Poikkeustapaukset laskuissa

Lasku on aiheeton

Olet tehnyt asiakkaalle laskun, mutta hän ilmoittaa että lasku on aiheeton ja olet samaa mieltä asiakkaan kanssa. Tällöin teet hyvityslaskun asiakkalle, jolloin lasku mitätöityy:

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi lasku, jonka haluat hyvittää.

2. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo hyvityslasku.

3. Jos haluat lähettää hyvityslaskun vastaanottajalle, pidä Lähetä vastaanottajalle -valintaruutu aktivoituna ja Vahvista.

Jos haluat tehdä osahyvityksen, käytä rivitoimintoa (klikkaa kolmipistevalikkoa laskun kohdalla ja valitse Luo hyvityslasku).

Huomaa, että voit luoda hyvityslaskun, mikäli seuralla on käytössä Kirjanpito-lisäpalvelu. Mikäli Kirjanpitoa ei ole, voit Sulkea/Poistaa aiheettoman laskun.

Asiakas tarvitsee lisää maksuaikaa

Toimihenkilö voi myöntää yhdelle tai useammalle laskulle lisää maksuaikaa eräpäivää siirtämällä, mikäli asiakkaat tarvitsevat lisää maksuaikaa. Laskujen eräpäivän siirto massana onnistuu seuraavasti:

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja aktivoi haluamasi ryhmä.

2. Etsi laskut, joille haluat myöntää lisää maksuaikaa.

3. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Lisää maksuaikaa.

4. Avautuvasta ikkunasta valitse, kuinka monta päivää haluat antaa lisää maksuaikaa (max 180 päivää). Maksuaikaa voi lisätä vain julkaistuille laskuille, jotka eivät ole perinnässä.

5. Lopuksi Vahvista.

Yksittäisen laskun eräpäivän siirto onnistuu myös avaamalla laskun kolmipistevalikosta muokkaustilaan ja päivittämällä eräpäivän käsin.

Asiakas ei maksa laskua

Lasku perintään

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin laskujen maksumuistutukset ja perintätoimet hoidetaan automaattisesti seuran puolesta

Laskua ei saada perittyä - lasku luottotappioksi

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi kyseessä oleva lasku.

2. Valitse lasku taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Sulje/Poista.

3. Klikkaa Vahvista ja lasku merkitään luottotappioksi.

Laskulle on maksettu liikaa

Kun jäsen on maksanut erehdyksessä liikaa laskulle, voi rahastonhoitaja toimia seuraavasti:

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi kyseessä oleva lasku. Laskun tilana näkyy oranssina Maksettu liikaa.

2. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa ja siirry Maksusuoritukset-välilehdelle.

3. Lisää negatiivinen maksusuoritus laskulle, niin että laskun summa täsmää maksusuoritusten kanssa. Voit lisätä kommentin selitteeksi.

4. Lopuksi Tallenna. Muista myös palauttaa liikamaksu jäsenen tilille verkkopankissa.

Vinkki

Mikäli seuralla on Saatavien hallinta -lisäpalvelu käytössä, niin liikamaksut palautetaan automaattisesti Saatavien hallinta -palvelussa seuran puolesta.

Lasku on virheellinen ja asiakas on maksanut osan laskusta

Joskus toimihenkilö voi tehdä laskun virheellisellä summalla, ja asiakas maksaa laskun oikealla summalla. Tällöin lasku on siis maksettu oikein, mutta järjestelmässä se näkyy erääntyneenä.

Esimerkkitapaus: Olet tehnyt asiakkaalle täysimääräisen kausimaksun 100 €, mutta unohtanut antaa asiakkaalle kuuluvan 20€ perhealennuksen. Asiakas on maksanut laskulle oikean 80 € summan.

Tässä tilanteessa lasku korjataan tekemällä osahyvityslasku.

Hyvityslaskujen teko on mahdollista kun seuralla on käytössä Kirjanpito-lisäpalvelu

Osahyvityksen tekeminen

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi lasku, jonka haluat hyvittää.

2. Klikkaa laskun kohdalla kolmen pisteen valikosta Luo hyvityslasku.

3. Kirjaa jokaiselle laskuriville haluamasi hyvitys. (Esimerkkitapauksessa 20 € kausimaksun laskuriville).

4. Lisää halutessasi sisäinen kommentti. Jos haluat lähettää hyvityslaskun vastaanottajalle, valitse Lähetä vastaanottajalle -valintaruutu aktiiviseksi.

5. Lopuksi Tallenna.

Lue yleinen ohje hyvityslaskuista (koko laskun hyvitys ja osittainen hyvitys).

Laskun uudelleen avaaminen

Jos lasku on vahingossa merkitty luottotappioksi tai luottotappiollilsille laskuille tulee maksusuoritus, voit avata uudelleen laskun seuraavasti.

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja etsi lasku, jonka haluat avata uudelleen.

2. Klikkaa laskun kohdalla kolmen pisteen valikosta Poista luottotappio.

3. Klikkaa Vahvista ja lasku avataan uudelleen.