Roolit (toimihenkilöiden käyttöoikeudet)

Pääkäyttäjä voi lisätä seuran toimihenkilöille käyttöoikeuksia eli rooleja seuran ryhmiin. Toimihenkilöroolilla jäsenellä on pääsy hallintapuolelle, jossa on mahdollista nähdä jäsentietoja ja muokata niitä, luoda tapahtumia, tiedotteita ja laskuttaa. Roolit, jotka ovat valittavissa:

• Pääkäyttäjä Kaikki oikeudet palvelun käyttöön (asetusten, laskujen, tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Tilinhoitaja (=Joukkueenjohtaja, Rahastonhoitaja, Taloudenhoitaja). Kaikki oikeudet lukuunottamatta asetusten muokkaaminen (laskujen, tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Valmentaja Kaikki oikeudet lukuunottamatta asetusten muokkaaminen ja laskujen hallinta (tapahtumien, tiedotteiden, jäsenien hallinta).

• Apuvalmentaja Oikeudet luoda ja muokata tapahtumia, tapahtumailmoittautumisia ja seurata läsnäoloja, lähettää viestejä ja luoda tiedotteita sekä jäsenien hallinta ilman muokkaus-oikeutta.

• Kauppavastaava Oikeudet hallinnoida verkkokaupan tilauksia.

• Korttivastaava Oikeudet hallinnoida korttituotteiden tilauksia.

• Vuorosuunnittelija Oikeudet seuratasolla hallinnoida vuoroja, vuorolaskutusta ja vuorosuunnittelun asetuksia.

• Vuorovaraaja Oikeudet ryhmätasolla selata ja hallinnoida myönnettyjä vuoroja.

Roolin lisääminen

1. Klikkaa Lisää rooli ja etsi jäsen, jolle haluat roolin myöntää.

2. Klikkaa Lisää rooli. (Mikäli jäsenellä on rooleja johonkin ryhmään, näet ne tässä näkymässä.)

3. Valitse valikosta ryhmä, johon rooli lisätään. Huomaa, että roolit peritytyvät ryhmästä aina sen aliryhmiin.

4. Valitse valikosta rooli ja Tallenna. Kyseisellä jäsenellä on rooli heti käytössä.

Huomaa

Voit tarkastella tietyn ryhmän toimihenkilöiden rooleja valitsemalla ryhmän yläreunan ryhmänavigaatiosta. Voit myös suodattaa henkilöitä ryhmän, roolin tai luomispäivän perusteella.

Esimerkkiseura

• Uintiseura ry

  • Kurssilaiset

  • Kilpauinti

Jos myönnät valitulle jäsenelle Tilinhoitaja-käyttöoikeuden pääryhmään Uintiseura ry, saa henkilö Tilinhoitaja-käyttöoikeudet kaikkiin seuran ryhmiin

Jos taas myönnät henkilölle Tilinhoitaja-käyttöoikeuden vain ryhmään Kilpauinti, saa henkilö Tilinhoitaja-käyttöoikeudet vain ryhmään Kilpauinti

Huomaa

Tilinhoitaja voi luoda laskuja myös yksittäisille henkilöille ryhmiensä ulkopuolelta. Tämä tapahtuu laskun luontinäkymästä hakemalla vastaanottajia nimihaulla. Näin joukkueella on mahdollisuus laskuttaa esimerkiksi yhteistyökumppaneita tai toisia joukkueita.

Huomaa

Kun jäsen ei enää tarvitse toimihenkilön käyttöoikeutta esimerkiksi rahastonhoitajan vaihtuessa, tulee rooli poistaa. Vain aktiivisilla toimihenkilöillä on oikeus nähdä esimerkiksi seuran jäsen- ja laskutustietoja.

Klikkaa henkilön nimeä taulussa ja poista rooli klikkaamalla roskakori-kuvaketta.

Henkilötietolaki

Rooleja ja käyttöoikeuksia hallitessa pääkäyttäjän tulee huomioida henkilötietolain noudattaminen (Voit tutustua henkilötietolakiin tarkemmin täältä). Käyttöoikeudet tulee määritellä ja rajata toimihenkilöille siten, että käyttöoikeus ja toiminnot kattavat vain ne osat, jotka kuuluvat toimihenkilön asiallisen toimen piiriin jäsen asioiden hoitamiseksi. Lisäksi tulee huolehtia käyttöoikeuksien ajanmukaisesta poistamisesta ja hallinnasta kun toimihenkilön jäsenasioiden hoitamisvastuu muuttuu tai päättyy.

Käyttöoikeuksien hallintaprosessi on hyvä dokumentoida ja vastuut määrittää seurassa.

myClub-palveluntarjoajalla oikeus purkaa palvelun käyttöoikeus tilanteissa, joissa ilmenee syytä epäillä että Palvelun tilaaja rikkoo henkilötietolakia.

Video-ohje