Työajanseuranta

Työajanseuranta-lisäpalvelulla urheiluseura voi seurata ohjaajien ja valmentajien työaikaa helposti ja läpinäkyvästi. Ohjaajien työajat voi lisätä suoraan myClub-tapahtumien yhteydessä, jolloin tunnit saadaan kerralla oikein esimerkiksi raportointia ja palkanmaksua varten. Ei enää vaivalloisia työaikaexceleitä ja pdf-tiedostoja, jotka eivät pysy ajantasalla. Toimihenkilöt voivat vahvistaa oman työaikansa suoraan kentän laidalta. Näin voidaan heittää hyvästit kuukausittaiselle raportointituskalle. Samalla lakisääteinen työajanseuranta hoituu kuin itsestään.

Seuran pääkäyttäjät voivat aktivoida lisäpalvelun käyttöön Lisäpalvelut-valikon kautta.

Työnkuvat ja niiden määrittäminen

Seura voi määrittää erilaisia työnkuvia. Esimerkiksi jos seura maksaa eri korvausta valmentajille ja apuvalmentajille, työnkuvan määrittäminen mahdollistaa tämän tiedon keräämisen. Kun toimihenkilö liitetään tapahtumaan ohjaajaksi, voidaan työnkuva valita tapahtumakohtaisesti. Näin työajanseurantaraportille saadaan eriteltyä erilaiset tehtävät, joita toimihenkilö on tehnyt.  

Käytössä olevat työnkuvat

Seuran käytössä olevat työnkuvat määritellään Työajanseuranta-lisäpalvelun asetuksissa Kohdassa Lisäpalvelut->Työajanseuranta. Valitsemalla + UUSI TYÖNKUVA voidaan luoda kokonaan uusia työnkuvia. Olemassa olevia voidaan muokata klikkaamalla työnkuvan nimeä.

Toimihenkilökohtaiset oletustyönkuvat

Jokaiselle toimihenkilölle voidaan valita ryhmäkohtainen oletustyönkuva. Tämän avulla voidaan nopeuttaa tapahtumien luomista, mikäli suurimmassa osassa tietyn ryhmän tapahtumia jokin toimihenkilö tekee samaa työnkuvaa.

Oletustyönkuvat määritellään kohdassa Asetukset->Roolit. Oletustyönkuva voidaan määrittää kaikille toimihenkilöille, joilla on jokin rooli seurassa. Oletustyönkuva voidaan määrittää myös ryhmäkohtaisesti, eli esimerkiksi samalla toimihenkilöllä voi olla toisessa ryhmässä oletustyönkuvana päävalmentaja ja toisessa apuvalmentaja. Oletustyönkuvan pääsee asettamaan klikkaamalla toimihenkilön nimeä tai kun annetaan uutta roolia toimihenkilölle.

Työajan ja työnkuvan asettaminen tapahtumissa

Toimihenkilöille voidaan merkitä työaika ja työnkuva jokaiseen myClubissa luotuun yksittäiseen tapahtumaan.

1. Aloita luomaan uutta tapahtumaa tai muokkaa jo tehtyä tapahtumaa
2. Perustiedot-välilehdellä ohjaajat-kohdassa klikkaa  + Lisää ohjaaja
3. Lisää haluttu toimihenkilö Ohjaajat-valikosta. Valittavissa on kaikki toimihenkilöt, joilla on rooli siihen ryhmään, johon tapahtumaa ollaan luomassa.
4. Valitse toimihenkilölle oikea työnkuva. Mikäli toimihenkilöllä on asetettuna ryhmään oletustyönkuva, on tämä valmiina valittuna. Tämä voidaan kuitenkin korvata valitsemalla listasta jokin muu.
5. Määritä toimihenkilön työaika. Oletuksena työaika on tapahtuman kesto, mutta aloitus- ja lopetusaikaa voidaan muokata tarpeen mukaan aikaisemmaksi tai myöhemmäksi.

Työajan vahvistaminen

Työaika voidaan myös vahvistaa. Vahvistamisen avulle seura saa erittelyn tapahtumista joissa toimihenkilö on ollut oikeasti paikalla. Palkanmaksuun saadaan näin oikea tieto.

Työajan vahvistaminen on eri asia kuin läsnäolo tapahtumassa. Eli vaikka toimihenkilö merkitsisi itsensä läsnäolleeksi tapahtumaan, ei se vahvista toimihenkilön työaikaa. Ohjaajaksi merkitty toimihenkilö voi vahvistaa työaikansa tapahtumassa helposti myClub Coach -sovelluksessa tai selaimessa. Selaimessa työajan voi vahvistaa kuka tahansa toimihenkilö, kenellä on oikeus nähdä tapahtuma.

Omien työaikojen vahvistaminen myClub Coach -sovelluksessa

1. Tapahtumat-osiossa toimihenkilö näkee omina tapahtumina ne, joihin hänet on merkitty ohjaajaksi.
2. Avaa oma tapahtuma, johon sinut on merkitty ohjaajaksi.
3. Työajan vahvistus -ikkuna on tapahtuman perustietojen alapuolella.
4. Oma työaika vahvistetaan painamalla Vahvista.

Työaikojen vahvistaminen selaimessa

Toimihenkilön työaika vahvistetaan selaimessa seuraavasti:

1. Avaa haluttu tapahtuma
2. Avaa Ohjaajat-välilehti
3. Vahvista halutut työajat.

Toimihenkilöiden työaikaraportti

Toimihenkilöiden työaikaraportti löytyy kohdasta Tapahtumat->Raportointi ja Ohjaajien työaika -välilehti. Näkymää voi suodattaa eri tavoin. Raportti muodostuu aina aktiivisen suodatuksen mukaan. Esimerkiksi jos haluat kerätä työajat viikottain edellisen viikon vahvistetuista työajoista, valitse suodattimet aikaväli ja aikaväliksi edellinen viikko sekä Vahvistettu ja valinnaksi kyllä.

Suodatetun raportin voi viedä Excel-tiedostoon klikkaamalla Vie tiedostoon. Valitse mitkä sarakkeet haluat tiedostoon tulevan.

Suodatettua raporttia voi ryhmitellä tietyin ehdoin. Ryhmittelyn avulla voidaan esimerkiksi tarkastella työkuvakohtaisesti eri toimihenkilöiden työaikoja. Myös ryhmittelyn lopputulos voidaan viedä tiedostoon.