Sopimusten tuonti
Tuontitoiminnon avulla voit siirtää jäsenten olemassa olevat sopimukset massana myClubiin Excel- tai CSV-tiedostosta. Tämä säästää arvokasta aikaa järjestelmän käyttöönotossa tai silloin, kun haluat luoda useita uusia sopimuksia kerralla.
Tärkeää ennen aloittamista:
- Jäsenet ensin: Tuo tai lisää jäsenet myClubiin ensin. Sopimusten tuonti kohdistaa tiedot etunimen ja sukunimen perusteella. Yksinkertaisia jäsentilejä voidaan luoda tuonnin yhteydessä, mutta monimutkaisempien tietojen kohdalla jäsenen on oltava järjestelmässä jo valmiiksi.
- Oikea järjestys: Jos haluat tuoda sekä jäsenyys- että palvelusopimuksia, sinun on tuotava jäsenyydet ensin omana tuontinaan ja vasta sen jälkeen palvelut omana tuontinaan.
- Palveluiden ja jäsenyyksien luominen: Vastaavat palvelut (esim. "Uinti") ja jäsenyydet (esim. "Jäsensopimus") on ehdottomasti luotava järjestelmään etukäteen, jotta tuonti voi kohdistaa sopimukset niihin oikein.
Sopimusten valmistelu ja lataaminen
- Siirry kohtaan Sopimukset > Hallinta ja avaa Tuo sopimuksia -välilehti.
- Napsauta Lataa esimerkkitiedosto. Tämä tiedosto näyttää tarkalleen, millaisen rakenteen ja mitä tietoja järjestelmä vaatii tuontia varten.
- Täytä tiedostoon sopimusten tiedot ja tallenna se.
- Napsauta + Tuo sopimuksia ja lataa valmis tiedosto järjestelmään.
Vinkki linkitetyille palveluille: Jos haluat sitoa palvelusopimuksen jäsenyyssopimukseen, luo Excel-taulukkoon yksi sarake palvelulle ja toinen linkitykselle. Syötä linkitys-sarakkeeseen täsmälleen aiemmin tuodun jäsenyyssopimuksen nimi.
Kenttien kohdistaminen ja tuonnin viimeistely
Kun olet ladannut tiedoston, myClub analysoi tiedot. "Muokkaa sarakkeita" -ikkunassa sinun on nyt kohdistettava tiedostosi sarakkeet myClubin vastaaviin kenttiin.
Kiinnitä huomiota punaisella tähdellä (*) merkittyihin pakollisiin kenttiin sekä seuraaviin erityiskohdistuksiin:
- Etunimi & Sukunimi: Jäsenen tarkkaan tunnistamiseen (pakolliset kentät).
- Palvelu / Jäsenyys: Valittu palvelu tai jäsenyys (pakollinen kenttä).
- Voimassa alkaen: Sopimuksen aloituspäivä (pakollinen kenttä).
- Yhdistä jäsenyyteen: Käytä tätä kenttää sellaisten palveluiden tuonnissa, jotka on sidottu jäsenyyteen. Kohdista tähän Excel-tiedostosi vastaava sarake, jotta myClub tietää, mihin pääsopimukseen palvelu kytketään.
- Laskutettu asti: Ilmoita tässä päivämäärä, johon asti kyseinen sopimus on jo laskutettu aiemmassa järjestelmässäsi. Näin varmistat, ettei sopimusta vahingossa laskuteta uudelleen samalta ajalta.
Näin viimeistelet tuonnin:
- Napsauta oikeasta alakulmasta Tallenna, kun olet kohdistanut kaikki sarakkeet.
- myClub luo nyt esikatselun. Tarkista tästä, miltä tiedot tulevat näyttämään myClubissa.
- Vahvista tuonti. myClub luo nyt sopimukset.
Tuonnin tuloksen tarkistaminen ja virheiden korjaaminen
Kun tuonti on valmis, myClub näyttää yhteenvedon. Siitä näet tarkalleen, kuinka monta sopimusta tuotiin onnistuneesti ja kuinka monen kohdalla tapahtui virhe.
- Virheellisten rivien korjaaminen: Lataa virheelliset tuonnit Excel-tiedostona. Tästä tiedostosta näet tarkan virheilmoituksen jokaisen epäonnistuneen rivin kohdalla. Voit korjata tiedot suoraan taulukkoon ja ladata sen sen jälkeen uudelleen järjestelmään.
- Onnistuneiden sopimusten tarkistaminen: Voit tarkastella onnistuneesti luotuja sopimuksia suoraan myClubin kyseisten jäsenten tiedoissa.
- Tuonnin peruminen: Jos huomaat tuonnin jälkeen, että tiedot on kohdistettu väärin tai tuotu virheellisesti, ei hätää. Voit milloin tahansa poistaa kyseiset sopimukset suoraan myClubista.