Käyttöesimerkkejä
Alla muutamia käytännön esimerkkejä ja sovellutuksia tapahtumien hallintaan. myClubilla voi kätevästi hoitaa esimerkiksi turnauksiin tai leireihin liittyvät hallinnolliset toimet: ilmoittautumiset, viestinnän ja tiedottamisen sekä laskutuksen.
Turnausmatkan hallinta
Toimihenkilö voi soveltaa tapahtumailmoittautumisia kätevästi esimerkiksi turnausmatkan hallintaan. Alla ohjeita turnausmatkan ilmoittautumisten hallinnointiin, viestintään ja laskutukseen.
Ilmoittautumisten vastaanotto
Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle.
Klikkaa Uusi tapahtuma ja luo tapahtuma sopivilla asetuksilla. (Turnausmatkaan voi liittyä normaalia tapahtumaa enemmän asetuksia liittyen esimerkiksi ruokailuun, kyyteihin, maksuihin tai osallistujamääriin. Tarvittaessa voit käyttää olemassa olevia tapahtumakohtaisia lisäkenttiä tai pyytää seuran pääkäyttäjää luomaan tarvitsemasi lisäkentän).
Tarkista tiedot ja Tallenna.
Turnaustapahtuma on nyt luotu ja harrastajat löytävät tapahtuman myClub-sovelluksesta.
Vinkki
Voit lähettää tapahtumailmoittautumisesta infoviestin myös sähköpostilla! Avaa tapahtuma ja klikkaa Lähetä sähköpostina.
Vinkki
Mikäli oletuksena on, että esimerkiksi kaikki joukkueen jäsenet ovat tulossa turnaukseen, voit lisätä tapahtumaan osallistujalistan valmiiksi.
Viestintä turnaukseen osallistuville
Viestintä sähköpostilla
Turnaukseen liittyvä tiedotus ennen tapahtumaa onnistuu helposti sähköpostilla:
Avaa turnaustapahtuma, jolloin näet osallistuvat jäsenet.
Valitse kaikki/haluamasi jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta.
Valitse toiminto Uusi sähköposti.
Muotoile viesti, lisää mahdolliset liitteet (esim. ohjelma) ja Lähetä.
Viestintä kommentoimalla tapahtumaa
Kun harrastajat ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, helppo ja nopea keino viestiä heille on kommentoida tapahtumaa. Jäsenet saavat kommenteista ilmoituksen myClub-mobiilisovellukseensa ja voivat myös itse kommentoida ja keskustella tapahtumassa.
Selaimessa voit kommentoida tapahtumaa avaamalla tapahtuman ja valitsemalla välilehden Kommentit.
myClub Coach -mobiilisovelluksessa kommentointi onnistuu helposti avaamalla tapahtuman ja klikkaamalla yläreunan kommenttikuvaketta.
Turnausmatkan laskutus
Voit laskuttaa helposti turnausmatkan kulut osallistujilta seuraavasti:
Avaa turnaustapahtuma.
Valitse haluamasi jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta.
Valitse toiminto Luo lasku.
Lisää laskun tiedot ja Tallenna. Laskut ovat nyt luonnostilassa.
Tarkista laskut listalta ja valitse toiminto Julkaise.
Valitsemasi harrastajat saavat laskun sähköpostiinsa ja lasku näkyy myös myClub-sovelluksessa.
Leiritapahtuman hallinta
Toimihenkilö voi helposti hallinnoida seuran järjestämän leirin (sekä omille jäsenille että ulkopuolisille) ilmoittautumiset, tiedottamisen ja viestinnän sekä laskutuksen myClubilla. Alla olevia voi hyvin soveltaa oman seuran toimintaan leiritapahtumien hallinnoinnissa.
Leiritapahtuman luominen
Mikäli leirille voivat ilmoittautua myös seuran ulkopuoliset jäsenet, kannattaa leiriä varten luoda oma ryhmä. Näin leiriläiset ja seuran varsinaiset jäsenet saadaan pidettyä selkeästi erillään. (Mikäli kyseessä on esimerkiksi joukkueen oma sisäinen leiri, voi tapahtuman tehdä toki kyseisen joukkueen alle).
Luo leiritapahtuma seuraavia asetuksia soveltaen (lue lisää tapahtuman luomisesta ja asetuksista):
Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle.
Valitse haluamasi ryhmä ja klikkaa Uusi tapahtuma.
Syötä leirin perustiedot (nimi, kuvaus, kesto, liitteet).
Ilmoittautuminen ja näkyvyys -välilehdellä klikkaa seuraavat asetukset:
Ilmoittautuminen: Avoin kaikille
Näkyvyys: Näkyy kaikille
Sallitut ilmoittautumisvaihtoehdot: Kyllä
Rajoitukset: aseta halutessasi maksimiosallistujamäärä ja mahdollisuus ilmoittautua jonoon.
Maksut-välilehdellä määrittele leiriin liittyvät maksut.
Lisäkentät-välilehdellä määrittele mahdolliset tapahtumakohtaiset lisäkentät (esim. allergiat).
Lopuksi Tallenna. Tapahtuma on luotu ja ilmoittautuminen voi alkaa.
Leiritapahtumasta tiedottaminen
Leiritapahtumaa kannattaa markkinoida omille jäsenille ja myös seuran ulkopuolisille:
Avaa tapahtuma ja klikkaa Perustiedot-välilehti auki.
Kohdassa Ilmoittautumislinkki klikkaa Kopioi linkki.
Lisää linkki esimerkiksi sosiaaliseen mediaan, uutiskirjeeseen tai verkkosivuille.
Julkisen leiritapahtuman voi myös upottaa seuran verkkosivulle julkaisuna
Vinkki
Omia jäseniä voit tiedottaa leiristä sähköpostilla suoraan tapahtumasta kohdasta Lähetä sähköpostina. Viesti sisältää automaattisesti tapahtuman ilmoittautumislinkin. Valitse vain vastaanottajat, muotoile viesti ja Lähetä.
Leiritapahtuman laskutus
Mikäli et ole asettanut tapahtumaan automaattista laskutusta (Maksut-välilehdellä tapahtumaa luodessa) voit lähettää laskun osallistujille suoraan tapahtumasta. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Uusi lasku.
Viestintä leiriläisille
Kun leiriläiset ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, onnistuu sähköposti- tai tekstiviestiviestintä helposti:
Avaa leiritapahtuma.
Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Uusi sähköposti tai Uusi SMS (edellyttää, että seuralla on teksiviestejä käytettävissä).
Kirjoita viesti ja Lähetä.
Läsnäolomerkintä
Leirin ohjaaja tai valmentaja voi merkitä läsnäolomerkinnät myClub Coach -sovelluksella avaamalla tapahtuman ja klikkaamalla valintaympyrää jäsenen nimen vasemmalla puolella. Kun läsnäolot merkitään, saadaan tarkempaa tietoa osallistuneista ja leirin jälkiviestintää ja mahdollisia perintätoimia voidaan tehdä oikein perustein.
Ottelutapahtuman hallinta
Joukkuelajien ottelutapahtumissa on usein rajattu maksimimäärä osallistujia. myClubin avulla on helppoa kerätä tieto tapahtumaan pääsevistä henkilöistä, jonka perusteella laatia kokoonpano.
Ottelutapahtuman luominen
Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle.
Valitse haluamasi ryhmä ja klikkaa Uusi tapahtuma.
Syötä tapahtuman perustiedot (nimi, kuvaus, kesto).
Ilmoittautuminen ja näkyvyys -välilehdellä klikkaa seuraavat asetukset:
Ilmoittautuminen: "Ryhmän jäsenille". Vaihtoehtoisesti "Valituille henkilöille", jos halutaan esivalita vain tietty joukko joukkueen jäsenistä, esim. pelivuorossa olevat.
Näkyvyys: Näkyy ryhmälle. Vaihtoehtoisesti "Tapahtuma piilotettu", jos käytetään esivalittua joukkoa osallistujia.
Sallitut ilmoittautumisvaihtoehdot: Kyllä/ei
Rajoitukset: maksimiosallistujamäärä - suurin sallittu määrä mukaan ilmoittautuneita.
Tallenna. Tapahtuma on luotu. Muista vielä lisätä sallitut henkilöt tapahtumaan, mikäli valitsit "Tapahtuma piilotettu".
Ottelutapahtuman hallinta
Jäsenet voivat nyt ilmoittaa joko pääsevänsä otteluun ("Kyllä") tai olevansa estyneitä ("Ei"). Kun asettamasi maksimimäärä "Kyllä"-ilmoittautuneita on mukana, loput voivat ainoastaan vastata, että eivät pääse osallistumaan.
Vinkki
Voit myös antaa jäsenten ilmoittautua varalle valitsemalla tapahtuman ilmoittautumisrajoituksista "Ilmoittautuminen jonoon on sallittu".
Last updated