Sovellusesimerkkejä - Sopimukset

Tässä artikkelissa esittelemme tapoja soveltaa myClubin sopimuksia seuran toiminnassa. Esimerkit toimivat suuntaa antavana pohjana sille, miten prosessit kannattaa automatisoida virheiden vähentämiseksi ja toimihenkilöiden ajan säästämiseksi. Ideoita esimerkeistä voit soveltaa oman seurasi käyttöön sopivasti. myClub-mentoreita kannattaa myös hyödyntää, kun haluaa pallotella ideoita ja ajatuksia seuran toiminnan automatisointiin.

Esimerkki 1: Määräaikaisen kausimaksun hallinnointi

Määräaikaisen kausimaksun hallinnointi sujuu jouhevasti myClubin Sopimukset-ominaisuudella automaattisesti ja vaivattomasti. Esimerkkinä voi olla joukkueiden  määrämittaisen kauden kuukausittainen laskuttamistarve.

1. Kausimaksun määrittäminen (Sopimusmalli)

  • Mene sivulle Sopimukset > Palvelut ja klikkaa Uusi Palvelu.
  • Nimeä palvelu (esim. "Pojat-2019 / Kausimaksu 10 kk") ja valitse sopimustyypiksi Määräaikainen aikaväli.
  • Aseta sopimuskauden kesto (esim. syyskuu–kesäkuu).
  • Määritä laskutusjakso. Jos maksu on kuukausittainen, aseta hinnaksi esim. 190 €/kk (kokonaishinta kaudesta on tällöin 1900 €).
  • Määritä mihin ryhmään sopimukset tallennetaan (esim. Pojat-2019).
  • Määritä rahaliikennettä varten pankkitili, kirjanpidon laskutuskategoria ja oletuslaskutuspäivä.
  • Tallenna.

2. Kausimaksun myöntäminen pelaajille

  • Mene sivulle Jäsenet > Hallinta ja valitse oikea ryhmä aktiiviseksi.
  • Suodata ja valitse listalta halutut pelaajat.
  • Avaa taulutoiminto-valikko (alhaalta tai ylhäältä) ja valitse Uusi sopimus.
  • Valitse luomasi sopimusmalli ja vahvista. myClub hoitaa pelaajien laskutuksen automaattisesti kauden loppuun asti.

3. Sopimuksen laittaminen tauolle (esim. loukkaantuminen)

  • Mene sivulle Sopimukset > Hallinta ja etsi kyseisen pelaajan sopimus listalta.
  • Klikkaa rivin oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen ikonia ja valitse Aseta tauolle.
  • Määritä tauon alku- ja loppupäivämäärät ja tallenna. Järjestelmä keskeyttää laskutuksen automaattisesti kyseiseksi ajaksi.

Esimerkki 2: Toistaiseksi voimassa oleva sopimus (Kamppailu- ja kuntosalit)

Tämä ohje neuvoo, kuinka rakennat toistaiseksi voimassa olevat sopimukset (esim. karate, tanssi, voimistelu, kuntosali), hyödynnät automaatioita ja otat käyttöön itsepalvelun.

Automaatioiden ja itsepalvelun hyödyt

  • Ryhmänjäsenyys: Asiakas lisätään automaattisesti lajin ryhmään sopimuksen ajaksi, jolloin hän näkee tapahtumat suoraan kalenterissaan.
  • Korttituote: Jäsen saa sähköisen harjoituskortin osallistumisoikeuden todentamista, läsnäoloseurantaa ja kulunvalvontaa varten.
  • Alennukset: Esim. alle 18-vuotiaiden alennukset huomioidaan automaattisesti laskutuksessa.
  • Itsepalvelu: Jäsenet voivat hakea ja irtisanoa harjoituslisenssejä itsenäisesti.

1. Määritä sopimuksissa käytettävät tuotteet Luo ensin korttituotteet osallistumisoikeuden kontrollointiin (edellyttää Tuotteet-lisäpalvelua).

  • Mene Tuotteet > Hallinta ja luo tuotteet (esim. Karate-harjoituslisenssi ja Kuntosalikortti).
  • Valitse voimassaolon tyypiksi Sopimuspohjainen. Tuote on voimassa vain, kun siihen kytketty sopimus on aktiivinen.

2. Määritä alennusryhmät (esim. ikäalennukset)

  • Mene Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
  • Luo uusi ryhmä nimellä Juniorit (18v ja alle).
  • Määritä suodatukseen säännöksi, että jäsenen ikä on 18 tai alle (järjestelmä laskee iän syntymäajasta).

3. Rakenna palvelusopimukset ja automaatiot

  • Mene Sopimukset > Palvelut ja luo uusi palvelu (esim. Karate). Jos tarjoat kiinteitä kestoja, luo omat palvelut (esim. Karate 6 kk).
  • Perustiedot: Valitse oletusryhmä, lisää asiakkaalle näkyvä kuvaus, pankkitili, laskutuskategoria, ALV % ja mahdollinen aloitusmaksu.
  • Kesto ja irtisanominen: Valitse tyypiksi Määritetty aikaväli, toistuva tai Kuukausia myöntämisestä, toistuva. Määritä kesto ja irtisanomisaika.
  • Laskutusjaksot: Lisää sallitut laskutusvälit (esim. 1 kk, 3 kk) ja hinnat.
  • Alennukset-välilehti: Klikkaa Lisää alennus, valitse Juniorit-ryhmä ja aseta alennusprosentti.
  • Automaatio-välilehti:
    • Ryhmänjäsenyys: Valitse lajiryhmä (esim. Karate). Jäsen lisätään tähän sopimuskaudeksi.
    • Korttituotteet: Valitse kohdassa 1 luotu korttituote.

4. Ota itsepalvelu käyttöön ja käsittele hakemukset

  • Mene Sopimukset > Asetukset ja klikkaa Sopimusasetukset > Muokkaa.
  • Kytke itsepalvelu päälle ja määritä, voivatko jäsenet irtisanoa sopimuksia itse. Voit asettaa avoimen rekisteröitymispainikkeen myClub-etusivulle tai jakaa piilotettua linkkiä.
  • Mene Sopimukset > Palvelut -näkymään ja aseta luomiesi palveluiden kohdalla Itsepalvelussa-valintaan Kyllä.
  • Uudet hakemukset saapuvat käsiteltäväksi sivulle Sopimukset > Hallinta > Hakemukset. Kun hyväksyt hakemuksen, automaatiot (kortti, ryhmä, laskutus) käynnistyvät välittömästi.

Viestipohja jäsenistölle

Otsikko: Hanki treenioikeutesi helposti myClub-sovelluksessa! 🥋 Hei! Uusien Karate-harjoituslisenssien ja Kuntosalikorttien tilaaminen on avattu. Siirrymme toistaiseksi voimassa oleviin sopimuksiin joustavamman treenaamisen takaamiseksi. Voit tilata sopimuksesi suoraan myClub-sovelluksesta tai -selainversiosta. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti mahdolliset ikäalennukset, lisää sinut oikeisiin ryhmiin ja aktivoi sähköisen jäsenkorttisi välittömästi. Näin teet tilauksen:

  1. Kirjaudu myClubiin.
  2. Siirry Profiili > Sopimukset -välilehdelle.
  3. Valitse haluamasi sopimus ja laskutusväli.
  4. Hyväksy ehdot ja vahvista tilaus!

Esimerkki 3: Jäsenyyshakemus monilajiseuraan ja lajien valinta

Näin rakennat monilajiseuralle sujuvan jäsenhakuprosessin, jossa yhdistyvät jäsenyyssopimukset, lajikohtaiset kausimaksut ja perhealennukset.

1. Jäsenyyksien ja hintojen määrittäminen

  • Mene Sopimukset > Jäsenyydet ja luo seuran jäsenyystyypit (esim. Jäsenyys 30 €, Perhejäsenyys 60 €, Kannatusjäsenyys 100 €).
  • Määritä sopimuksille laskutuskausi ja aseta ne näkymään itsepalvelussa.
  • Voit automatisoida nuorten alennukset alennusryhmillä tai määrittää automaation, joka lisää jäsenen "Aktiiviset jäsenet" -ryhmään.

2. Perheiden muodostus ja perhealennukset Jotta automaattiset perhealennukset toimivat laskutuksessa, perhesuhteet on määritettävä jäsentilillä myClubissa.

  • Perheen yhteishinta (könttäsumma): Koko perhe kuuluu yhteen Perhejäsenyys-sopimukseen, jonka yksi maksaa. Katso: Perhealennukset ja perheen yhteishinta
  • Porrastettu alennus: Samaan talouteen kuuluvat maksavat vanhimman jäsenen jälkeen alennettua hintaa. Katso: Perhealennus

3. Lajien (palveluiden) liittäminen jäsenyyteen

  • Varmista, että lajit on luotu omina palveluinaan myClubissa (Sopimukset > Palvelut).
  • Avaa lajipalvelun asetukset ja linkitä se haluttuihin jäsenyyssopimuksiin (esim. Jäsenyys ja Perhejäsenyys). Näin lajin tilaaminen edellyttää aina voimassa olevaa jäsenyyttä.
  • Kytke näille lajeille itsepalvelu päälle (Sopimukset > Asetukset). Huom: Älä liitä lajeja kannatusjäsenyyteen, sillä siihen ei kuulu harjoitusoikeutta.

4. Asiakkaan ilmoittautumispolku ja hakemusten käsittely

  • Haku: Asiakas klikkaa rekisteröitymislinkkiä tai "Ilmoittaudu jäseneksi" -painiketta myClubin kirjautumissivulla.
  • Valinnat: Asiakas luo tunnuksen, valitsee jäsenyyden ja valitsee lajit, joihin haluaa osallistua.
  • Käsittely: Hakemukset saapuvat toimihenkilölle sivulle Sopimukset > Hallinta > Hakemukset.
  • Hyväksyntä: Tarkista tiedot. Tärkeää: Jos hakija on oikeutettu perhealennukseen, varmista että perhesuhteet on määritetty järjestelmässä ennen ensimmäistä laskutusta. Kun klikkaat Hyväksy, myClub siirtää jäsenen ryhmiin, generoi laskut ja lähettää tervetuloviestin.
Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteestasi Palautteen lähettämisessä tapahtui virhe. Yritä myöhemmin uudelleen.