Johdanto sopimuksiin

TULOSSA PIAN ...

Esittely

Sopimukset-ominaisuuden avulla hallinnoit jäsenyyksiä, palvelusopimuksia ja toistuvaa laskutusta keskitetysti ja vaivattomasti. Määritä jäsenyyden tai palvelun laskutusperusteet vain kerran, ja järjestelmä hoitaa loput. Automatisoimalla rutiinit säästät toimihenkilöiden aikaa joka kuukausi ja vähennät manuaalisen työn tarvetta.

Voit antaa harrastajien hoitaa tilauksensa kätevästi itsepalveluna verkossa, tai vaihtoehtoisesti hallinnoida sopimuksia täysin toimihenkilöiden toimesta.

Tärkeimmät ominaisuudet

• Automaattinen ja joustava laskutus: Järjestelmä hoitaa toistuvat maksut halutuilla laskutussykleillä ja irtisanomisajoilla. Laskutus huomioi automaattisesti erilaiset alennusryhmät (esim. perhe-, opiskelija- ja eläkealennukset), sopimustauot sekä kesken kauden mukaan liittyneet harrastajat.
• Oikeuksien ja jäsenyyksien automatisointi: Harrastajan ryhmäjäsenyydet ja käyttöoikeudet voidaan sitoa suoraan sopimuksen tilaan. Kun sopimus on voimassa, harrastaja voidaan liittää automaattisesti valitun ryhmän jäseneksi tai hänelle voidaan myöntää sähköinen korttituote. Kortin avulla voidaan kontrolloida esimerkiksi oikeutta ilmoittautua ja osallistua tapahtumiin sekä hallinnoida kulkuoikeuksia seuran tiloihin. Kun sopimus päättyy, myös ryhmäjäsenyydet ja korttituotteet poistuvat automaattisesti.
• Sujuva itsepalvelu: Mahdollista verkossa toimiva hakuprosessi, jossa harrastaja voi itse hakea seuran jäsenyyttä, solmia palvelusopimuksia, tilata lisäpalveluita tai irtisanoa sopimuksensa. Toimihenkilöt voivat tarkistaa, hyväksyä, muokata tai hylätä saapuneet hakemukset.

Yleisimmät käyttökohteet

Sopimukset mukautuvat täydellisesti yhdistyksen tai seuran arkeen ja toistuvaismaksuihin. Ominaisuus sopii erinomaisesti esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin:

• Uusien jäsenhakemusten vastaanotto ja käsittely
• Säännöllinen jäsenmaksujen laskutus
• Joukkueiden ja ryhmien kuukausittaiset toimintamaksut
• Kamppailuseurojen tai kuntosalien kausimaksut
• Seuran tilojen toistuvat vuokramaksut

Ota Sopimukset-lisäpalvelu käyttöön ja laita seurasi rutiinit autopilotille jo tänään!

Käyttöönotto

Seuran pääkäyttäjä voi tilata Sopimukset-lisäpalevelun kohdassa Asetukset > Lisäpalvelut, minkä jälkeen toiminnot ovat Pääkäyttäjä- ja Rahastonhoitaja-rooleissa olevien käyttäjien saatavilla.

Sopimusasetukset

Sopimusten perusasetukset voidaan määrittää kohdassa Sopimukset > Asetukset.

• Sopimusten laskujen julkaisu:
  • Luo laskut luonnostilaan: Laskut luodaan luonnoksiksi, ja ne täytyy julkaista erikseen itse. Tätä asetusta suositellaan silloin, kun sopimuslaskuja luodaan ensimmäistä kertaa, jotta voidaan tarkistaa ja varmistaa laskutuksen käynnistyvän oikein. Näin seuralle jää vielä mahdollisuus tehdä muutoksia laskuihin sekä jäsenyys- ja/tai palveluasetuksiin.
  • Julkaise laskut automaattisesti: Laskut lähetetään sopimuksen perusteella automaattisesti oikeaan aikaan. Tätä asetusta suositellaan sen jälkeen, kun ensimmäiset laskutuskierrokset on suoritettu onnistuneesti. Tästä eteenpäin kaikki hoituu automaattisesti.
• Laskut luodaan ryhmään: Saman ryhmän sopimukset yhdistetään aina yhdelle laskulle. Toisin sanoen jäsenelle luodaan vain yksi lasku hänen kaikista samaan ryhmään kuuluvista sopimuksistaan. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, lasku luodaan aina sopimuksen omaan ryhmään.
• Päivitä hinta automaattisesti: Tässä määritetään, päivitetäänkö sopimuksen hinta sopimusta uusittaessa vai jokaisen laskutuksen yhteydessä. Mikäli seuralla on käytössä alennusryhmiä, tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että alennuskriteerin muuttuessa harrastajan maksu päivitetään joko vasta sopimuksen uusiutuessa (valinta: Vain kun sopimus uusiutuu) tai heti seuraavan laskun yhteydessä (valinta: Kun sopimus laskutetaan).
• Salli jäsenten irtisanoa sopimus: Jos tämä vaihtoehto on valittu, jäsenet voivat itse irtisanoa olemassa olevat sopimuksensa määritettyjen irtisanomisaikojen puitteissa omalta jäsensivultaan.

Itsepalvelun asetukset

• Itsepalvelu käytössä:
  • Ei: Harrastajat eivät voi itsenäisesti luoda sopimushakemuksia tai ottaa palveluita käyttöön.
  • Kyllä: Nykyiset ja uudet jäsenet voivat itse luoda sopimushakemuksia. Seuran toimihenkilöiden tulee tämän jälkeen vielä hyväksyä hakemukset.
• Pääsy itsepalveluun: Jos itsepalvelu on käytössä (Kyllä), valittavana on kaksi vaihtoehtoa:
  • Vain linkki: Harrastajat pääsevät ilmoittautumislomakkeelle vain, kun heillä on tiedossaan kyseinen linkki. Linkki on kopioitavissa kohdassa Linkki itsepalvelulomakkeeseen.
  • Linkki ja avoin ilmoittautumislomake: Seuran myClub-etusivulle ilmestyy painike Rekisteröidy ja liity jäseneksi. Näytettävä linkki voidaan myös upottaa seuran omille verkkosivuille tai jakaa sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa.
• Tervetuloa-kuvaus: Tämä teksti näytetään itsepalvelurekisteröinnin etusivulla. Sen tulisi sisältää yleistä tietoa seurasta sekä erilaisista hinnoista ja jäsenyystyypeistä.
• Kiitos-kuvaus: Tämä teksti näytetään sopimushakemuksen onnistuneen lähettämisen jälkeen. Sen tulisi sisältää tietoa seuraavista vaiheista, kuten esimerkiksi siitä, kuinka usein toimisto käsittelee hakemuksia ja mikä on arvioitu käsittelyaika.

Sopimustodistuksen asettelu

Sopimustodistuksen avulla jäsen voi osoittaa, mitkä voimassaolevat sopimukset hänellä on seuran kanssa, sopimuksen aloitus ja päättymisajat sekä kuukausittainen hinta. Sopimistodistus voi siis toimia  jäsentodistuksena, jota voidaan hyödyntää esimerkiksi erilaisten tukihakemusten liitteenä. Todistuksen voi tulostaa joko jäsen itse omilta sivuiltaan, tai toimihenkilö voi tulostaa sen hänen puolestaan. Voit määrittää todistukselle seuraan määrittelmän otsikon ja johdantotekstin. 

• Otsikko: Määritä tähän jäsentodistuksella näytettävä otsikko. Esimerkiksi “Jäsentodistus”
• Johdanto: Kirjaa tähän vapaamuotoinen teksti, joka tulostuu todistuksen alkuun. Esimerkiksi “Tällä asiakirjalla todistetaan, että alla mainittu henkilö on seuramme aktiivinen jäsen. Todistukseen on listattu henkilön voimassa olevat sopimukset ja hänen käyttämänsä palvelut.”

Esikatselu-painikkeesta voit esikatsella jäsensopimuksen ulkoasua.