Ryhmät ja ryhmähierarkia

myClubin ryhmät ja niiden aliryhmät voidaan mieltää järjestön itsenäisiksi yksiköiksi (esimerkiksi joukkueet ja jaostot ovat ryhmiä), jotka ovat hierarkkisessa suhteessa toisiinsa.

Ryhmiä hyödynnetään, kun toimihenkilöille halutaan määrittää rajattuja käyttöoikeuksia omiin ryhmiinsä, joukkueisiinsa tai organisaation osiin.

Esimerkiksi seuran kaikkien joukkueiden joukkueenjohtajille ja rahastonhoitajille voidaan myöntää rajattu käyttöoikeus oman joukkueen ryhmään. Tällöin he voivat itsenäisesti hallinnoida oman joukkueensa tiedottamista, laskutusta ja tapahtumien hallintaa.

Ryhmien avulla maksusuoritukset ja tapahtumatilastot jaotellaan myClubin toimesta automaattisesti ryhmä- tai joukkuekohtaisesti.

Myös jäsentiedotteet ja tapahtumat kohdentuvat automaattisesti määritetyn organisaatiorakenteen mukaisesti harrastajille eli ryhmien tai joukkueiden jäsenille.

Jäsen voi kuulua useampaan ryhmään, mutta jäsenrekisterissä hän lasketaan vain yhtenä henkilönä.

Kun haluat käsitellä vain tiettyä ryhmää tai ryhmäkokonaisuutta, valitse haluttu ryhmä käyttöliittymän vasemman yläkulman ryhmänavigoinnista. Tällöin näet vain kyseiseen ryhmään liittyvät asiat, ja kaikki toimintosi kohdentuvat ja tallentuvat oikeaan ryhmään.

Kun luot laskun, tapahtuman tai tiedotteen, valitse ensin ryhmänavigoinnista ryhmä, johon toiminto kuuluu.

Aliryhmän luominen

1. Klikkaa Uusi ryhmä tai halutun yläryhmän 3-pisteen rivivalikosta kohta 'Lisää uusi ryhmä tämän ryhmän alle'
2. Avautuvassa ikkunassa määrittele ryhmän asetukset

   • Nimi

     Ryhmät kannattaa nimetä siten että ne kestävät aikaa. Näin pääkäyttäjä säästyy vuosittaisesta ylläpitotyöstä, jossa jäsenet siirretään uuteen ryhmään tai ryhmät nimetään uudelleen. myClub-ryhmä ja ryhmän nimi on hyvä mieltää ns. kustannuspaikaksi, jonka nimi ei vaihdu vuosittain.

     Esimerkiksi Pojat 06 on parempi nimi kuin E-juniorit, sillä joukkue (06-ikäluokka) pysyy todennäköisesti vuosia samana.

   • Yläryhmä

     Määrittele, minkä ryhmän alle uusi aliryhmä luodaan.

   • Sähköpostiviestien lähetysosoite

     Ryhmän yleinen sähköpostiosoite, josta myClubista lähetetyt sähköpostiviestit tulevat ja johon vastaanottajat voivat vastata. Esimerkiksi: toimisto@[seura].fi, joukkue-03@[seura.fi].

   • Laskujen lähetysosoite

     Ryhmän laskujen lähetysosoite, josta myClubista lähetetyt laskut tulevat ja johon vastaanottajat voivat vastata. Esimerkiksi toimisto@[seura].fi, rahastonhoitaja@[seura].fi. (Jos kenttä tyhjä laskujen lähetysosoite on sama kuin sähköpostiviestien lähetysosoite).

   • Jäsentasot

     Ryhmän jäsenille valittavissa olevat jäsentasot.

   • Liikuntalajit

     Valitse ryhmän liikuntalajit. Tämän avulla seuran kuvagalleriaan voidan merkitä tietyt lajit käyttämään haluttuja kuvia ja tämän jälkeen ryhmään tehdyt tapahtumat ja kurssit käyttävät automaattisesti lajeja vastaavia kuvia. Kuvagalleria löytyy kohdasta Asetukset->Yleiset->Kuvagalleria

   • Jäsen voi itse erota ryhmästä

     Kun valittuna, jäsen voi poistaa jäsenyyden kyseisestä ryhmästä itse omalta jäsensivultaan. Kun jäsen eroaa itse ryhmästä, lähtee tästä sähköposti-ilmoitus kyseisen ryhmän ja pääryhmän sähköpostiosoitteeseen.

   • Näytä ryhmän nimi sähköposteissa

     Lähetettyihin sähköposteihin lisätään ryhmän nimi, kun asetus on valittuna. Esimerkiksi perhe, jolla on monta lasta eri joukkueissa samassa seurassa näkee helposti, mistä joukkueesta viesti on.

   • Uudet jäsenet voivat liittyä itse ryhmään

     Kun valittuna, voivat uudet jäsenet rekisteröityä suoraan kyseiseen ryhmään sisäänkirjautumissivulla kohdasta Rekisteröidy uudeksi jäseneksi.

   • Nykyiset jäsenet voivat liittyä itse ryhmään

     Kun valittuna, voivat jäsenet sisäänkirjautuneena liittyä suoraan kyseiseen ryhmään.

   • Ryhmän jäsenet näkevät muiden ryhmän jäsenten yhteystiedot

     Kun valittuna, harrastaja voi kätevästi ottaa yhteyttä tarpeen tullen ryhmän valmentajaan, ohjaajaan, harrastajaan tai harrastajan huoltajaan.

     Harrastaja voi määritellä yhteystiedot, jotka haluaa näyttää joukkueensa tai ryhmänsä jäsenille. Joukkueen tai ryhmän jäsenet ja henkilöiden itse määrittelemät yhteystiedot näytetään harrastajan Yhteystiedot-sivulla.

Ryhmien järjestely (organisaatiohierarkia)

Organisaatiohierarkiaa eli ryhmien järjestystä voit muokata klikkaamalla Järjestele ryhmät. Vie hiiri siirrettävän ryhmän kohdalle (turkoosille hampurilaiskuvakkeelle) ja raahaa ryhmä hierarkiapuussa haluamaasi kohtaan.

Huomaa, että siirrettäessä ryhmää, jolla on aliryhmiä siirtyvät myös aliryhmät yläryhmän mukana. Alla olevassa esimerkkiorganisaatiossa siirrettäessä ryhmää Aikuiset myös Miehet- ja Naiset-ryhmät siirtyvät.

Siirtelyn jälkeen klikkaa Tallenna.

Ryhmäjäsenyys jäsenille

Jäsen voi saada jäsenyyden ryhmään seuraavilla tavoilla:

• Henkilö ilmoittautuu ryhmän tapahtumaan (automaattinen).
• Henkilö rekisteröityy suoraan ryhmään (automaattinen).
• Henkilö merkitään läsnäolleeksi ryhmän tapahtumaan (automaattinen).
• Henkilö valitaan Jäsenet-sivulta ja käytetään Siirrä ryhmään -toimintoa (manuaalinen).
• Aktivoidaan käyttöliittymästä haluttu ryhmä ja Jäsenet-sivulla käytetään Lisää jäseniä ryhmään -toimintoa (manuaalinen).

Ryhmän poistaminen

Voit poistaa ryhmän sen elinkaaren päättyessä klikkaamalla ryhmän kohdalla kolmipistevalikkoa ja Poista ryhmä. Valitse avautuvasta ikkunasta ryhmä, johon poistettavaan ryhmään liittyvät viittaukset (tapahtumat, laskut, tiedotteet jne. ) siirretään talteen ja klikkaa Valmis.

Raportointikategoriat

Jos seuralla on tarve raportoida jäsenmääriä lajikohtaisesti tai toimintokohtaisesti, se onnistuu Kokoelmien ja myClubin ryhmien raportointikategorioiden avulla. Kun kokoelman raportti luodaan, huomioidaan jäsenen ryhmä ja ryhmään määritetty raportointikategoria raportissa. Näin saadaan eriteltyä, kuinka paljon harrastajia on esimerkiksi jalkapallon, jääkiekon ja muiden jaostojen piirissä.

Raportointikategorian lisääminen

1. Mene Asetukset > Ryhmät > Raportointikategoriat -sivulle.
2. Klikkaa +Uusi raportointikategoria.
3. Lisää nimi ja klikkaa Tallenna.

Raportointikategorian poistaminen

1. Mene Asetukset > Ryhmät > Raportointikategoriat -sivulle.
2. Valitse taulun rivistä poistettava kategoria ruksilla.
3. Klikkaa Valitse toiminto > Poista.

Raportointikategorian asettaminen ryhmään

Jotta kokoelman raportissa huomioidaan raportointikategoriat, ryhmille tulee asettaa käytettävä raportointikategoria. Kun ryhmälle asetetaan raportointikategoria, käyttävät ryhmän aliryhmät automaattisesti yläryhmän raportointikategoriaa. Jos aliryhmälle asetetaan erikseen oma raportointikategoria, käytetään asetettua kategoriaa raportin luonnissa.

Raportointikategorian asettaminen

1. Mene Asetukset > Ryhmät -sivulle.
2. Valitse ryhmä ja klikkaa 3-pisteen rivitoimintoa Muokkaa.
3. Valitse sopiva raportointikategoria ja paina Tallenna.

Käyttöoikeudet ryhmiin

Harrastajalla on automaattisesti rajattu käyttöoikeus ilmoittautua omiin tapahtumiin, päivittää omia jäsentietojaan, nähdä oman ryhmän tiedotteita, nähdä omat aktiivisuustilastot sekä omat laskut, jos hänellä on jäsenyys ryhmään ja sisäänkirjautuminen on sallittu jäsenelle.

Toimihenkilöille pääkäyttäjä voi asettaa laajemmat käyttöoikeudet erikseen ryhmäkohtaisesti (Asetukset > Roolit).

Video-ohje