Käyttöesimerkkejä laskutukseen

Toimihenkilöt voivat soveltaa laskutustoimintoja itselleen parhaiten sopivilla tavoilla. Ohessa esimerkkejä ja vinkkejä nopeaan ja helppoon laskutukseen.

Jäsenlaskutuksen hallinta helposti

Jäsenlaskutuksen toteutustapa voi vaihdella eri urheiluseuroissa. Eri jäsenillä voi olla eri hinnat esimerkiksi iän perusteella. Alla on kaksi esimerkkitapaa, joita seurojen toimihenkilöt voivat helposti soveltaa oman seuransa toimintaan.

Sama jäsenmaksu kaikille

Tämä tapa on helpoin silloin, kun kaikille jäsenille on sama maksu. Tarvitset käyttöösi Tuotteet-lisäpalvelun ja hyödynnät Kokoelmia.

Vaiheet:

1. Luo korttituote nimeltä “Jäsenyys”, joka on voimassa kalenterivuosittain. Määritä tälle tuotteelle jäsenmaksun hinta.

2. Luo kokoelma pääryhmään, esim. nimellä “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.

   – Suodata siihen kaikki henkilöt, joilla ei ole voimassa olevaa jäsenkorttia "jäsenyys".

3. Avaa kokoelma ja valitse kaikki näkyvät henkilöt.
4. Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
5. Valitse tuotteeksi juuri luomasi “Jäsenyys”-korttituote.
6. Jokaiselle henkilölle lähtee jäsenmaksulasku automaattisesti.

Eri hinta nuorille ja aikuisille

Tässä esimerkissä alaikäisillä jäsenillä on eri jäsenmaksuhinta kuin aikuisilla.

Vaiheet:

1. Mene Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
2. Luo uusi alennusryhmä nimeltä “Nuoret”, johon suodatetaan kaikki alaikäiset jäsenet.
3. Lisää alennus “Nuoret”-ryhmälle aikaisemmin luotuun “Jäsenyys”-korttituotteeseen.
4. Avaa aiemmin luotu kokoelma “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.
5. Valitse halutut henkilöt listalta.
6. Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
7. Kun myönnät “Jäsenyys”-korttituotteen, myClub laskee automaattisesti oikean hinnan alennusryhmän ehtojen perusteella.

Perhealennusten antaminen

Joissakin seuroissa jäsenet saavat alennuksia maksuista esimerkiksi perheenjäsenten määrän perusteella. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten perhealennus otetaan käyttöön ja liitetään jäsenmaksuun myClubissa.

Yleiset asetukset ja valmistelut

1. Aktivoi perhealennustoiminto:

   Mene kohtaan Asetukset > Laskutus > Perhealennukset ja ota toiminto käyttöön.

   Muodosta perheet:

   • Voit muodostaa perheet käsin jäsenkortin kautta.
   • Vaihtoehtoisesti ohjeista jäseniä lähettämään perhehakemus, jolloin perhealennukset voidaan huomioida automaattisesti.
   • Lue lisää perheiden määrittelystä

2. Tarvittaessa:

   Jos haluat tehdä kohdennetumpia alennuksia, voit lisätä jäsenkenttiin omia lisäkenttiä ja käyttää niitä alennusryhmien suodattamiseen.

Perhealennus jäsenmaksussa – vaiheittain

1. Luo alennusryhmä “Perhealennus”:
   • Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
   • Luo uusi ryhmä nimeltä Perhealennus.

   • Suodata ryhmään perheen kaikki jäsenet paitsi perheenpää.

     Suodatin: “Järjestys perheessä: 2–”

     Esimerkissä perheen pää (1. jäsen) maksaa täyden hinnan, muut saavat alennuksen.

2. Luo jäsenmaksutuote:
   • Mene Tuotteet-osioon ja luo korttituote nimeltä Jäsenyys, joka on voimassa kalenterivuoden.
   • Aseta normaalihinta tuotteelle.
3. Lisää alennus tuotteeseen:
   • Lisää Jäsenyys-korttituotteeseen alennettu hinta Perhealennus-ryhmälle.

4. Luo kokoelma pääryhmään, esim. nimellä “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.

   – Suodata siihen kaikki henkilöt, joilla ei ole voimassa olevaa korttituotetta "jäsenyys".

5. Myönnä tuote jäsenille kokoelman kautta:
   • Avaa aiemmin luotu kokoelma “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.
   • Valitse halutut henkilöt.
   • Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
   • Valitse tuotteeksi Jäsenyys.

myClub laskee automaattisesti oikean hinnan jokaiselle henkilölle alennusryhmän ehtojen perusteella.

Yhteistyökumppanin tai joukkueen laskuttaminen

Seuratoiminnassa tehdään laskuja pääsääntöisesti jäsenille ja harrastajille, mutta joissain tapauksissa seuran on tarve lähettää laskuja myös yhteistyökumppaneille tai joukkueille. Esimerkiksi seuran toimistosihteeri voi laskuttaa joukkueilta kenttämaksuja käytön mukaan tai lähettää laskun sponsorille. myClubissa yhteistyökumppaneiden ja joukkueiden hallinnassa ja laskutuksessa hyödynnetään jäsentiliä.

Jotta hallinta on helpompaa, kannattaa seuran organisaatiohierarkiaan luoda oma ryhmä kumppaneille ja joukkueille, jotta näille luodut jäsentilit ovat selkeästi irrallaan varsinaisista (henkilö)jäsenistä.

Lisäksi kannattaa luoda omat jäsentasot kumppaneille ja joukkueille, jotta kyseiset jäsentilit on helppo suodattaa esiin.

Yhteistyökumppanin laskuttaminen

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi Yhteistyökumppanit-ryhmä.
2. Suodata tai etsi haluamasi kumppanit esiin ja valitse kyseiset kumppanit taulun vasemmasta sarakkeesta.
3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.
4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Joukkueen laskuttaminen

1. Mene Jäsenet > Hallita -sivulle ja aktivoi Joukkuelaskutus-ryhmä.
2. Suodata tai etsi haluamasi joukkueet esiin ja valitse kyseiset joukkueet taulun vasemmasta sarakkeesta.
3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.
4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Liikunta- ja virikesetelit maksuvälineenä

Seura voi ottaa vastaan maksusuorituksia myös etuseteleinä, kun seuralla on etusetelin toimittajan kanssa sopimus. Teknistä integraatiota etuseteleiden toimittajien järjestelmien ja myClubin välillä ei ole. Jäsenistöä ja ohjaajia kannattaa tiedottaa ja ohjeistaa tarkasti etuseteleiden käytöstä, jotta niiden vastaanotto ja käyttö on sujuvaa.

Laskujen maksusuoritusten käsittely voidaan hallinnoida käsin tätä ohjetta soveltaen.

Esimerkkiohjeistus liikuntaseteleistä

Voit kopioida tai soveltaa alla olevaa tiedotetta liikuntaseteleillä maksamisesta seuran toiminnassa.

Toimita seteleiden mukana tulostettuna vastaanottamasi lasku, jota olet liikuntaseteleillä maksamassa. Jos maksat vain osan maksusta liikuntaseteleillä, niin toimita seteleiden mukana pankkitosite tai kuitti siitä, että olet maksanut myös loppusumman seuran tilille.

Maksusuoritusten kuittaaminen liikuntaseteleillä

Kun etusetelit sisältävään kirjekuoreen on merkitty laskun viitenumero ja seteleiden yhteenlaskettu summa, on laskun etsiminen ja maksusuorituksen kirjaaminen vaivatonta.

1. Mene Laskutus > Laskut -välilehdelle ja valitse haluamasi ryhmä.
2. Suodata tai etsi lasku.
3. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa ja siirry välilehdelle Maksusuoritukset.
4. Klikkaa Lisää rivija valitse maksutavaksi Virikeseteli.
5. Syötä muut tiedot ja Tallenna.