Jäsenten itsepalvelurekisteröinti - Sopimukset

Itsepalvelurekisteröinnin avulla jäsenet täyttävät ja lähettävät sopimushakemuksensa verkossa. Toimihenkilönä tarkistat saapuneet hakemukset, muokkaat tietoja tarvittaessa ja hyväksyt tai hylkäät ne. Kaikki vaiheet hoituvat digitaalisesti, joten paperilomakkeita ja tietojen manuaalista syöttämistä ei tarvita.

Itsepalvelurekisteröinnin käyttöönotto

Määritä ensin, voivatko jäsenet rekisteröityä itse ja miten rekisteröityminen tapahtuu.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Asetukset > Sopimusasetukset ja klikkaa Muokkaa.
2. Aseta Itsepalvelu käytössä -kohta Kyllä-tilaan.
3. Valitse Pääsy itsepalveluun -kohdasta, miten jäsenet pääsevät itsepalveluun.
4. Valitse Näytä alennusryhmän valinta uusille jäsenille -kohdasta, valitsevatko uudet jäsenet alennusryhmänsä rekisteröityessään.
5. Kirjoita Tervetuloa-kuvaus ja Kiitos-kuvaus. Viesti kun asiakas aloittaa hakemuksen tekemisen ja viesti kun hakemus on lähetetty.
6. Klikkaa Tallenna.

Itsepalvelun asetukset:

• Itsepalvelu käytössä: Valitse Kyllä, kun haluat ottaa sopimusten itsepalvelun käyttöön.
• Linkki itsepalvelulomakkeeseen: Kopioi linkki Kopioi-painikkeella ja jaa se esimerkiksi seuran verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa.
• Pääsy itsepalveluun: 
  • Valitse Vain linkki, kun itsepalvelu on saatavilla vain jakamasi linkin kautta.
  • Valitse Linkki ja avoin rekisteröintilomake, kun itsepalvelu on saatavilla linkin kautta ja korvaa myös avoimen rekisteröintilomakkeen etusivun.
• Näytä alennusryhmän valinta uusille jäsenille: 
  • Valitse Kyllä, kun uudet jäsenet valitsevat alennusryhmänsä rekisteröityessään ja näkevät hinnat valitun alennusryhmän mukaisina.
  • Valitse Ei, kun et halua näyttää alennusryhmän valintaa. Jäsenyyksien ja palveluiden hinnat ja hakemuksen yhteenveto näkyvät tällöin normaalihintoina, ja hakemus tallentuu ilman toivottua alennusryhmää.
• Tervetuloa-kuvaus: Teksti, jolla itsepalvelu toivottaa jäsenet tervetulleiksi.
• Kiitos-kuvaus: Teksti, joka näytetään kun asiakas on hakemuksen lähettänyt.

Jäsenyyksien, palveluiden ja alennusryhmien näkyvyys

Määritä seuraavaksi, mitkä jäsenyydet, palvelut ja alennusryhmät näkyvät itsepalvelussa.

1. Avaa haluamasi jäsenyyden tai palvelun asetukset ja määritä, näkyykö se itsepalvelussa.
2. Määritä jokaiselle jäsenyyden tai palvelun laskutusjaksolle, näkyykö se itsepalvelussa.
3. Järjestä jäsenyydet ja palvelut haluamaasi järjestykseen listanäkymän Muuta järjestystä -painikkeella.
4. Jos alennusryhmän valinta on käytössä, siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät ja määritä jokaiselle alennusryhmälle, onko se julkinen (Näkyvyys kaikille) vai näkyykö se vain sisäänkirjautuneille jäsenille.

Palvelun valinnan vaatiminen itsepalvelussa

Voit vaatia, että jäsen valitsee itsepalvelussa jäsenyyden lisäksi vähintään yhden palvelun. Teet asetuksen jäsenyyskohtaisesti, joten voit vaatia palvelun valinnan vain tietyissä jäsenyyksissä.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Jäsenyydet.
2. Avaa muokattavan jäsenyyden asetukset tai luo uusi jäsenyys.
3. Aseta Perustiedot-välilehdellä kohta Vaadi palvelun valinta itsepalvelussa Kyllä-tilaan.
4. Klikkaa Tallenna.

Sopimushakemuksen tekeminen

Hakemuksen tekeminen vaihtelee sen mukaan, onko henkilöllä jo jäsentili seurassasi:

• Uudet jäsenet: Syöttävät rekisteröityessään perustietonsa ja valitsevat haluamansa jäsenyyden ja palvelut.
• Alennusryhmä: 
  • Jos Näytä alennusryhmän valinta uusille jäsenille on Kyllä-tilassa, uudet jäsenet valitsevat rekisteröityessään myös alennusryhmänsä (esim. "Alle 18-vuotiaat" tai "Perhealennus"). myClub näyttää jäsenyyksien ja palveluiden hinnat valitun alennusryhmän mukaisesti.
  • Jos asetus on Ei-tilassa, uudet jäsenet eivät valitse alennusryhmää ja näkevät normaalihinnat.
• Nykyiset jäsenet: Jäsenet, joilla on jo jäsentili seurassasi, tekevät uuden hakemuksen kohdassa [Jäsenen nimi] > Sopimukset. He eivät valitse alennusryhmää, sillä myClub huomioi sisäänkirjautuneen jäsenen alennusryhmän automaattisesti.

Hakemusten käsittely

Kaikki lähetetyt hakemukset kertyvät keskitetysti toimihenkilön tarkistettavaksi. Hakemuslista näyttää oletuksena hakemukset, jotka odottavat käsittelyä tai vaativat tarkistusta.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Hallinta > Hakemukset.
2. Avaa haluamasi hakemus.
3. Tarkista tiedot ja muokkaa niitä tarvittaessa. Jos alennusryhmän valinta on käytössä, näet jäsenen toivoman alennusryhmän hakemuksessa.
4. Käsittele hakemus hyväksymällä tai hylkäämällä se.  Voit lähettää tässä yhteydessä asiakkaalle aiheeseen liittyvän viestin.

Sopimusten hintojen tarkistaminen, kun alennusryhmä ei vastaa toivottua

Jos jäsen on valinnut rekisteröityessään alennusryhmän, joka ei vastaa myClubin jäsentietojen perusteella laskemaa alennusta, sopimusten hinnat poikkeavat siitä, mitä jäsen näki rekisteröityessään. Kun hyväksyt tällaisen hakemuksen, myClub luo sopimukset ja merkitsee hakemuksen tilaan Tarkistettavaa. Tarkista tällöin, onko jäsentiedoissa korjattavaa vai onko jäsen valinnut alennusryhmän, johon hän ei ole oikeutettu.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Hallinta > Hakemukset ja avaa hakemus jonka tila on Tarkistettavaa rivitoiminnolla Tarkista.
2. Tarkista Katso hinnasto -linkkiä klikkaamalla, mitkä sopimukset eivät vastaa toivottua alennusryhmää. Ne on merkitty varoituskuvakkeella. Jäsenen valitsema alennusryhmä ja sen ehdot näkyvät kohdassa Toivottu alennusryhmä.
3. Jos jäsentiedoissa on korjattavaa, klikkaa Muokkaa jäsentä ja korjaa tiedot.
4. Klikkaa Laske sopimusten hinnat uudelleen. Kun hinnat vastaavat toivottua alennusryhmää, ikkunassa näkyy Vastaa toivottua alennusryhmää.
5. Klikkaa Merkitse tarkistetuksi.

Yleisimmät syyt sille, että alennusryhmä ei vastaa toivottua:

• Ikään perustuva alennusryhmä (esim. alle 18-vuotiaat): Tarkista jäsenen syötetty syntymäaika.
• Epäselvästi nimetyt alennusryhmät: Jäsen on valinnut väärän alennusryhmän, ymmärtämättömyyttään, tahalleen tai vahingossa.
• Perhealennus: Tarkista, että perhesuhde on muodostettu myClubissa.

Sähköposti-ilmoitukset uusista sopimushakemuksista

Toimihenkilönä voit tilata sähköposti-ilmoitukset uusista hakemuksista toimihenkilökäyttöliittymässä kohdassa [Oma kuva] > Omat toimihenkilöasetukset. Ilmoitukset lähetetään valintasi mukaan joko päivittäin tai viikoittain sisäänkirjautuneen toimihenkilön sähköpostiosoitteeseen.