Tietosuojaseloste

Tässä artikkelissa kuvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset tietosuojaselosteelle, sekä tarjotaan tietosuojaselostemalli urheiluseuran käyttöön sovellettavaksi. Lisää tietosuojaseloste myClubissa kohdassa Asetukset > Yleiset > Tietosuoja.

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset

Urheiluseuran (=rekisterinpitäjän) on laadittava ja ylläpidettävä tietosuojaselostetta sen vastuulla olevista henkilötietojen käsittelytoimista, jotta voidaan osoittaa, että ne ovat tietosuoja-asetuksen mukaisia. Selosteen on tietosuoja-asetuksen mukaan oltava kirjallisessa muodossa ja se on pyydettäessä toimitettava viranomaiselle.

Selosteen on käsitettävä kaikki seuraavat tiedot:

  • Rekisterinpitäjän ja mahdollisen yhteisrekisterinpitäjän, rekisterinpitäjän edustajan ja tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot;

  • käsittelyn tarkoitukset;

  • kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä;

  • henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan, mukaan lukien kolmansissa maissa tai kansainvälisissä järjestöissä olevat vastaanottajat;

  • tarvittaessa tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle, mukaan lukien tieto siitä, mikä kolmas maa tai kansainvälinen järjestö on kyseessä, sekä asianmukaisia suojatoimia koskevat asiakirjat, jos kyseessä on 49 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettu siirto;

  • mahdollisuuksien mukaan eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat;

  • mahdollisuuksien mukaan yleinen kuvaus 32 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista.

Selosteen laatimisen lisäksi rekisterinpitäjän tulee kertoa rekisteröidylle, kuten urheiluseuran jäsenille, henkilötietojen käsittelystä selkeästi ja ymmärrettävästi henkilötietoja kerätessään. Lisäksi tämän informaation (tietosuojaseloste) tulee olla aina helposti rekisteröidyn saatavilla.

Tietosuoja-asetus | Guidelines on Transparency under Regulation 2016/679

Tietosuojaselostemalli

Tietosuojaselosteen on oltava ymmärrettävä, oikea-aikainen, helposti saatavilla ja veloitukseton. myClub helpottaa urheiluseuroja tietosuojaselosteen laadinnassa, säilyttämisessä ja julkaisemisessa.

Helpottaakseen seurojen työtaakkaa tietosuojaselosteen laadinnassa on myClub työstänyt tietosuoja-asiantuntijoiden kanssa tietosuojaselostemallin, joka noudattaa rakenteeltaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Seura voi hyödyntää tätä mallia pohjana, täydentämällä omat seurakohtaiset tiedot ja toimintamallit henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojaselosteen laatimisen jälkeen, seuran tulee tallentaa tietosuojaseloste myClubiin ja toimia käytännössä määrittelemänsä toimintamallin mukaisesti.

Alla oleva tietosuojaselostemalli on tarkoitettu seuran jäsen- ja yhteistyökumppaneiden rekisteröityjen informointia varten. Tietosuojaseloste kannattaa laatia kattamaan koko jäsenrekisterin ja/tai yhteistyökumppanirekisterin henkilötiedot, ei pelkästään myClub-palvelua koskien. Täydennnä hakasulkujen sisällä pyydetyt tiedot tai vastaavasti poista ylimääräiset hakasulkujen sisällä olevat ohjetiedot valmiista selosteestanne.

Tietosuojaselosteen tallennus ja ylläpito

Seuranne voi tallentaa ja ylläpitää omaa tietosuojaselostettaan myClubissa Asetukset > Yleiset > Tietosuoja-sivulla.

Seuran tietosuojaseloste voidaan lisätä tekstikenttään tai ladata PDF-tiedostona. Kun seura on tallentanut tietosuojaselosteen myClubiin, on tietosuojaseloste automaattisesti tutustuttavissa sähköisesti, oikea-aikaisesti, helposti milloin tahansa ja veloituksetta.

Linkki seuran laatimaan tietosuojaselosteeseen löytyy seuraavissa käyttöyhteyksissä:

  • Rekisteröitymislomake - uuden jäsenen rekisteröityessä seuran myClub-jäsenpalveluun

  • Jäsensivuston alatunniste - jäsenen käyttäessä seuran myClub-jäsenpalvelua

  • Sähköpostin alatunniste - jäsenen saadessa sähköpostia seuran myClub-jäsenpalvelusta

Last updated

Was this helpful?