Laskutus ja alennukset – Sopimukset

Laskutus

Automaattinen laskutus Järjestelmä luo sopimuksista laskut automaattisesti sopimuksen asetusten perusteella. Laskutuksen ajankohta voidaan määrittää asetuksissa. Lisäksi voit valita, luodaanko laskut luonnoksina vai julkaistaanko ne välittömästi.

Luonnoksina luodut laskut voidaan vielä tarkistaa seuran toimesta, minkä jälkeen ne on julkaistava manuaalisesti.

Huomaa: Jos jäseneltä laskutetaan samanaikaisesti useita sopimuksia, ne yhdistetään yhdelle yhteiselle laskulle. Edellytyksenä on, että sopimukset käyttävät samaa pankkitiliä ja kuuluvat samaan ryhmään. Sopimuksista, joiden hinta on 0 €, ei luoda laskua.

Manuaalinen laskutus Tarvittaessa sopimukset voidaan laskuttaa myös etukäteen, esimerkiksi silloin, jos jäsen haluaa maksaa koko vuoden maksun kerralla. Manuaalinen laskutus tehdään valitsemalla Uusi lasku joko yksittäisen sopimuksen kolmen pisteen valikosta tai hyödyntämällä massatoimintoa.

Massatoimintoa käytettäessä voidaan lisäksi valita, tehdäänkö laskutus tiettyyn päivämäärään saakka vai koko kaudelta. Tässä tapauksessa laskutuspäivämäärää mukautetaan sopimuksen mukaisesti.

Merkitse maksetuksi

Jos sopimuksia tuodaan toisesta järjestelmästä, on todennäköistä, että ne on jo osittain laskutettu vanhassa järjestelmässä. Jotta jäseniltä ei laskuteta samaa kautta kahteen kertaan, sopimus voidaan merkitä maksetuksi tiettyyn päivämäärään asti. Tämä toiminto on käytettävissä sopimuksen kolmen pisteen valikosta tai massatoimintona.

Alennukset

Sopimuksia luotaessa voidaan hyödyntää alennusryhmiä, joiden avulla jäsenille määritetään alennettuja hintoja. Ennen kuin alennuksia voidaan lisätä sopimuksille, alennusryhmät on määritettävä järjestelmään.

Alennusryhmiä voidaan lisätä sekä jäsenyyksille että palveluille Alennukset-välilehdellä. Jokaiselle laskutuskaudelle voidaan määrittää eri alennusryhmiä.

Hinnanmuutokset

Sopimuksen voimassaoloaikana alennuksen edellytykset voivat muuttua. Jäsen on voinut esimerkiksi sopimuksen alkaessa olla alle 18-vuotias ja saada siten alaikäisten alennuksen. Kun jäsen täyttää 18 vuotta eikä alennus enää päde, hinta päivitetään asetusten mukaisesti joko sopimuksen uusiutuessa tai seuraavan laskutuksen yhteydessä.

Kuinka alennukset lasketaan Alennukset lasketaan aina dynaamisesti – eli tarkalleen sillä hetkellä, kun laskutusluonnos luodaan. Laskenta tapahtuu seuran itse määrittämien alennusryhmäsääntöjen perusteella. Koska tiedot voivat muuttua milloin tahansa (esimerkiksi jäsenen arvon muutos, vanheneminen jne.), tulevia alennuksia ei voida laskea etukäteen.

Sovellusesimerkkejä alennuksista

Seuraavat esimerkit esittelevät muutamia tyypillisiä tapoja hyödyntää alennusryhmiä sopimuksissa.

1. Jäsenmaksu alle 18-vuotiaille

Aikuisten ja alaikäisten harrastajien erottamiseksi on suositeltavaa luoda alaikäisille oma alennusryhmänsä.

Alennusryhmän luominen: Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus ja avaa Alennusryhmät-välilehti.
Suodattimen määrittäminen: Napsauta Uusi alennusryhmä. Anna ryhmälle nimi (esim. "Alle 18-vuotiaat") ja valitse suodattimeksi ehto Ikä on [ tyhjä ] - 17.
Jäsenyyden luominen: Luo kohdassa Sopimukset > Jäsenyydet jäsenyys, esimerkiksi nimellä ”Seuran jäsen”. Siirry Alennukset-välilehdelle ja lisää haluamasi alennus ”Alle 18-vuotiaat” -alennusryhmälle.

Mitä käytännössä tapahtuu? Henkilöt, jotka kuuluvat ”Alle 18-vuotiaat” -alennusryhmään, saavat automaattisesti alennetun hinnan. Muut saavat normaalihintaisen laskun.

2. Seuran jäsenet vs. ulkopuoliset

Seuran omien jäsenten ja ulkopuolisten osallistujien hintoja voidaan erottaa toisistaan. Tämä on hyödyllistä erityisesti silloin, kun seuran jäsenille halutaan tarjota jäsenalennus esimerkiksi seuran jääkiekkoleirille, ja ulkopuolisille osallistujille pidetään erillinen, korkeampi hinta.

Jäsenyyden luominen: Luo kohdassa Sopimukset > Jäsenyydet jäsenyys nimeltä ”Seuran jäsen”.
Alennusryhmän luominen: Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus ja avaa Alennusryhmät-välilehti.
Suodattimen määrittäminen: Napsauta Uusi alennusryhmä. Anna ryhmälle nimi (esim. "Jäsenalennus") ja valitse suodattimeksi ehto Sopimus on voimassa: "Seuran jäsen".
Laskutustuotteen luominen: Luo laskutustuote (esim. ”Jääkiekkoleiri”) sivulla Laskutus > Tuotteet. Määritä tuotteelle normaali hinta ja lisää sen lisäksi esim. 10 % alennus "Jäsenalennus"-alennusryhmälle.
Tapahtuman luominen: Tee leiri-ilmoittautumistapahtuma tai -kurssi. Valitse Maksut-välilehdellä tapahtuma maksulliseksi, täytä laskutustiedot ja yhdistä se luomaasi ”Jääkiekkoleiri”-tuotteeseen.

Mitä käytännössä tapahtuu? Kun leirille ilmoittaudutaan, ne henkilöt, joilla on voimassa oleva "Seuran jäsen" -sopimus, saavat automaattisesti alennuksen. Muut maksavat normaalin hinnan.

3. Perhealennus

Perhealennuksien hyödyntäminen sopimuksissa on erittäin kätevää silloin, kun halutaan antaa alennus, joka perustuu perheenjäsenten lukumäärään. Esimerkiksi: ensimmäinen perheenjäsen (yleensä vanhin) maksaa täyden hinnan ja seuraavat saavat 20 % alennuksen.

Palvelun luominen: Luo kohdassa Sopimukset > Palvelut tavallinen normaalihintainen palvelu (esim. ”Voimistelun kausimaksu 100 €”).
Alennusryhmän luominen: Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus ja avaa Alennusryhmät-välilehti.
Suodattimen määrittäminen: Napsauta Uusi alennusryhmä. Anna ryhmälle nimi (esim. "Perhealennus 20 %") ja valitse suodattimeksi ehto Järjestys perheessä: 2 - [ tyhjä ]. Valitse tähän myös aiemmin luomasi sopimus (esim. Voimistelun kausimaksu).
Alennuksen käyttöönotto: Palaa takaisin palveluihin ja lisää tämä uusi alennusryhmä haluamallesi sopimukselle. Valitse alennuksen tyypiksi Prosenttialennus (20 %). Napsauta Tallenna.

Mitä käytännössä tapahtuu?

Kun ensimmäiseksi perheenjäseneksi merkitty henkilö (yleensä vanhin) tilaa Voimistelun kausimaksu -sopimuksen, hän maksaa normaalin 100 € hinnan.
Kun toinen saman perheen jäsen tekee saman sopimuksen, järjestelmä tunnistaa perheyhteyden. Koska hän on perhemäärittelyssä toinen (tai myöhempi), hän saa automaattisesti 20 % alennuksen.
Automaattinen päivitys: Mikäli perheen ensimmäinen jäsen poistuu seurasta, toinen perheenjäsen nousee järjestelmässä automaattisesti ensimmäiseksi. Seuraavan kerran, kun alennusryhmä tarkastetaan järjestelmän tai toimihenkilön toimesta, muuttuu kyseisen henkilön palvelumaksu automaattisesti täysimääräiseksi.

Huomaa: Jotta tämä automaatio toimii moitteettomasti, kyseisten henkilöiden on oltava linkitetty toisiinsa järjestelmän perhetoiminnon avulla (Asetukset > Laskutus > Perhealennukset).

4. Perhealennukset ja perheen yhteishinta

Joissain seuroissa peritään kiinteä yhteishinta koko perheeltä (esim. normaalihinta on 12 €/kk ja perhehinta kaikille yhteensä 20 €/kk). Alennusryhmien ja erityisen "Perheenjäsenellä on voimassa oleva sopimus" -suodattimen avulla tämä voidaan täysin automatisoida.

Periaate: Yksi perheenjäsen ottaa perhesopimuksen ja maksaa täyden hinnan. Tämän jälkeen kaikille muille perheenjäsenille myönnetään 100 % alennus. Seuralta ei vaadita manuaalista työtä, ja perheet voivat hallinnoida tilauksiaan täysin itse.

Palveluiden luominen: Luo kohdassa Sopimukset > Palvelut tavallinen normaalihintainen palvelu (esim. 12 €) ja erillinen perhepalvelu (esim. 20 €).
Alennusryhmän luominen: Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus ja avaa Alennusryhmät-välilehti.
Suodattimen määrittäminen: Napsauta Uusi alennusryhmä. Anna ryhmälle nimi (esim. "Maksuton perhesopimuksen kautta") ja valitse suodattimeksi ehto Perheenjäsenellä on voimassa oleva sopimus. Valitse tähän aiemmin luomasi perhesopimus (perhepalvelu).
Alennuksen käyttöönotto: Palaa takaisin palveluihin ja lisää tämä uusi alennusryhmä vastaaviin sopimuksiin. Valitse alennuksen tyypiksi joko Alennettu hinta (0 €) tai Prosenttialennus (100 %). Napsauta Tallenna.

Mitä käytännössä tapahtuu? Kun perhe valitsee perhesopimuksen, ensimmäinen perheenjäsen tilaa tämän palvelun ja maksaa normaalin 20 € hinnan. Heti kun joku toinen saman perheen jäsen tekee sopimuksen, järjestelmä tunnistaa perheyhteyden ja tarkistaa suodattimen. Koska yhdellä perheenjäsenellä on jo perhesopimus, kaikkien muiden perheenjäsenten hinta putoaa automaattisesti 0 euroon.