Käyttö

Käyttöönotto ja asetukset

1. Mene Asetukset > Lisäpalvelu -sivulle ja klikkaa Osta palvelu. Palvelu on nyt käytössä ja voit määritellä seurakohtaiset asetukset.

2. Perusasetukset-välilehdellä:

   • Aseta Kirjanpitotyyppi (joko suorite- tai maksuperusteinen)

   • Aseta Oletus debet-tili (oletuksena 1700)

     • Käytetään kaikilla pankkitileillä, joille ei ole erikseen määritelty kirjanpitotiliä.

   • Aseta Oletus kredit-tili (oletuksena 3000)

     • Käytetään kaikilla laskutuskategorioilla, joille ei ole erikseen määritelty kirjanpitotiliä.

   • Aseta Luottotappiotili (Oletuksena 8700, käytössä vain suoriteperusteisessa kirjanpidossa)

   • Aseta Myyntisaamiset-tili (Oletuksena 1700, käytössä vain suoriteperusteisessa kirjanpidossa)

     • Suoriteperusteisessa kirjanpidossa julkaistujen laskujen debet-tiliksi ja maksujen kredit-tiliksi merkitään kyseinen tili.

   • Valitse luodaanko kirjanpitoaineisto automaattisesti

     • Aseta Aineiston luontiväli (joko kuukausittain tai viikoittain)

     • Aseta Aineiston luontipäivä (päivä, jolloin edellisen kauden aineisto luodaan. Huomioi pankkiviive *)

   • Valitse luodaanko laskuaineisto automaattisesti

   • Valitse näkymän oletussuodatin (Kaikki, Lasku vai Maksu)

3. Laskentakohteet-välilehdellä voit määritellä käytettävät laskentakohteet

   • Laskentakohde kuuluu aina ryhmälle tai laskutuskategorialle

   • Laskentakohteita saa olla korkeintaan 6 / kohde

   • Laskentakohteen nimen on oltava uniikki

   • Valitse kohteen arvon tyyppi:

     • 'Käsin syötetty', jolloin laskentakohteen arvo määritetään käsin jokaiselle ryhmälle / laskutuskategorialle.

     • 'Kohteen nimi', jolloin laskentakohteen arvoksi tulee ryhmän / laskutuskategorian nimi.

     • Kohteen nimestä arvon saavalle laskentakohteelle voidaan syöttää käsin poikkeustapaukset, esimerkiksi saman arvon käyttäminen usealla alaryhmälle.

4. Kirjanpitotilit-välilehdellä määritä kirjanpidossa käyttämänne kirjanpitotilit sekä kustannuspaikat.

   • Aseta pankkitileille haluamasi kredit-tilit ja laskutuskategorioille haluamasi debit-tilit.

   • Voit myös määrittää eri maksutavoille kirjanpitotilit, jolloin kredit-tiliksi tulee pankkitilin sijasta kyseisen maksutavan kirjanpitotili.

   • Jos olet määritellyt laskentakohteita, voit syöttää ryhmille ja laskutuskategorioille laskentakohteilla käytetyt arvot.

* Eri pankkien välisissä rahansiirroissa on yhden yön pankkiviive. Lisäksi raha liikkuu eri pankkien välillä ainoastaan pankkipäivinä (=arkipäivisin). Jos maksu tehdään esimerkiksi lauantaina, niin se käsitellään vasta maanantaina.

Käyttö

Aineiston muodostuminen suoriteperusteisessa kirjanpidossa

Raportille otetaan kaikki laskut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä. Lisäksi raportoidaan maksut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä, luottotappiot ja hyvitykset. Tiedot ryhmitellään laskujen osalta debet-tilin, kredit-tilin, alv %:n ja laskentakohteiden mukaan. Maksuissa ryhmittely tapahtuu vain Debet-tilin ja Kredit-tilin mukaan.

Esimerkki

Seura on asettanut kirjanpitopalvelun perusasetuksista Myyntisaamiset-tilin 1700. Lisäksi kirjanpitopalvelun Kirjanpitotilit-sivulta on asetettu pankkitilille “Päätili” kirjanpitotili 1901 ja laskutuskategorioille “Jäsenmaksut” tili 3001 ja “Varustemaksut” 3002.

Seuralla on lasketakohde "Ryhmä", joka saa arvonsa kohteen nimestä.

Seura julkaisee viidelle C-juniorien harrastajalleen laskun pankkitilillä “Päätili”. Laskulla on kaksi riviä, Jäsenmaksu 2021 50€ (Jäsenmaksut, alv 0%) ja Pelipaita 25€ (Varustemaksut, alv 0%).

Yksi harrastajista maksaa laskun heti, ja muut laskut ovat vielä avoinna, kun aineisto muodostetaan.

Kirjanpitoaineistoon muodostuu tästä seuraavat rivit:

Summa	Debet-tili	Kredit-tili	Alv %	Ryhmä
250€	1700	3001	0	C-juniorit
125€	1700	3002	0	C-juniorit
75€	1901	1700	0

Aineiston muodostuminen maksuperusteisessa kirjanpidossa

Raportille kirjataan maksut, joiden kirjauspäivä on raportin aikavälillä. Debet-tiliksi tulee maksutavan tai pankkitilin kirjanpitotili ja kredit-tiliksi laskutuskategorian kirjanpitotili. Rivit ryhmitellään laskentakohteiden arvojen mukaan. Maksuperusteisessa kirjanpidossa luottotappioita tai hyvityslaskuja ei kirjata.

Esimerkki

Seura on asettanut kirjanpitopalvelun perusasetuksista Myyntisaamiset-tilin 1700. Lisäksi kirjanpitopalvelun “Kirjanpitotilit”-sivulta on asetettu pankkitilille “Päätili” kirjanpitotili 1901 ja laskutuskategorioille “Jäsenmaksut” tili 3001 ja “Varustemaksut” 3002. Lisäksi maksutavalle “Käteinen” on asetettu kirjanpitotili 1950.

Seuralla on lasketakohde "Ryhmä", joka saa arvonsa kohteen nimestä.

Seura julkaisee viidelle C-juniorien harrastajalleen laskun pankkitilillä “Päätili”. Laskulla on kaksi riviä, Jäsenmaksu 2021: 50€ (Jäsenmaksut, alv 0%) ja Pelipaita: 25€ (Varustemaksut, alv 24%).

Neljä harrastajista maksaa laskun heti ja yksi lasku on vielä avoinna, kun aineisto muodostetaan. Kolme harrastajista maksaa pankkisiirrolla ja yksi käteisellä.

Kirjanpitoaineistoon muodostuu tästä seuraavat rivit:

Summa	Debet-tili	Kredit-tili	Alv %	Ryhmä
150€	1901	3001	0	C-juniorit
75€	1901	3002	0	C-juniorit
50€	1950	3001	0	C-juniorit
25€	1950	3002	0	C-juniorit

Hyvityslaskut

Suoriteperusteinen kirjanpito

Hyvityslaskut kirjataan samoin kuin laskut, mutta niiden summat ovat negatiivisia.

Esimerkki

Alkuperäisen laskun summa on ollut 50€, joka on kirjattu Myyntisaamisiin +50€. Hyvityslasku kirjaa Myyntisaamisiin -50€.

Jos jäsen on tehnyt maksusuorituksen laskulle, hyvittämisen jälkeen laskun tila on Maksettu liikaa. Tällöin rahojen palautuksen yhteydessä tulee laskulle kirjata vastaava miinusmerkkinen summa.

Esimerkki

Jäsen on suorittanut 25€ maksun laskulle. Kirjanpidossa tämä kirjataan Myyntisaamisiin -25€ ja pankkitilille +25€. Kun toimihenkilö palauttaa rahan ja kirjaa laskulle maksun -25€ se tulee kirjanpitoon pankkitilille -25€ ja myyntisaamisiin +25€. Samalla hyvityslasku vähentää myyntisaamisia 25€.

Maksuperusteinen kirjanpito

Hyvityslaskuja itsessään ei huomioida. Jos hyvitetylle laskulle on jo kirjattu maksu, tulee rahojen palautuksen yhteydessä kirjata laskulle miinusmerkkinen maksu, samoin kuin suoriteperusteisessa kirjanpidossa. Tämä kumoaa maksun kirjauksen myös kirjanpidossa.

Esimerkki

Jäsen on suorittanut 25€ maksun laskulle. Tämä on kirjattu pankkitilille +25€ ja vastatilille (esim. Jäsenmaksut) -25€. Lasku hyvitetään ja toimihenkilö merkitsee laskulle maksun -25€. Palautus kirjautuu pankkitilille -25€ ja Jäsenmaksuihin +25€.

Katso ohje hyvityslaskun tekemiseen.

Aineiston luominen ja vienti kirjanpito-ohjelmaan

Kirjanpitoaineisto muodostuu automaattisesti, mikäli asetuksista on niin valittu. Lisäksi on mahdollisuus luoda aineistoja käsin vapaasti valittavalle aikavälille (ei tulevaisuuteen, maksimipituus yksi vuosi). Aineiston luominen onnistuu Laskutus > Kirjanpito > Siirtoaineisto -sivulta.

Luodun aineiston voi poistaa kyseisen aineiston kohdalla kolmipistevalikosta ja klikkaamalla Poista.

Luotu aineisto voidaan manuaalisesti siirtää kirjanpito-ohjelmaan samaan tapaan kuin automaattisesti luotavat aineistot.

Toimihenkilö voi viedä muodostetun kirjanpitoaineiston Excel-tiedostoon ja ladata sen seuran käyttämään kirjanpito-ohjelmaan:

1. Mene Laskutus > Kirjanpito -sivulle.

2. Valitse haluamasi aineisto ja Vie tiedostoon.

Vinkki

Mikäli seuralla on käytössä Netvisor- tai Procountor-ohjelma, niin kirjanpitoaineiston siirron voi asettaa myös automaattiseksi! Katso ohjeistukset:

Kirjanpitoaineiston automaattinen siirto Netvisoriin

Kirjanpitoaineiston automaattinen siirto Procountoriin

Laskuaineiston luominen

Kirjanpitoaineiston laskuaineisto muodostuu automaattisesti, mikäli kirjanpidon asetuksissa on niin valittu. Laskuaineisto voidaan luoda myös käsin kunkin kirjanpitoaineiston kohdalla menemällä haluttuun aineistoon.

1. Mene Laskutus > Kirjanpito -sivulle

2. Valitse haluamasi aineisto

3. Klikkaa Lataa laskuaineisto

4. Järjestelmä luo tämän jälkeen tiedoston, joka pitää sisällään kirjanpitoaineiston aikavälin laskut sisällään pitävän kansion.

Muodostunut aineisto voidaan nyt liittää liitteenä kirjanpito-ohjelmaan.

Avointen laskujen tarkastus

Avointen laskujen summan voi tarkastaa Kirjanpito > Avoimet laskut -sivulla. Sivulla valitaan haluttu päivämäärä ja myClub laskee kyseisenä päivänä olleen tilanteen. Huom! Ennen 1.1.2020 luotuja laskuja ei oteta huomioon.