Jäsenyydet ja palvelut - Sopimukset

Sopimukset luodaan aina tietylle jäsenyydelle tai palvelulle. Ennen kuin voit luoda sopimuksia, sinun on määritettävä järjestelmään seurassa käytössä olevat jäsenyydet ja palvelut. Ne määrittävät, miten sopimukset laskutetaan.

Jäsenyydet

Jäsenyys-käsite määrittää, millaisesta jäsenyydestä sopimuksessa on kyse. Esimerkkejä näistä voisi olla: Jäsen, kannattajajäsen tai aikuiset, lapset, eläkeläiset. Jäsenyys toimii päätason sopimuksena ja Jäsenellä voi olla kerrallaan vain yksi aktiivinen jäsenyyssopimus. Jäsenyyssopimuksen alla voi olla sitten useita eri palvelusopimuksia. Jäsenyystyyppien käyttö ei ole pakollista; erityisesti pienemmille seuroille voi olla järkevämpää käyttää pelkkiä palveluita.

Palvelut

Palvelu on seuran tarjoama varsinainen urheilutoiminta tai lisäpalvelu. Esimerkkeinä: uinti, voimistelu, jalkapallo, kuntosali tai pienemmällä joukuetasolla Pojat-20, Tytöt-19 Palveluita voidaan tarjota joko tietyn jäsenyystyypin yhteydessä tai erikseen.

Jäsenyyden ja palvelun yhdistäminen

Kullekin jäsenyydelle voidaan määrittää, mitä palveluita siinä tarjotaan ja millä hinnalla. Voit esimerkiksi asettaa, että uintia tarjotaan vain "Lapset"-jäsenyystyypille ja seniorijumppaa vain eläkeläisille.

Yhteiset asetukset

Seuraavat asetukset ovat käytettävissä sekä jäsenyystyypeille että palveluille.

Perustiedot

• Nimi: Nimen on oltava yksilöllinen, eli samaa nimeä ei voi käyttää usealle jäsenyydelle tai palvelulle.
• Aktiivinen: Määrittää, voidaanko luoda uusia sopimuksia. Tämä ei vaikuta jo olemassa oleviin sopimuksiin tai niiden uusimiseen.
• Itsepalvelussa: Määrittää, voiko tätä jäsenyyttä tai palvelua koskevia sopimushakemuksia luoda itsepalvelussa. Tämä on hyödyllinen asetus silloin, kun halutaan myöntää esimerkiksi kunniajäsenyyksiä ilman, että jäsenet voivat itse hakea niitä.
• Sopimusten oletusryhmä: Voi määrittää mihin ryhmään sopimus tallennetaan. Mikäli valintaa ei ole, tallentuu sopimus ryhmään, jossa se on luotu. 
• Lyhyt kuvaus: Tämä kompakti tieto näytetään itsepalvelun etusivulla, ja se voi sisältää esimerkiksi ikärajoja tai muuta ohjaavaa tietoa asiakkaalle.
• Kuvaus: Tämä näytetään itsepalvelussa pidempänä lisätietona. Tässä voit kuvata jäsenyyden tai palvelun tarkemmin ja käyttää tekstin muotoiluja sekä kuvia.

Laskutusasetukset ja aloitusmaksu

• Pankkitili: Sopimusten maksut ohjataan valitulle pankkitilille.
• Laskutuskategoria: Tässä voit valita laskuriveille käytettävän laskutuskategorian , jolloin laskutus kirjautuu halutuille kirjanpitotileille.
• ALV %: Käytettävä arvonlisäverokanta. Kaikki hinnat ilmoitetaan aina bruttosumina (sisältäen arvonlisäveron).
• Oletus laskutuspäivä: Luotujen laskujen kirjauspäivä. Laskuja voidaan luoda manuaalisesti myös muuna ajankohtana.
• Aloitusmaksu: Jäseneltä peritään tämä maksu kerran sopimuksen luonnin yhteydessä.

Sopimustyyppi

• Kuukausia myöntämisestä, kertaluonteinen: Sopimus alkaa vapaasti määritettävänä ajankohtana ja päättyy automaattisesti sopimuskauden lopussa. Tämä valinta on valittavissa vain palveluissa.
• Kuukausia myöntämisestä, toistuva: Sopimus alkaa vapaasti määritettävänä ajankohtana ja uusiutuu automaattisesti ennen sopimuskauden päättymistä. Tätä tyyppiä voidaan käyttää esimerkiksi kuntosalisopimuksissa, jotka alkavat minä tahansa päivänä ja uusiutuvat automaattisesti.
• Määritetty aikaväli: Sopimus alkaa valitun kuukauden alussa ja päättyy valitun kuukauden lopussa. Tämä valinta on valittavissa vain palveluissa.
• Määritetty aikaväli, toistuva: Sopimus alkaa valitun kuukauden alussa ja uusiutuu automaattisesti ennen päättymistään. Seura voi valita kauden pituuden (esim. neljännesvuosittain, puolivuosittain tai kuukausittain).

Irtisanomisaika

Automaattisesti uusiutuvissa sopimuksissa irtisanomisaika voidaan määrittää alkavaksi joko heti irtisanomishetkestä tai vasta kuluvan sopimuskauden päättyessä.

Jatkokaudet

Toistuvissa sopimuksissa ensimmäisen kauden jälkeisen jatkokauden pituus voidaan tarvittaessa määrittää erimittaiseksi alkuperäiseen kauteen nähden. Myös jatkokauden irtisanomisaika on mahdollista määritellä erilaiseksi.

Hinnat ja laskutusjakso

Kullekin laskutusjaksolle voidaan määrittää oma hinta. Näin esimerkiksi kuukausittaisesta laskutuksesta voidaan periä suhteessa korkeampaa hintaa kuin vuosittaisesta laskutuksesta. Ilmoitettu hinta koskee aina koko laskutuskautta. Jos esimerkiksi kuukausimaksu on 10 € ja se maksetaan kerran vuodessa, laskutuskauden hinta on 12 × 10 € = 120 €. Laskettu kuukausittainen maksu näytetään lisätietona. 

Voit määrittää jokaisen laskutusjakson kohdalla erikseen, voivatko harrastajat valita sen itsepalvelussa. Voit halutessasi rajata osan laskutusjaksoista vain toimihenkilöiden käyttöön.

Lisäasetukset

Jäsenyydet: Määrittää, mille jäsenyyksille palvelu on saatavilla. Asetus on näkyvissä palvelun asetuksissa, jos järjestelmään on luotu vähintään yksi jäsenyys.

Jäsenyyshinnat: Kullekin jäsenyydelle voidaan määrittää oma hinta. Jos erillistä hintaa ei määritetä, käytetään palvelun oletushintaa. Toiminnallisuus on käytettävissä, kun palvelu on liitetty vähintään yhteen jäsenyyteen.

Alennukset: Alennukset-välilehdellä voidaan määrittää laskutuskausikohtaisia alennuksia seuran määrittelemille alennusryhmille.

Automaatio

Sopimusautomaation avulla säästät paljon manuaalista työtä. Voit määrittää, että voimassa olevan sopimuksen omaavat jäsenet lisätään automaattisesti tiettyyn ryhmään. Lisäksi voit asettaa järjestelmän myöntämään jäsenelle automaattisesti digitaalisen korttituotteen (esim. kulunvalvontaa varten) sopimuksen voimassaoloajaksi.

Automaattinen ryhmäjäsenyys

Voit varmistaa, että voimassa olevan palvelu- tai jäsenyyssopimuksen tehneet jäsenet kuuluvat aina oikeaan ryhmään.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Palvelut.
2. Avaa haluamasi palvelun asetukset (esim. napsauttamalla palvelun nimen vieressä olevaa kolmea pistettä ja valitsemalla Muokkaa).
3. Siirry Automaatio-välilehdelle.
4. Valitse Automaattinen ryhmäjäsenyys -pudotusvalikosta toinen seuraavista vaihtoehdoista:
   • Sopimuksen ryhmä: Jäsen pysyy automaattisesti siinä ryhmässä, johon sopimus on liitetty.
   • Valittu ryhmä: Järjestelmä siirtää jäsenen erikseen valitsemaasi ryhmään sopimuksen voimassaoloajaksi.
5. Napsauta Tallenna.

(Voit tehdä vastaavat määritykset myös jäsenyyksille kohdassa Sopimukset > Jäsenyydet.)

Korttituotteiden automaattinen myöntäminen

Voit linkittää sopimuksia korttituotteisiin. Tällöin jäsen saa voimassa olevan sopimuksen perusteella automaattisesti korttituotteen, jota voidaan käyttää esimerkiksi tapahtumiin osallistumisen valvontaan. Kun sopimus päättyy, järjestelmä peruuttaa kortin automaattisesti, jolloin se ei ole enää voimassa.

Huomaa: Tämä ominaisuus on käytettävissä vain, jos seurasi on tilannut Tuotteet-lisäpalvelun.

Jotta voit valita korttituotteen palvelun asetuksissa, sinun on ensin luotava se sopimuspohjaisena tuotteena.

Sopimuspohjaisen tuotteen luominen:

1. Siirry kohtaan Tuotteet > Hallinta.
2. Napsauta oikeasta yläkulmasta Uusi tuote.
3. Syötä korttituotteen nimi ja perustiedot.
4. Valitse Voimassaolon tyyppi -kohdasta asetus Sopimuspohjainen.
5. Napsauta Tallenna. Tuotteen voimassaolo mukautuu nyt aina täsmälleen sopimuskauden mukaiseksi.

Tuotteen linkittäminen palveluun:

1. Palaa kohtaan Sopimukset > Palvelut ja avaa palvelusi asetukset uudelleen.
2. Siirry Automaatio-välilehdelle.
3. Avaa Linkitetyt tuotteet -pudotusvalikko.
4. Valitse juuri luomasi korttituote.
5. Napsauta Tallenna.

Aina kun jäsenelle myönnetään kyseinen sopimus, järjestelmä myöntää linkitetyn korttituotteen tästä edespäin automaattisesti.

(Sama toiminto on käytettävissä myös jäsenyyksille kohdassa Sopimukset > Jäsenyydet.)