Laskutusasetukset

Yleiset

Perusasetukset

Määrittele seuran yleiset laskutusasetukset (oletusarvot) klikkaamalla Muokkaa:

  • Oletusmaksuehto

    Määrittele, kuinka monta päivää maksuaikaa laskulle oletusarvoisesti annetaan. Toimihenkilö voi muokata maksuehtoa laskukohtaisesti laskuja luodessaan. Mikäli seuralla on käytössä Verkkolaskutus-lisäpalvelu, tulee maksuehdon olla vähintään seitsemän päivää, jotta lasku voidaan lähettää e-laskuna.

  • Oletusviivästyskorko

    Määrittele oletusviivästyskorko.

  • Käytettävät ALV-prosentit

    Valitse ne ALV-prosentit, joita seura käyttää palveluita myydessään/laskuttaessaan.

  • Laskun oletusviesti

    Näkyy laskulla. Esim. “Muista käyttää laskulla näkyvää viitenumeroa.”

Muistutusviestit

Voit määritellä muistutusviestejä erääntyneistä laskuista. Muistutusviestejä voi olla useita, ja niillä voi olla eri otsikot ja viestitekstit.

Lisää automaattisesti lähetettävä muistutusviesti valitsemalla Asetukset > Laskutus > Yleiset -sivu ja klikkaa + Uusi muistutusviesti -painiketta. Määrittele sen jälkeen seuraavat tiedot:

  • Muistutus toimitetaan: Määritä, kuinka monta päivää laskun erääntymisestä muistutus lähetetään.
  • Käytössä:
    • Kyllä – muistutus lähetetään automaattisesti.
    • Ei – muistutusta ei lähetetä.
  • Muistutusviestin aihe: Anna viestille otsikko, esimerkiksi 1. maksumuistutus, 2. maksumuistutus jne.
  • Muistutusviestin saate: Lisää vapaamuotoinen viestiteksti, joka lähetetään asiakkaalle sähköpostitse.

Muistutusviestin mukana toimitetaan aina myös alkuperäinen lasku liitteenä.

Pankkitilit

Lisää seuran pankkitilit:

  • Nimi

    Pankkitilin nimi, joka näkyy tilinvalintalistassa laskutuksen yhteydessä. Esimerkiksi Pojat 03.

  • Käytössä

    Kun valinta päällä, pankkitili on laskua tehtäessä valittavissa.

  • IBAN

    Laskulle tulostettava tilinumero kansainvälisessä muodossa.

  • BIC

    Pankin tunnistetieto.

  • Kirjanpitotili

    Mikäli seuralla on Kirjanpito-lisäpalvelu käytössä, määritä kirjanpitotili.

  • PDF-laskupohja
    • Valitse tulostettavan laskun laskupohja.

  • Jäsenten yhteydenotto-sähköposti

    Jäsenten laskuihin liittyvät yhteydenotot ohjataan tähän sähköpostiosoitteeseen. Jättämällä sähköpostiosoitteen tyhjäksi tiedot otetaan laskun ryhmältä.

Huomaa

Voit myös järjestellä pankkitilit sopivaan järjestykseen, mikäli seuralla on useita tilejä. Klikkaa Järjestele pankkitilit ja siirtele tilejä avautuvan ikkunan oikean reunan hampurilaisvalikosta.

Ensimmäiseksi kannattaa asettaa seuran päätili. Mikäli esimerkiksi joukkueenjohtaja asettaa vahingossa laskulle väärän tilin, ja jäsen maksaa laskun, tulee maksusuoritus seuran päätilille (eikä toisen joukkueen tilille). Näin ollen seuran rahastonhoitajan on helppo tehdä korjaava tilisiirto.

Huomaa

Kun toimihenkilö (esim. rahastonhoitaja) luo ryhmässä ensimmäisen laskun, valitaan pankkitilinumero. Tämän jälkeen toimihenkilön viimeisin käyttämä tilinumero on oletustilinumerona tulevissa laskuissa.

Poistaminen

Kun pankkitiliä ei enää tarvita, voidaan se poistaa käytöstä, jolloin laskua luova toimihenkilö ei voi valita kyseistä pankkitiliä laskulle. (Pankkitiliä ei voi kokonaan poistaa).

Klikkaa kolmipistevalikkoa kyseisen pankkitilin rivillä ja valitse Muokkaa. Avautuvassa ikkunassa valitse Tila-kohdassa valinta Pois käytöstä ja Tallenna.

PDF-laskupohjat

PDF-laskupohjat ovat laskun ulkoasuja, jotka voit kustomoida itse. Voit luoda useita erilaisia laskupohjia ja sitoa valitun pankkitilin laskut käyttämään tiettyä laskupohjaa.
Pankkitili on sidottu yhteen laskupohjaan ja kaikki sen laskut käyttävät valittua laskupohjaa. Mikäli laskupohjaa ei ole valittu, tulostuu laskuille myClubin oletuslaskupohja.
  • Luo uusi laskupohja klikkaamalla +UUSI LASKUPOHJA.
  • PERUSTIEDOT-välilehdellä nimeä laskupohja, valitse pankkitilit, jotka käyttävät kyseistä laskupohjaa ja täytä laskuttajan tiedot.
  • ULKOASU-välilehdellä voit muokata laskun haluamasi näköiseksi ja valita mitä tietoja laskulle tulostuu.
    • Valitse tulostuuko laskulle seuran myClubiin määrittämä logo vai erillinen kuva. Erillisen kuvan kuvasuhde on 388x107.
    • Laskulla näytettäviä tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla hammasrattaasta. Valitse valittuihin sarakkeisiin tiedot, jotka laskulle halutaan näkyviin. Järjestyksen voi valita haluamakseen siirtämällä valitut kentät haluttuun järjestykseen.
    • Alatunnisteen tyyliksi on valittavissa perinteinen tilisiirtolomake tai itse muokattu, yhdestä tai useammasta sarakkeesta koostuva. Sarakkeisiin seura voi itse valita tekstit.
  • Ennen tallentamista voit tarkastella miltä laskupohja näyttää klikkaamalla ESIKATSELE. Järjestelmä luo mallilaskun sen hetkisen ulkoasun pohjalta.

Laskutuskategoriat

Lisää seuran laskuissa käytettävät laskutuskategoriat (esim. Kuukausimaksut, Jäsenmaksut, Kurssimaksut, Varustemaksut jne.) Kategorioita käyttämällä seuran talouden kokonaiskuvan hahmottaminen ja raportointi on helpompaa.

Klikkaa Uusi laskutuskategoria ja syötä kategorian nimi.

Laskutuskategoriat kannattaa muodostaa kirjanpidon tilikartan mukaiseksi, jolloin laskutus- ja maksuraportit saadaan helposti vietyä kirjanpitoon.

Huomaa

Voit myös järjestellä laskutuskategoriat sopivaan järjestykseen. Näin ollen toimihenkilöiden luodessa laskuja yleisin laskutuskategoria (esim. Kuukausimaksut) on listalla ensimmäisenä valittavissa, jolloin virheiden määrä pienenee. Klikkaa Järjestele laskutuskategoriat ja siirtele kategorioita avautuvan ikkunan oikean reunan hampurilaisvalikosta.

Poistaminen

Voit yhdistää laskutuskategorioita toisiinsa valitsemalla kategoriat taulun vasemmasta sarakkeesta ja Valitse toiminto Yhdistä valitut. Avautuvassa ikkunassa valitse kategoria, johon muiden kategorioiden tiedot liitetään ja Tallenna.

Näin poistettavaan kategoriaan liittyvät tilastot (esim. laskutusraportit) siirtyvät toiseen kategoriaan.

Maksutavat

Seura voi luoda omia maksutapoja järjestelmän tarjoamien rinnalle. Maksutavoille voidaan myös määrittää kirjanpitotili helpottamaan kirjanpitoa. Maksutapa voidaan valita, kun laskulle merkitään maksu käsin. Näin esimerkiksi ulkopuolisten järjestelmien kautta tulleet maksut saadaan näkyviin ja oikealle kirjanpitotilille.

Uusi maksutapa voidaan lisätä klikkaamalla +UUSI MAKSUTAPA. Seuran itseluomia maksutapoja voidaan myös poistaa tai poistaa käytöstä, mikäli näille ei enää ole tarvetta. Kokonaan poistaminen onnistuu valitsemalla maksutavan kohdalla kolmeen pisteen valikosta Poista. Pois käytöstä maksutavan saa valitsemalla kolmen pisteen valikosta muokkaa ja asettamalla aukeavasta ikkunasta Käytössä-valikko ei-tilaan.

Alennusryhmät

Katso artikkeli Alennukset.

Perhealennukset

Voit määrittää seurallesi perhealennuksia erilaisin ehdoin. Kun otat perhealennukset käyttöön, jäsenet voivat itse hallinnoida, ketkä saman seuran jäsenistä kuuluvat samaan perheeseen.

Jotta jäsen voi lisätä toisen henkilön perheeseensä, hänen täytyy omistaa käyttöoikeus liitettävään jäsentiliin. Muussa tapauksessa toimihenkilö voi tehdä liittämisen.


Perhealennusten asetukset

  1. Mene Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
  2. Klikkaa Muokkaa-painiketta.
  3. Määritä halutut Perhealennukset-asetukset.

Käytössä / Pois käytöstä

    • Käytössä: Jäsentilille ilmestyy Perhealennus-sivu, josta jäsen näkee ja hallinnoi perheenjäseniä.
    • Pois käytöstä: Jäsensivustolla ei näytetä Perhealennus-sivua.

Valitse, saavatko jäsenet itse lisätä perheenjäseniään

    • Ei koskaan: Perheenjäsenten määrittely ei ole mahdollista jäsenten toimesta.
    • Toimihenkilön vahvistus vaaditaan: Jäsen voi lähettää perhepyynnön, jonka pääkäyttäjä voi hyväksyä tai hylätä kohdassa Jäsenet > Perhehakemukset.
    • Aina: Jäsen voi itse lisätä perheenjäseniä ilman vahvistusta tai tarkistuksia.

4. Paina Tallenna.

Huomaa

Perhealennuksen ehdot maaritellään Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät -sivulla.

Video-ohje

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteestasi Palautteen lähettämisessä tapahtui virhe. Yritä myöhemmin uudelleen.