myClub Connect

myClub Connect mahdollistaa valittujen jäsentietojen siirron automaattisesti jäsenseuroista emoseuraan, yhteistyöseuraan tai liittoon (“Liitto”). Liitto näkee reaaliaikaisesti jäsentiedot Jäsenseuroittain eriteltynä ja voi hyödyntää kaikkia myClubin ominaisuuksia normaalisti kuten viestintä, laskutus, tapahtumahallinta jne.

Liitto toimii itsenäisesti oman Y-tunnuksen alla, omilla järjestelmäasetuksilla ja palvelutilauksin. Liitto voi olla lajiliitto, emoseura itsenäisille jaoksille tai yhteistyöseuratoiminnan ylläpitäjä. Liitto voi hyväksyä tai hylätä Jäsenseuran liittymisen. Liitolla ei ole pääsyä Jäsenseurojen järjestelmiin ja vain jäsenseuran määrittelemän jäsenjoukon henkilötiedot siirtyvät ja päivittyvät automaattisesti liitolle kunkin jäsenseuran osalta.

Jäsenseura toimii täysin itsenäisesti oman y-tunnuksen alla, omilla järjestelmäasetuksilla ja lisäpalvelutilauksin. Jäsenseura voi olla lajiliittoon kuuluva seura, pääseuraan kuuluva itsenäinen jaos tai yhteistyöseura. Jäsenseura hallinnoi mihin Liittoon se haluaa liittyä ja mitkä jäsenet kuuluvat kunkin liiton henkilötietojen siirtoon.

Liiton ja Jäsenseurojen toimiessa täysin eri järjestelmillä omilla asetuksillaan varmistetaan, että Liittoon siirrettävien henkilötietojen käsittely on tietosuojalain mukaista.

Käsiteltävien henkilötietojen on oltava:

• asianmukaisia, eli kerättyjen tietojen on oltava sellaisia tietoja, joilla kyetään täyttämään määritelty käyttötarkoitus
• olennaisia, eli kerätyillä henkilötiedoilla on oltava selkeä yhteys määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja
• rajoitettuja, eli välttämättömiä määritellyn henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta.

Henkilötietoja ei saa kerätä tai käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä käyttötarkoituksen kannalta.

Liitolle eivät siis siirry automaattisesti kaikki jäsentiedot (yhteistyökumppanit, eri lajien harrastajat, toimihenkilöt, huoltajat jne.), eivätkä sellaiset henkilötiedot, jotka ovat jäsenseuran sisäiseen toimintaan liittyviä eivätkä kuulu liitolle. Liitolla ei ole pääsyä Jäsenseurojen järjestelmään ja Jäsenseurat määrittelevät itsenäisesti henkilöjoukon, joka kuuluu Liittoon siirrettävien henkilötietojen piiriin.

myClub Connect on tilattavissa suoraan myClubista Asetukset > Lisäpalvelut -sivulta.

Toiminnallisuudet - Liitto

Jäsenseuran kutsuminen

Voit kutsua Jäsenseuran liittymään liittoon seuraavasti:

1. Mene Lisäpalvelut > myClub Connect -sivulle
2. Kopioi URL-linkki Kohdasta Perustiedot > Liittymislinkki
3. Toimita linkki haluamallasi tavalla Jäsenseuran vastuuhenkilölle

Jäsenseuran vastuuhenkilö (myClub-pääkäyttäjä) voi tehdä Liittymislinkin avulla liittymispyynnön Liittoon.

Jäsenseuran hyväksyminen ja liittäminen

1. Mene sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect > Odottavat liittymispyynnöt
2. Hyväksy tai Hylkää seuran liittymispyyntö

Kun Jäsenseura suorittaa Liittymislinkin avulla Liittymispyynnön saa Liiton myClub-pääkäyttäjä tiedon tästä.

Jäsenseuran poistaminen liitoksesta

1. Mene sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect > Liitetyt seurat
2. Valitse poistettavan seuran liitos kolmen pisteen rivitoiminnosta Poista liitos.

Kun seuraliitos on poistettu, ei seuran jäsentietoja enää päivitetä liittoon. Liitoksessa syntynyt ryhmä jää liiton myClubiin talteen ja se voidaan tarvittaessa poistaa myClubin perustoiminnallisuuksilla.

Jäsentietojen hallinta

Jäsenet jotka ovat siirretty Jäsenseuroista Liittoon näkyvät Liiton jäsenlistalla. Liittoon siirretyn jäsenen Jäsenseura liitokset voidaan nähdä jäsenen seuraliitokset-näkymästä. Näkymään pääsee valitsemalla Jäsenet näkymästä rivitoimminnon Näytä ja tämän jälkeen välilehden Seuraliitokset.

Siirretyt jäsenet saavat Jäsenseuran nimellä olevan ryhmän jäsenyyden Liitossa. Ryhmä luodaan Liittoon automaattisesti pääryhmän alle, kun Jäsenseura aloittaa jäsenen henkilötietojen siirron Liittoon. Jos jäsen poistetaan Jäsenseurassa henkilötietojen siirrosta. Poistuu jäseneltä kyseisen Jäsenseuran ryhmäjäsenyys Liitossa.

Siirrettävien jäsentietojen valinta

Liitto voi valita mitkä tiedot Jäsenseurojen jäsenistä kerätään. Pakollisia tietoja ovat: etunimi, sukunimi, syntymäaika ja sähköpostiosoite. Pääkäyttäjä valitsee siirrettävät tiedot liiton asetuksista:

1. Siirry sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect
2. Kohdassa Perustiedot, paina Muokkaa-linkkiä
3. Valitse haluamasi kentät siirtämällä ne vasemmanpuoleiseen ruutuun ja paina Tallenna

Tiedot eivät siirry ennen kuin Jäsenseurat ovat yhdistäneet halutut kentät omiin jäsentietokenttiinsä.

Liitetyt seurat -kohdasta näkyy varoitus, jos Jäsenseura ei ole yhdistänyt kaikkia haluttuja kenttiä. Vaadittujen tietojen (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite) puuttuminen estää jäsentietojen siirtymisen kokonaan. Varoitus näkyy myös Jäsenseurojen puolella.

Automaattinen jäsentilien tietojen yhdistäminen

Kun jäsen on siirretty Liittoon, päivittyvät jäsenen tiedot Jäsenseuroista automaattisesti. Mikäli sama jäsen on useammassa Jäsenseurassa, yhdistyvät jäsenet Liitossa automaattisesti.

myClub päättelee mitkä jäsenet yhdistyvät seuraavasti:

• Jäsenillä on sama etu -ja sukunimi sekä syntymäpäivä
• Kirjainkokoa sekä tyhjiä merkkejä nimen alussa ja lopussa EI oteta huomioon.

Jäsentilien tietojen yhdistäminen käsin

Mikäli Jäsenseuroista siirtyneillä jäsenillä on eri jäsentiedot, he eivät yhdisty Liitossa yhdeksi jäseneksi. Jos Liittoon siirtyy jäseniä, jotka ovat sama henkilö, mutta he eivät yhdistyneet automaattisesti voidaan heidät yhdistää käsin.

1. Mene sivulle Jäsenet
2. Valitse yhdistettävän jäsenen kolmen pisteen rivitoiminnosta Yhdistä jäsen
3. Valitse listalta toinen yhdistettävä jäsen ja klikkaa Valitse
4. Valitse näkymästä kumpi jäsenistä säilytetään ja Klikkaa Jatka.

Yhdistettyjen jäsentilien liitoksen korjaaminen

Jos jäsenet ovat yhdistetty Liitossa väärin on heidän liitos mahdollista katkaista. Tämä tapahtuu liitetyn jäsenen seuraliitokset näkymästä. Liitos on mahdollista katkaista, mikäli jäsen on yhdistetty useammasta kuin yhdestä Jäsenseurasta.

1. Mene sivulle Jäsenet
2. Valitse jäsenen kolmen pisteen rivitoiminnosta Näytä
3. Valitse välilehti Seuraliitokset
4. Liitokset näkyvät otsikon Yhdistetyt jäsenet alla
5. Paina Irrota jäsen väärän liitoksen kohdalta

HUOM: Liitoksen katkaisu ei poista jäsentä automaattisesta tiedon siirrosta Jäsenseurassa. Mikäli järjestelmä päättelee seuraavalla tietojen päivitys kerralla jäsen olevan sama, yhdistyvät jäsenet uudelleen yhteen.

Toiminnallisuudet - Jäsenseura

Liittoon liittyminen

Saadessasi liitolta Liittymislinkin:

1. Mene selaimella Liittymislinkin osoitteeseen
2. Valitse seura, jonka haluat liittoon liittää
3. Klikkaa Lähetä liittymispyyntö

Nyt liittymispyyntö on lähetetty ja liiton tulee seuran pyyntö hyväksyä, jotta liitos syntyy.

Liitosta poistuminen

Seura voi poistaa liittoyhteyden seuraavasti:

1. Mene Jäsenet > Siirrot > Asetukset -sivulle
2. Klikkaa Seuraliitos > Poista.

Henkilötietojen siirto

Siirrettävät jäsentiedot

Liitto valitsee mitä tietoja se haluaa siirrettävistä jäsenistä saada. Jäsenseura voi valita mistä jäsentietokentästä mikäkin tieto haetaan.

1. Siirry sivulle Jäsenet > Siirrot > Asetukset
2. Kohdassa Perustiedot näkyy, mitkä tiedot on valittu siirrettäväksi ja mitkä tiedot vaativat vielä yhdistämistä
3. Paina Muokkaa-linkkiä valitaksesi yhdistettävät tiedot
4. Vasemmalla puolella on Liiton pyytämä tieto ja oikealla puolella valintalistat, joista valitaan haluttu samantyyppinen jäsentietokenttä
5. Jos sopivaa kenttää ei seurasta löydy, voidaan valita ‘Luo vastaava jäsenkenttä’, joka luo uuden jäsenkentän samoilla valinnoilla kuin Liiton puolella
6. Paina lopuksi Tallenna.

Jos seuralla on merkitty pyydettyjä perusjäsentietoja pois käytöstä, on ne asetettava käyttöön ennen jäsentietojen yhdistämistä.

Tämä onnistuu sivulta Asetukset > Jäsenet > Jäsenkentät.

Lisäkenttien, jotka ovat yhdistetty liiton vastaaviin tietoihin, muokkaamista on rajoitettu. Esimerkiksi monivalintakenttien valinnat on oltava samat kuin Liiton puolella. Näkyvyyttä on kuitenkin mahdollista muokata kuten normaalistikin.

Henkilötietojen siirtoon liittyvän jäsenjoukon määrittely

Siirrettävien jäsenten valinta tapahtuu kokoelmien kautta. Voit käyttää yhtä tai useampaa kokoelmaa jäsenten valintaan. Kokoelmiin voi valita jäseniä joko käsin tai suodattimien avulla, jolloin kokoelma päivittyy automaattisesti. Esimerkiksi uudet jäsenet on mahdollista saada automaattisesti mukaan siirrettävien joukkoon.

Lisätietoja kokoelmien käytöstä löytyy täältä.

Kokoelmien luonnin jälkeen, valitse ne kokoelmat, joiden jäsenet kuuluvat liitolle siirrettävien henkilötietojen piiriin.

1. Mene Jäsenet > Siirrot > Siirrettävät jäsenet -sivulle
2. Klikkaa ‘Valitse siirrettävät kokoelmat’
3. Valitse halutut kokoelmat
4. Klikkaa Tallenna-nappia

Valittujen henkilöiden henkilötiedot siirtyvät Liiton myClub-järjestelmään. Pääset näkemään mitkä jäsenen tiedoista siirtyvät Liittoon menemällä sivulle Jäsenet > Siirrot > Asetukset. Samalta sivulta näet myös siirrettäviksi valitut kokoelmat.

Jäsenet päivittyvät kokoelmista siirrettäviin kerran tunnissa. Tarvittaessa voit päivittää siirrettävien jäsenten listan painamalla ‘Päivitä jäsenet’ nappia.

Henkilön poistaminen henkilötietojen siirrosta

Voit keskeyttää henkilötietojen siirron valituilta henkilöiltä poistamalla jäsenet siirrettävistä kokoelmista.

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat -sivulle
2. Valitse kokoelma, jonka kautta jäsen kuuluu siirron piiriin
3. Valitse taulusta ruksilla tietojen siirrosta poistettavat jäsenet
4. Klikkaa Valitse toiminto > Poista kokoelmasta

Jos jäsen kuuluu automaattisesti päivittyvään kokoelmaan, eikä enää kuulu suodatettuun joukkoon, poistuu hän myös siirrettävistä jäsenistä.

Poisto tapahtuu pienellä viiveellä, mutta sitä voi nopeuttaa päivittämällä ensin kokoelman jäsenet ja sen jälkeen siirrettävät jäsenet manuaalisesti.

Henkilötietojen automaattinen siirto keskeytyy liiton järjestelmään.

Mikäli jäsentili poistetaan seuran myClub-järjestelmästä, keskeytyy tiedonsiirto jäsentilin osalta automaattisesti liiton järjestelmään.

myClub Connect tietosuojaohje

Alla ohjeistusta myClub connectin käyttäjille tietosuojaan liittyen.

Henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjien välillä

Tämä ohje koskee myClub-palvelussa toteutettavia henkilötietojen siirtoja rekisterinpitäjältä toiselle rekisterinpitäjälle tämän määrittelemiä käyttötarkoituksia varten, kuten tietojen siirtoa yhdistykseltä liitolle. Ohjeen tarkoituksena on helpottaa myClub-palvelun käyttöä ja ohjata asiakkaita huolehtimaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksista tietoja siirrettäessä.

Mikäli sinulla herää kysymyksiä myClub-palvelun toiminnallisuuksiin tai sen käyttöön liittyen, ota yhteyttä myClub-palvelun asiakaspalveluun support@myclub.fi.

Huomioithan, että nämä ohjeet eivät ole tyhjentäviä. Varmista aina tietoja luovutettaessa, että ko. henkilötietojen luovutus tehdään asianmukaisesti ja, että rekisteröidyt ovat tietoisia luovutuksista. Kukin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojen luovutuksen lainmukaisuudesta samoin kuin tietojen luovutuksen saajana oleva rekisterinpitäjä siitä, että sillä on lain mukainen oikeus kerätä ja käsitellä ko. luovutettuja tietoja.

Tämä ohjeistus ei koske:

• rekisteröidyn itsensä tekemää henkilötietojen tarkastuspyyntöä koskien hänen omia tietojaan
• tietojen siirtoja rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelijälle tilanteessa, jossa tietojen käsittelijä käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän toimeksiannosta. Näin esimerkiksi tilanteessa, jossa laskutuspalveluita tarjoava taho laskuttaa urheiluseuran jäsenmaksut urheiluseuran puolesta ja urheiluseura siirtää tarpeelliset henkilötiedot jäsenistään ko. palveluntarjoajalle. Tällöin ko. palveluntarjoaja saa käsitellä urheiluseuran jäsentietoja vain ko. laskutuspalvelun tarjoamiseksi. Tällaisissa tilanteissa urheiluseuran (rekisterinpitäjän) ja ko. palveluntarjoajan (käsittelijän) välillä tulee olla tietosuojalainsäädännön edellyttämä sopimus henkilötietojen käsittelystä.
• tietojen siirtoja kolmansiin maihin (ts. ETA-alueen ulkopuolelle).

Henkilötietojen luovuttaminen

Miten toimin henkilötietoja keräävänä ja vastaanottavana rekisterinpitäjänä?

Ennen henkilötietojen keräämistä tietoja keräävän rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että sillä on oikeus kerätä ko. henkilötiedot määritettyä käyttötarkoitusta varten. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterinpitäjän tulee määrittää, millä perusteella (esim. rekisteröidyn suostumus, oikeutettu etu, sopimus, laki) ja mitä käyttötarkoitusta varten ko. henkilötiedot kerätään. Tämän lisäksi on huolehdittava siitä, että kerätään vain määritetyn käyttötarkoituksen edellyttämät henkilötiedot, mutta ei ylimääräisiä, tarpeettomia tietoja.

Henkilötietoja kerättäessä ja käsiteltäessä on aina lisäksi huolehdittava siitä, että rekisteröidyt, joiden tietoja kerätään, ovat tietoisia tietojen keräämisestä ja käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Miten toimin henkilötietoja luovuttavana rekisterinpitäjänä?

Ennen henkilötietojen luovuttamista toiselle rekisterinpitäjälle on tietoja luovuttavan rekisterinpitäjän huolehdittava siitä, että henkilötietojen pyytäjä on määrittänyt luovutettavat henkilötiedot ja ilmoittanut perusteen tietojen luovuttamiselle. Tämä on tärkeää, koska tietoja luovuttava rekisterinpitäjä vastaa siitä, että sillä on lain mukainen peruste henkilötietojen luovuttamiseen. Ilman asianmukaisia tietoja, henkilötietoja luovuttavan tahon voi olla vaikea arvioida, onko tietojen luovuttaminen lainmukaista, ja onko tietojen luovuttajalla peruste luovutukseen. Lisäksi on huolehdittava siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu tietoturvallisesti ja että rekisteröidyt ovat tietoisia tietojensa siirroista tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tarvittaessa tietojen luovutuksesta voidaan laatia erillinen sopimus.

Kun tietojen pyytäjältä on saatu tarvittavat tiedot, tietojen luovuttaja arvioi:

• onko tietopyyntö osoitettu oikealle taholle ja onko tietojen luovuttaja (rekisterinpitäjä) oikeutettu vai velvoitettu luovuttamaan pyydetyt tiedot esitetyn perusteen nojalla?
• onko pyytäjä rajannut pyytämänsä tiedot perusteen edellyttämällä tavalla? Tämä arvioidaan sillä tasolla, kun se on mahdollista tietojen luovuttajan (rekisterinpitäjän) näkökulmasta. Mikäli tiedot voidaan luovuttaa tilastona ts. anonyymissä muodossa, ei henkilötietojen luovuttaminen ole perusteltua. Epäselvissä tilanteissa ota yhteys tietoja pyytävään tahoon.
• miten ja millä tavalla pyydetyt tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisesti?

Tietojen päivitys ja virheiden korjaaminen

Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti henkilötietoja on päivitettävä aina tarvittaessa. Epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai korjattava viipymättä. Mikäli rekisteröity vaatii tietojen oikaisua ja henkilötiedot korjataan pyynnön perusteella, on rekisterinpitäjän tietosuojalainsäädännön mukaisesti mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava oikaisusta myös kaikille niille tahoille, joille virheellisiä tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Esimerkkejä henkilötietojen luovutuksista rekisterinpitäjien välillä

Keskusjärjestöllä (esim. lajiliitolla) voi olla asiakas- tai jäsenyyssuhteeseen verrattavissa oleva suhde (vakuutus, kilpailulisenssi), joka muodostaa oikeutetun edun keskusjärjestölle käsitellä jäsenyhdistyksen (esim. urheiluseuran) jäsenen henkilötietoja. Näin esimerkiksi tilanteessa, jossa keskusjärjestö vakuuttaa jäsenyhdistyksensä jäsenen yhdistystoiminnassa (tietojen käyttötarkoitus). Tällöin keskusjärjestöllä on oikeus kerätä ja käsitellä jäsenyhdistyksen vakuutettujen jäsenien henkilötietoja ko. käyttötarkoitukseen. Tällaisessa tilanteessa jäsenyhdistys voi luovuttaa vakuutettujen jäseniensä henkilötietoja keskusjärjestölle siinä määrin kuin se on tarpeen vakuutussuhteen vuoksi.

Jäsenyhdistysten säännöissä voi olla määrätty, että jäsenyhdistyksen jäsentietojen luovutus keskusjärjestölle katsotaan kuuluvan yhdistyksen henkilötietojen käsittelytarkoitukseen. Tällaisessa tilanteessa säännöt voivat muodostaa perusteen (oikeutettu etu) jäsentietojen luovuttamiselle keskusjärjestölle.

Kaikissa edellä mainituissa tilanteissa on muistettava informoida (esim. tietosuojaselosteessa) rekisteröityjä henkilötietojen luovutuksesta ja käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

myClubin sisäänrakennettu tietosuoja tietojen siirrossa

myClubin sisäänrakennettu tietosuoja tietojen siirrossa henkilötietoja keräävän ja vastaanottavan tahon ja henkilötietoja luovuttavan tahon välillä kattaa seuraavat asiat:

• Henkilötietoja keräävä ja vastaanottava taho ohjataan kirjaamaan järjestelmään tietojen keruun käyttötarkoitus, millä perusteella henkilötietoja kerätään (oikeutettu etu, rekisteröidyn suostumus, sopimus, laki) ja mitkä henkilötiedot kerätään
• Henkilötietoja luovuttava taho näkee Siirrot > Henkilötietojen siirto > Asetukset -välilehdeltä tietojen keruun käyttötarkoituksen, millä perusteella henkilötietoja kerätään ja siirrettävät tiedot.
• Henkilötietoja luovuttava taho määrittelee siirrettävät henkilöryhmät Kokoelmien asetuksista valituilla suodattimilla.
• Mikäli myClub-jäsentilin tietoja kuuluu siirrettäviin tietueisiin, myClub-jäsentilin käyttäjä näkee omilta jäsensivuiltaan keruun käyttötarkoituksen, millä perusteella henkilötietoja kerätään ja mitkä henkilötiedot kerätään.
• Henkilötiedot siirretään tietoturvallisesti ja automaattisesti myClubin toimesta henkilötietoja luovuttavalta taholta, henkilötietoja keräävälle ja vastaanottavalle taholle
• Rekisteröity voi suorittaa tietojensa oikaisun päivittämällä henkilötietonsa suoraan henkilötietoa luovuttavan tahon myClub-jäsentiliin, jolloin tiedot päivittyvät myös henkilötietoja keräävälle ja vastaanottavalle taholle.