Käyttöesimerkkejä

Jokainen seura ja toimihenkilö löytää ajan myötä itselleen parhaat keinot soveltaa järjestelmän käyttöä arkensa helpottamisessa. Alla muutamia esimerkkejä sovellettuun jäsenhallintaan. Soveltamisessa apuna on usein suodattimien käyttö.

Harrastajan aktiivisuus toiminnassa

Aktiivisuusraporteista toimihenkilö voi helposti tarkastaa esimerkiksi:

• onko toimintalaskutus aiheellinen kyseisellä ajanjaksolla?

• saavatko kaikki pelaajat tasaisesti pelikertoja?

• kenelle joukkueesta annetaan tunnustus kovasta treenaamisesta?

• onko harjoituskertoja tarpeeksi, jotta henkilöt voivat osallistua vyökoetestiin?

Edellytys ilmoittautumisia koskevien raporttien hyödyntämiselle on, että seuran toimihenkilöt hallinnoivat tapahtumailmoittautumisia myClubin avulla.

Edellytys osallistumisia (läsnäoloja) koskevien raporttien hyödyntämiselle on, että seuran toimihenkilöt hallinnoivat läsnäoloseurantaa myClubin avulla.

Yksittäisen jäsenen osallistuminen toimintaan

1. Avaa valitun henkilön jäsenkortti.

2. Klikkaa jäsenkortin yläreunasta Aktiivisuus.

3. Suodata esiin haluttu ajanjakso (esim. tämä vuosi) ja lisää mahdolliset muut suodattimet (esim. tapahtumakategoria tai -paikka).

Klikatessasi raportin kuvaajaa näet päiväkohtaisia lisätietoja tapahtumista ja klikatessasi kuvaajien nimikkeitä voit suodattaa kuvaajissa näkyviä tietoja.

Usean jäsenen osallistuminen toimintaan

1. Mene Jäsenet > Hallinta-sivulle valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

2. Suodata halutut jäsenet esiin (esimerkiksi Jäsentason perusteella).

3. Mene Jäsenet > Raportointi-sivulle.

4. Lisää suodattimeksi Läsnäolo tai Ilmoittautuminen ja valitse haluttu aikajakso.

5. Lisää tarvittaessa muita suodattimia.

   • Valitse suodattimeksi Ilmoittautuminen, kun haluat nähdä kuinka monta kertaa jäsen on ilmoittautunut tapahtumiin valitulla aikajaksolla.

   • Valitse suodattimeksi Läsnäolo, kun haluat nähdä kuinka monta kertaa jäsen on merkitty läsnäolleeksi tapahtumiin valitulla aikajaksolla.

Nyt näet valittujen jäsenien ilmoittautumis- ja/tai osallistumismäärät suuruusjärjestyksessä. Klikkaamalla henkilön nimeä, näet tarkemmat henkilökohtaiset aktiivisuusraportit.

Täyttämättömät jäsentiedot

Jäsenrekisterin ajanmukaisuus ja jäsentietojen oikeellisuus on toimihenkilölle tärkeää eri jäsenhallinnan tehtävissä. Jäsenet eivät välttämättä ole aina täyttäneet tarpeellisia jäsentietoja, joita tarvitaan esimerkiksi ottelupöytäkirjan täyttämiseen, kilpailuilmoittautumiseen, lisenssin ostoon tai pelipaitatilaukseen.

Tällöin kannattaa selvittää etukäteen jäsenrekisteristä henkilöt, joilla tarvittava kenttä ei ole täytettynä ja lähettää heille sähköpostitse pyyntö tarkistaa jäsentiedot kyseisten kenttien osalta.

Näin selvität henkilöt, joilla ei ole tarvittavat jäsentiedot täytettynä

1. Mene Jäsenet > Hallinta-sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

2. Lisää suodatin Kenttä on tyhjä ja valitse kentät.

3. Valitse henkilöt taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Uusi sähköposti

4. Kirjoita viesti valituille jäsenille ja pyydä heitä tarkistamaan tarvittavat jäsenkentät.

Jäsenrekisterin siivoaminen

Kun seura hallinnoi tapahtumailmoittautumisia ja/tai läsnäoloseurantaa myClubilla, on jäsenrekisterin ajanmukaisuuden hallinta helppoa. Jäsenrekisteristä voi helposti siivota pois sellaiset henkilöt, jotka eivät ole olleet toiminnassa mukana pitkään aikaan. myClubin automaatioiden avulla tämä saadaan toteutettua todella helposti.

1. Kokoelman teko suodattimeksi.

   1. Valitse pääryhmä aktiiviseksi

   2. Tee Itsellesi uusi Kokoelma esim. "Ei pitkään aikaan toiminnassa mukana" Jäsenet > Kokoelmat -sivulla. Katso: Kokoelmat.

      Luo automaattisesti päivittyvä kokoelma esimerkiksi seuraavalla suodatuksella:

      • Ilmoittautuminen > Ei ole ilmoittautunut tapahtumiin Aikavälillä: Kuluvat 12 kuukautta ja

      • Läsnäolo > Ei ole ollut paikalla Aikavälillä: Kuluvat 12 kuukautta

   3. Näin saat listan jäsentileistä, jotka eivät ole olleet toiminnassa mukana viimeiseen 12 kuukauteen. Voit valita suodatinyhdistelmän seurasi toimintaan sopivaksi.

   4. Tämän jälkeen Kokoelma "Ei pitkään aikaan toiminnassa mukana" on valmis ja päivittyy päivittäin suodatusmäärityksen mukaisesti.

2. Jäsenten siivoaminen arkistoon

   1. Mene Jäsenet > Hallinta -näkymään ja valitse pääryhmä aktiiviseksi.

   2. Lisää suodatin > kokoelma ja valitse "Ei pitkään aikaan toiminnassa mukana"-kokoelma.

   3. Valitse poistettavat jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Poista ryhmästä

3. Arkiston automaattinen tyhjennys

   1. Aseta arkiston automaattinen tyhjennys päälle. Katso: Arkistoitujen jäsenien automaattinen poisto. Voit myös poistaa jäsenet käsin järjestelmästä halutessasi.

Vinkki

Voit asettaa Jäsenet-tauluun Nähty viimeksi -sarakkeen näkyviin, jolloin näet silmämääräisesti nopeasti mihin tapahtumaan henkilö on viimeksi ilmoittautunut tai toimihenkilö on hänet merkinnyt läsnäolleeksi.