Laskutusasetukset
Yleiset
Määrittele seuran yleiset laskutusasetukset (oletusarvot) klikkaamalla Muokkaa:
- Maksuehto
Määrittele, kuinka monta päivää maksuaikaa laskulle oletusarvoisesti annetaan. Toimihenkilö voi muokata maksuehtoa laskukohtaisesti laskuja luodessaan. Mikäli seuralla on käytössä Verkkolaskutus-lisäpalvelu, tulee maksuehdon olla vähintään seitsemän päivää, jotta lasku voidaan lähettää e-laskuna. - Viivästyskorko
Määrittele oletusviivästyskorko. - Laskun oletusviesti
Näkyy laskulla. Esim. “Muista käyttää laskulla näkyvää viitenumeroa.” - Käytettävät ALV-prosentit
Valitse ne ALV-prosentit, joita seura käyttää palveluita myydessään/laskuttaessaan.
Pankkitilit
Lisää seuran pankkitilit:
- Nimi
Pankkitilin nimi, joka näkyy tilinvalintalistassa laskutuksen yhteydessä. Esimerkiksi Pojat 03. - Käytössä
Kun valinta päällä, pankkitili on laskua tehtäessä valittavissa. - IBAN
Laskulle tulostettava tilinumero kansainvälisessä muodossa. - BIC
Pankin tunnistetieto. - Kirjanpitotili
Mikäli seuralla on Kirjanpito-lisäpalvelu käytössä, määritä kirjanpitotili. - Saaja
Laskulle tulostettava maksun saajan nimi. Esimerkiksi [Seuran nimi] / Pojat 03. - Y-tunnus
Laskulle tulostettava yritys- ja yhteisötunnus. - Osoite
Laskulle tulostettava saajan osoite. - Sähköposti
Laskulle tulostettava saajan yhteydenottosähköpostiosoite.
Huomaa
Voit myös järjestellä pankkitilit sopivaan järjestykseen, mikäli seuralla on useita tilejä. Klikkaa Järjestele pankkitilit ja siirtele tilejä avautuvan ikkunan oikean reunan hampurilaisvalikosta.
Ensimmäiseksi kannattaa asettaa seuran päätili. Mikäli esimerkiksi joukkueenjohtaja asettaa vahingossa laskulle väärän tilin, ja jäsen maksaa laskun, tulee maksusuoritus seuran päätilille (eikä toisen joukkueen tilille). Näin ollen seuran rahastonhoitajan on helppo tehdä korjaava tilisiirto.
Huomaa
Kun toimihenkilö (esim. rahastonhoitaja) luo ryhmässä ensimmäisen laskun, valitaan pankkitilinumero. Tämän jälkeen toimihenkilön viimeisin käyttämä tilinumero on oletustilinumerona tulevissa laskuissa.
Poistaminen
Kun pankkitiliä ei enää tarvita, voidaan se poistaa käytöstä, jolloin laskua luova toimihenkilö ei voi valita kyseistä pankkitiliä laskulle. (Pankkitiliä ei voi kokonaan poistaa).
Klikkaa kolmipistevalikkoa kyseisen pankkitilin rivillä ja valitse Muokkaa. Avautuvassa ikkunassa poista valinta kohdasta Käytössä ja Tallenna.
PDF-laskupohjat
Muokkaa seurallesi käytöön haluttu PDF-laskupohja. Voit luoda useita eri laskupohjia ja sitoa valitun pankkitilin laskut käyttämään tiettyä laskupohjaa. Pankkitili on sidottu yhteen laskupohjaan ja kaikki sen laskut käyttävät valittua laskupohjaa. Mikäli laskupohjaa ei ole valittu, tulostuu laskuille myClubin oletuslaskupohja.
- Luo uusi laskupohja klikkaamalla +UUSI LASKUPOHJA.
- PERUSTIEDOT-välilehdellä nimeä laskupohja, valitse pankkitilit, jotka käyttävät kyseistä laskupohjaa ja täytä laskuttajan tiedot.
- ULKOASU-välilehdellä voit muokata laskun haluamasi näköiseksi ja valita mitä tietoja laskulle tulostuu.
- Valitse tulostuuko laskulle seuran myClubiin määrittämä logo vai erillinen kuva. Erillisen kuvan kuvasuhde on 388x107.
- Laskulla näytettäviä tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla hammasrattaasta. Valitse valittuihin sarakkeisiin tiedot, jotka laskulle halutaan näkyviin. Järjestyksen voi valita haluamakseen siirtämällä valitut kentät haluttuun järjestykseen.
- Alatunnisteen tyyliksi on valittavissa perinteinen tilisiirtolomake tai itse muokattu, yhdestä tai useammasta sarakkeesta koostuva. Sarakkeisiin seura voi itse valita tekstit.
- Ennen tallentamista voit tarkastella miltä laskupohja näyttää klikkaamalla ESIKATSELE. Järjestelmä luo mallilaskun sen hetkisen ulkoasun pohjalta.
Laskutuskategoriat
Lisää seuran laskuissa käytettävät laskutuskategoriat (esim. Kuukausimaksut, Jäsenmaksut, Kurssimaksut, Varustemaksut jne.) Kategorioita käyttämällä seuran talouden kokonaiskuvan hahmottaminen ja raportointi on helpompaa.
Klikkaa Uusi laskutuskategoria ja syötä kategorian nimi.
Laskutuskategoriat kannattaa muodostaa kirjanpidon tilikartan mukaiseksi, jolloin laskutus- ja maksuraportit saadaan helposti vietyä kirjanpitoon.
Huomaa
Voit myös järjestellä laskutuskategoriat sopivaan järjestykseen. Näin ollen toimihenkilöiden luodessa laskuja yleisin laskutuskategoria (esim. Kuukausimaksut) on listalla ensimmäisenä valittavissa, jolloin virheiden määrä pienenee. Klikkaa Järjestele laskutuskategoriat ja siirtele kategorioita avautuvan ikkunan oikean reunan hampurilaisvalikosta.
Poistaminen
Voit yhdistää laskutuskategorioita toisiinsa valitsemalla kategoriat taulun vasemmasta sarakkeesta ja Valitse toiminto Yhdistä valitut. Avautuvassa ikkunassa valitse kategoria, johon muiden kategorioiden tiedot liitetään ja Tallenna.
Näin poistettavaan kategoriaan liittyvät tilastot (esim. laskutusraportit) siirtyvät toiseen kategoriaan.
Maksutavat
Seura voi luoda omia maksutapoja järjestelmän tarjoamien rinnalle. Maksutavoille voidaan myös määrittää kirjanpitotili helpottamaan kirjanpitoa. Maksutapa voidaan valita, kun laskulle merkitään maksu käsin. Näin esimerkiksi ulkopuolisten järjestelmien kautta tulleet maksut saadaan näkyviin ja oikealle kirjanpitotilille.
Uusi maksutapa voidaan lisätä klikkaamalla +UUSI MAKSUTAPA. Seuran itseluomia maksutapoja voidaan myös poistaa tai poistaa käytöstä, mikäli näille ei enää ole tarvetta. Kokonaan poistaminen onnistuu valitsemalla maksutavan kohdalla kolmeen pisteen valikosta Poista. Pois käytöstä maksutavan saa valitsemalla kolmen pisteen valikosta muokkaa ja asettamalla aukeavasta ikkunasta Käytössä-valikko ei-tilaan.