohdasta Asetukset -> Ryhmät. 

6. Maksutavat 

Voit myös määrittää eri maksutavoille kirjanpitotilit, jolloin kredit-tiliksi tulee pankkitilin sijasta kyseisen maksutavan kirjanpitotili. Erittelemällä käytössä olevat maksutavat omille myyntisaamistileilleen (esim. Paytrail, virikemaksut), voit helpottaa myyntisaamisten täsmäytystyötä. Jos haluat lisätä uusia maksutapavaihtoehtoja, tulee se tehdä kohdasta Asetukset -> Laskutus. 

* Eri pankkien välisissä rahansiirroissa on yhden yön pankkiviive. Lisäksi raha liikkuu eri pankkien välillä ainoastaan pankkipäivinä (=arkipäivisin). Jos maksu tehdään esimerkiksi lauantaina, niin se käsitellään vasta maanantaina.

Käyttö

Aineiston muodostuminen suoriteperusteisessa kirjanpidossa

Raportille otetaan kaikki laskut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä. Lisäksi raportoidaan maksut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä, luottotappiot ja hyvitykset. Tiedot ryhmitellään laskujen osalta debet-tilin, kredit-tilin, alv %:n ja laskentakohteiden mukaan. Maksuissa ryhmittely tapahtuu vain Debet-tilin ja Kredit-tilin mukaan.

Aineiston muodostuminen maksuperusteisessa kirjanpidossa

Raportille kirjataan maksut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä. Debet-tiliksi tulee maksutavan tai pankkitilin kirjanpitotili ja kredit-tiliksi laskutuskategorian kirjanpitotili. Rivit ryhmitellään laskentakohteiden arvojen mukaan. Maksuperusteisessa kirjanpidossa luottotappioita tai hyvityslaskuja ei kirjata.

Hyvityslaskut

Suoriteperusteinen kirjanpito

Hyvityslaskut kirjataan samoin kuin laskut, mutta niiden summat ovat negatiivisia.

Jos jäsen on tehnyt maksusuorituksen laskulle, hyvittämisen jälkeen laskun tila on Maksettu liikaa. Tällöin rahojen palautuksen yhteydessä tulee laskulle kirjata vastaava miinusmerkkinen summa.

Maksuperusteinen kirjanpito

Hyvityslaskuja itsessään ei huomioida. Jos hyvitetylle laskulle on jo kirjattu maksu, tulee rahojen palautuksen yhteydessä kirjata laskulle miinusmerkkinen maksu, samoin kuin suoriteperusteisessa kirjanpidossa. Tämä kumoaa maksun kirjauksen myös kirjanpidossa.

Katso ohje hyvityslaskun tekemiseen.

Aineiston luominen ja vienti kirjanpito-ohjelmaan

Kirjanpitoaineisto muodostuu automaattisesti, mikäli asetuksista on niin valittu. Lisäksi on mahdollisuus luoda aineistoja käsin vapaasti valittavalle aikavälille (ei tulevaisuuteen, maksimipituus yksi vuosi). Aineiston luominen onnistuu Laskutus > Kirjanpito > Siirtoaineisto -sivulta.

Luodun aineiston voi poistaa kyseisen aineiston kohdalla kolmipistevalikosta ja klikkaamalla Poista.

Luotu aineisto voidaan manuaalisesti siirtää kirjanpito-ohjelmaan samaan tapaan kuin automaattisesti luotavat aineistot.

Toimihenkilö voi viedä muodostetun kirjanpitoaineiston Excel-tiedostoon ja ladata sen seuran käyttämään kirjanpito-ohjelmaan:

1. Mene Laskutus > Kirjanpito -sivulle.
2. Valitse haluamasi aineisto ja Vie tiedostoon.

Laskuaineiston luominen

Kirjanpitoaineiston laskuaineisto muodostuu automaattisesti, mikäli kirjanpidon asetuksissa on niin valittu. Laskuaineisto voidaan luoda myös käsin kunkin kirjanpitoaineiston kohdalla menemällä haluttuun aineistoon.

1. Mene Laskutus > Kirjanpito -sivulle
2. Valitse haluamasi aineisto
3. Klikkaa Lataa laskuaineisto
4. Järjestelmä luo tämän jälkeen tiedoston, joka pitää sisällään kirjanpitoaineiston aikavälin laskut sisällään pitävän kansion.

Muodostunut aineisto voidaan nyt liittää liitteenä kirjanpito-ohjelmaan.

Avointen laskujen tarkastus

Avointen laskujen summan voi tarkastaa Laskutus > Kirjanpito > Avoimet laskut -sivulla. Sivulla valitaan haluttu päivämäärä ja myClub laskee kyseisenä päivänä olleen tilanteen. Huom! Ennen 1.1.2020 luotuja laskuja ei oteta huomioon.

Täsmäytysongelmat kirjanpidossa

• Lue myClub mentori Metin Blogi - Eroon turhasta täsmäytystyöstä – seuratyön asiantuntijan vinkeillä kaikki irti myClubin kirjanpidon lisäpalvelusta

Procountor-integraatio

Kirjanpito-lisäpalvelu on integraatioliittymä taloushallinto-ohjelmisto Procountoriin. Kirjanpitoaineisto toimitetaan automaattisesti kuukausittain tai viikottain suorite- tai maksuperusteisesti koontina tilitoimiston ja/tai urheiluseuran Procountor-ohjelmaan. Tutustu Procountoriin osoitteessa https://www.procountor.com

Asetukset Procountorissa

1. Kirjaudu Procountor-ohjelmistoon.
2. Varmista näkymästä Asetukset > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset, että kotimaan ALV-status (tunniste vat_1) on käytössä, ja että myClubissa käyttämänne alv% on valittu aktiivisiksi.

3. Varmista, että Procountorin käyttäjällä on oikeudet Kaikki oikeudet / Uusi muistiotosite.

   Varmista myös, että käyttäjällä on Kaikki oikeudet / Kirjanpidon perustiedot. Procountorin käyttäjä, jolla on oikeudet käyttäjähallintaan, pääsee muokkaamaan oikeuksia ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

4. Jos käytät laskentakohteita, tarkista niiden nimet Procountorissa. Sinun tulee käyttää samoja nimiä myClubin laskentakohteilla. 
   • Laskentakohteen nimen (otsikkotaso) tulee olla Procountorin dimension nimi 

   • Laskentakohde (ryhmä- tai laskutuskategoriakohtainen) tulee olla sama kuin Procountorin nimike 

     
     

Asetukset myClubissa

1. Kirjaudu sisään myClubiin.
2. Mene Asetukset > Lisäpalvelut > Kirjanpito -sivulle.
3. Siirry Kirjanpito-ohjelmistot -välilehdelle ja klikkaa Liitä Procountoriin.
4. Kirjaudu Procountoriin ja valitse liitettävä yritys. Valinnan jälkeen siirryt takaisin myClubiin ja Procountor on liitetty myClubiin.

5. Tarkasta Kirjanpito-ohjelmistot -välilehdeltä, että liitetty yritys on oikea.

   
   

Jotta aineiston siirto onnistuu myClubista Procountoriin

1. MyClubin laskutuskategoriat täsmäävät Procountorin tililuettelon kanssa 
2. Pankkitileille määritellyt kirjanpitotilit sekä kirjanpidon perusasetuksissa määritellyt myyntisaamistili ja luottotappiotili vastaavat Procountorin tililuetteloa 
3. MyClubin laskentakohteiden nimet vastaavat Procountorin dimensioiden nimiä ja laskentakohteet vastaavat nimikkeitä. 

Näiden määrittely tapahtuu myClubissa kohdasta Lisäpalvelut -> Kirjanpito. 

Kirjanpitoaineisto Procountorissa

Kirjanpitoaineisto viedään myClubista aina Kirjanpito-lisäpalvelun asetuksien mukaisesti kuukausittain tai viikottain koontina Procountoriin. Tuodut aineistot löydät Procountorista näkymästä Kirjanpito > Muistiotositteiden haku. Aineiston siirryttyä Procountoriin vastaa kirjanpitäjä tämän jälkeen normaalin prosessin mukaisesti aineiston hyväksynnästä ja jatkokäsittelystä.

Automaattista siirtoa ei voida suorittaa, jos myClubissa käytettyjä kirjanpitotilejä ei löydy Procountorin tilikartasta. Voit siirtää aineistot käsin myClubista avaamalla aineiston ja valitsemalla Siirrä aineisto kirjanpito-ohjelmaan.

Ongelmatilanteita

Kirjanpitoaineiston siirrosta tulee virheviesti 403 forbidden    .

Varmista ensin, että käyttäjällä, joka on tehnyt myClubin ja Procountorin välisen liitoksen on edelleen käyttäjä Procountorissa. Varmista tämän jälkeen, että Procountorin käyttäjällä on oikeudet Kaikki oikeudet / Uusi muistiotosite. Procountorin käyttäjä, jolla on oikeudet käyttäjähallintaan, pääsee muokkaamaan oikeuksia ohjelman kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.

Netvisor-integraatio

Kirjanpito-lisäpalvelussa on integraatio taloushallinto-ohjelmisto Netvisoriin. Kirjanpitoaineisto toimitetaan automaattisesti kuukausittain tai viikottain suorite- tai maksuperusteisesti koontina tilitoimiston ja/tai urheiluseuran Netvisor-ohjelmaan. Tutustu Netvisor-ohjelmistoon osoitteessa https://netvisor.fi

Alla olevilla ohjeilla pääkäyttäjä voi kytkeä myClubin helposti Netvisoriin.

Rajapintaresurssien oikeuksien asettaminen myClub-integraatiolle Netvisorissa

1. Valitse yrityksen nimen alta pudotusvalikosta Rajapintaresurssien oikeudet.
2. Valitse vasemman laidan valikosta Räätälöidyt integraatiot ja syötä hakukenttään myClubin tunnus 6BFC899FA14DE987F5CEBFF7D5528A98 ja klikkaa Hae.

3. Sivulle aukeaa myClubin sovelluksen oikeudet, salli kaikki tai vähintään accounting.nv

   
   

Tositelajin luonti Netvisoriin

1. Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Tositelajit.
2. Valitse Lisää tositelaji, aseta tunnukseksi MC ja nimeksi myClub.

3. Kirjanpitotositteet tuodaan tämän tunnuksen alle.

   
   

Tunnusten syöttäminen myClubiin

1. Valitse Netvisorissa yrityksen nimen alta pudotusvalikosta Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet.
2. Kopioi haluamasi rajapintakäyttäjän tunniste ja avain tai vaihtoehtoisesti luo uusi rajanpintakäyttäjä ja kopioi tiedot tältä.
3. Syötä edellisen kohdan tiedot myClubissa kirjanpitopalvelun asetuksiin:
   • Mene Asetukset > Lisäpalvelut-sivulle > Kirjanpito-sivulle.
   • Klikkaa Muokkaa ja syötä tiedot.

   • Varmista myös, että seuran y-tunnus on asetettu (Asetukset > Yleiset) ja vastaa Netvisoriin asetettua y-tunnusta.

     
     

Varmista, että kirjanpitotilit myClubissa vastaavat Netvisorin kirjanpitotilejä

Aseta myClubissa haluamasi kirjanpitotilit pankkitileille ja laskutuskategorioille:

1. Mene Asetukset > Lisäpalvelut > Kirjanpito -sivulle.
2. Valitse Laskutuskategoriat-välilehti.

3. Tarkista, että kaikki samat tilit löytyvät Netvisorista kohdasta Taloushallinto > Tililuettelo.

   
   

Tarkista laskentakohteet

Oletusarvoisesti myClub tuo ryhmän nimen laskentakohteena Netvisoriin. Jos haluat käyttää muuta tunnistetta tai jo olemassaolevaa Netvisorin laskentakohdetta, kirjaa myClubiin ryhmälle tai laskutuskategorialle haluamasi laskentakohde. Mene Asetukset > Lisäpalvelut > Kirjanpito-sivulle ja päivitä laskentakohteet välilehdellä Laskutuskategoriat.

Jotta aineiston siirto onnistuu myClubista Netvisoriin, varmista, että :

1. MyClubin laskutuskategoriat täsmäävät Netvisorin tililuettelon kanssa 
2. Pankkitileille määritellyt kirjanpitotilit sekä kirjanpidon perusasetuksissa määritellyt myyntisaamistili ja luottotappiotili vastaavat Netvisorin tililuetteloa 
3. MyClubin laskentakohteiden nimet vastaavat Netvisorin laskentakohdeotsikoiden nimiä ja laskentakohteet täsmäävät keskenään. (pl. Tilanne, jossa halutaan luoda uusi laskentakohdeotsikko ja laskentakohteet Netvisoriin automaattisesti siirron avulla) 

Näiden määrittely tapahtuu myClubissa kohdasta Lisäpalvelut -> Kirjanpito.