Maksusuoritukset

Maksujen seuranta eli tietoisuus maksetuista ja maksamattomista laskuista on seuratalouden ja -arjen kannalta keskeistä. Maksusuoritusten päivittämiseen on neljä tapaa, joista Pankkiyhteys- ja Saatavien hallinta -lisäpalvelut ovat automaattisia. Viitemaksuaineistojen lataus myClubiin sekä maksusuoritusten päivitys käsin vaativat manuaalista työtä.

Pankkiyhteys-lisäpalvelu

Pankkiyhteys-lisäpalvelulla viitemaksusuoritukset päivittyvät automaattisesti kerran päivässä seuran myClubiin. Pankin toimittamaan aineistoon tilataan kaikkien pankkitilien suoritukset yhdellä kertaa. Näin kaikkien seuran rahastonhoitajien työtaakka kevenee huomattavasti, kun maksusuorituksia ei tarvitse muistaa päivittää enää käsin.

Huomaa

Kun seura ottaa käyttöön uuden tilin, esimerkiksi uudelle perustettavalle joukkueelle, tulee muistaa pyytää pankkia sisällyttämään myös tämä tili pankkiaineistoon.

Saatavien hallinta -lisäpalvelu

Saatavien hallinta -lisäpalvelun avulla maksusuoritukset päivittyvät automaattisesti maksetuiksi kerran päivässä. Manuaalista työtä ei siis tarvita, ja seura pysyy aina ajantasalla maksetuista ja maksamattomista laskuista.

Lisäksi Visma Financial Solutions Oy hoitaa maksujen seurannan. Seuran tarvitsee vain lähettää laskut, ja Visma lähettää maksumuistutukset sekä hoitaa tarvittaessa perinnän seuran puolesta.

Saapuvat viitemaksut -aineiston tiedostolataus

Aineiston avulla voidaan maksusuorituksia päivittää myClubiin helposti ja virheettömästi. Pankilta tilataan Saapuvat viitemaksut -palvelu, ja pankin tuottamaan aineistoon pyydetään kaikkien seuran pankkitilien suoritukset yhdellä kertaa. Näin yksi päärahastonhoitaja voi päivittää keskitetysti kaikkien ryhmien ja joukkueiden viitemaksusuoritukset yhdellä kertaa.

Rahastonhoitaja lataa seuran verkkopankista viitemaksusuoritukset ensin omalle tietokoneelleen ja tämän jälkeen tallennettu tiedosto ladataan myClubiin:

1. Mene Laskutus > Maksut -sivulle.

2. Klikkaa Lataa aineisto ja valitse verkkopankista lataamasi viitemaksuaineistotiedosto.

3. Klikkaa Lähetä.

Huomaa

Aineiston lataus tulee tehdä säännöllisesti ja riittävän usein. Näin harrastajat voivat vahvistaa omien laskujensa maksut eivätkä toimihenkilöt saa turhia erääntyneiltä näyttävistä laskuista. Viitemaksujen päivitysaikataulu on hyvä tiedottaa erikseen seuran jäsenille.

Saapuvat viitemaksut -aineiston tilaaminen pankista

Saapuvat viitemaksut -palvelu (vanha konekielinen tiliote) maksaa vuositasolla pankista riippuen noin 100 euroa. Seuran toimihenkilö voi tilata palvelun omalta pankilta, ja tilausta varten tarvitsee todennäköisesti pankkiin hallituksen pöytäkirjan, josta käy ilmi palvelun hankinnasta tehty päätös sekä yhdistyksen säännöt.

Kaikki pankkitilit samaan viitemaksuaineistoon

Jos seurassa on useampi pankkitili esimerkiksi eri joukkueille kannattaa aineistoon pyytää kaikkien pankkitilien suoritukset. Näin yksi toimihenkilö voi päivittää koko seuran kaikki maksusuoritukset.

Kannattaa ilmoittaa pankille myös uusien pankkitilien sisällyttämisestä aineistoon, jos seurassa luodaan vuosittain uusia pankkitilejä esimerkiksi uusille joukkueille.

Ei henkilökohtaisia viitenumeroita

Jokaisella laskulla on oma viitenumero, jota tulee käyttää maksaessa laskuja. Laskun viitenumeron avulla maksusuoritus kohdentuu laskulle ja kirjanpitoon oikein. Jos seuralla on ollut aiemmin käytössä jäsenistölle keksityt omat viitenumerot, tulee näiden käyttö ehdottomasti kieltää jotta maksujen kohdennus laskuille menee oikein.

Maksusuorituksen merkitseminen käsin

Mikäli seuralla ei ole käytössä Pankkiyhteys- tai Saatavien hallinta -lisäpalveluita tai Saapuvat viitemaksut -aineistonlatausta, pitää rahastonhoitajan tarkistaa maksusuoritukset seuran verkkopankista ja päivittää suoritukset käsin myClubiin. Maksusuoritus merkitään käsin seuraavasti:

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle.

2. Etsi lasku, jonka haluat päivittää. Voit käyttää suodattimia tai hakukenttää.

3. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla joko laskun numeroa tai kolmipistevalikosta kyseisen laskun rivillä.

4. Avautuvassa ikkunassa siirry välilehdelle Maksusuoritukset.

5. Klikkaa Lisää rivi. Syötä Maksutapa, Maksupäivä ja Rahamäärä, jonka jäsen on maksanut. Voit myös lisätä sisäisen kommentin lisätiedoksi. Jos syötät vahingossa väärän rahamäärän, voit korjata tämän kirjaamalla uuden maksusuorituksen vastaavalla negatiivisella summalla samalle maksupäivälle.

6. Lopuksi Tallenna.

Lasku päivittyy tilaan Maksettu, mikäli laskun summa ja maksettu rahamäärä täsmäävät. Mikäli rahamäärä on suurempi kuin laskun summa, päivittyy tilaksi Maksettu liikaa.

Huomaa

Älä päivitä käsin maksusuorituksia laskuille, jos seura päivittää viitemaksuja Pankkiyhteys tai Saatavien hallinta -lisäpalvelulla tai Saapuvat viitemaksut -aineistolla, etteivät maksut kirjaudu tuplana.