Käyttöesimerkkejä laskutukseen

Toimihenkilöt voivat soveltaa laskutustoimintoja itselleen parhaiten sopivilla tavoilla. Ohessa esimerkkejä ja vinkkejä nopeaan ja helppoon laskutukseen.

Jäsenlaskutuksen hallinta helposti

Jäsenlaskutuksen toteutustapa voi vaihdella eri urheiluseuroissa. Eri jäsenillä voi olla eri hinnat esimerkiksi iän perusteella. Alla on kaksi esimerkkitapaa, joita seurojen toimihenkilöt voivat helposti soveltaa oman seuransa toimintaan.

Sama jäsenmaksu kaikille

Tämä tapa on helpoin silloin, kun kaikille jäsenille on sama maksu. Tarvitset käyttöösi Tuotteet-lisäpalvelun ja hyödynnät Kokoelmia.

Vaiheet:

  1. Luo korttituote nimeltä “Jäsenyys”, joka on voimassa kalenterivuosittain. Määritä tälle tuotteelle jäsenmaksun hinta.
  2. Luo kokoelma pääryhmään, esim. nimellä “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.

    – Suodata siihen kaikki henkilöt, joilla ei ole voimassa olevaa jäsenkorttia "jäsenyys".

  3. Avaa kokoelma ja valitse kaikki näkyvät henkilöt.
  4. Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
  5. Valitse tuotteeksi juuri luomasi “Jäsenyys”-korttituote.
  6. Jokaiselle henkilölle lähtee jäsenmaksulasku automaattisesti.

Eri hinta nuorille ja aikuisille

Tässä esimerkissä alaikäisillä jäsenillä on eri jäsenmaksuhinta kuin aikuisilla.

Vaiheet:

  1. Mene Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
  2. Luo uusi alennusryhmä nimeltä “Nuoret”, johon suodatetaan kaikki alaikäiset jäsenet.
  3. Lisää alennus “Nuoret”-ryhmälle aikaisemmin luotuun “Jäsenyys”-korttituotteeseen.
  4. Avaa aiemmin luotu kokoelma “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.
  5. Valitse halutut henkilöt listalta.
  6. Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
  7. Kun myönnät “Jäsenyys”-korttituotteen, myClub laskee automaattisesti oikean hinnan alennusryhmän ehtojen perusteella.

Perhealennusten antaminen

Joissakin seuroissa jäsenet saavat alennuksia maksuista esimerkiksi perheenjäsenten määrän perusteella. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten perhealennus otetaan käyttöön ja liitetään jäsenmaksuun myClubissa.

Yleiset asetukset ja valmistelut

  1. Aktivoi perhealennustoiminto:

    Mene kohtaan Asetukset > Laskutus > Perhealennukset ja ota toiminto käyttöön.

    Muodosta perheet:

    • Voit muodostaa perheet käsin jäsenkortin kautta.
    • Vaihtoehtoisesti ohjeista jäseniä lähettämään perhehakemus, jolloin perhealennukset voidaan huomioida automaattisesti.
    • Lue lisää perheiden määrittelystä
  2. Tarvittaessa:

    Jos haluat tehdä kohdennetumpia alennuksia, voit lisätä jäsenkenttiin omia lisäkenttiä ja käyttää niitä alennusryhmien suodattamiseen.

Perhealennus jäsenmaksussa – vaiheittain

  1. Luo alennusryhmä “Perhealennus”:
    • Siirry kohtaan Asetukset > Laskutus > Alennusryhmät.
    • Luo uusi ryhmä nimeltä Perhealennus.
    • Suodata ryhmään perheen kaikki jäsenet paitsi perheenpää.

      Suodatin: “Järjestys perheessä: 2–”

      Esimerkissä perheen pää (1. jäsen) maksaa täyden hinnan, muut saavat alennuksen.

  2. Luo jäsenmaksutuote:
    • Mene Tuotteet-osioon ja luo korttituote nimeltä Jäsenyys, joka on voimassa kalenterivuoden.
    • Aseta normaalihinta tuotteelle.
  3. Lisää alennus tuotteeseen:
    • Lisää Jäsenyys-korttituotteeseen alennettu hinta Perhealennus-ryhmälle.
  4. Luo kokoelma pääryhmään, esim. nimellä “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.

    – Suodata siihen kaikki henkilöt, joilla ei ole voimassa olevaa korttituotetta "jäsenyys".

  5. Myönnä tuote jäsenille kokoelman kautta:
    • Avaa aiemmin luotu kokoelma “Ei voimassa olevaa jäsenkorttia”.
    • Valitse halutut henkilöt.
    • Käytä taulukkotoimintoa → valitse Myönnä tuotteita.
    • Valitse tuotteeksi Jäsenyys.

myClub laskee automaattisesti oikean hinnan jokaiselle henkilölle alennusryhmän ehtojen perusteella.

Kun asetukset ja valmistelut on tehty kerran, jäsenlaskujen tekeminen on jatkossa erittäin vaivatonta. Esimerkiksi kuukausittain voi nopeasti tarkistaa, onko kokoelmaan tullut uusia jäseniä, ja laskuttaa heidät helposti suoraan kokoelman kautta. Halutessasi voit myös ottaa käyttöön sähköposti-ilmoitukset kokoelman muutoksista, jolloin saat automaattisesti tiedon uusista lisäyksistä.

Yhteistyökumppanin tai joukkueen laskuttaminen

Seuratoiminnassa tehdään laskuja pääsääntöisesti jäsenille ja harrastajille, mutta joissain tapauksissa seuran on tarve lähettää laskuja myös yhteistyökumppaneille tai joukkueille. Esimerkiksi seuran toimistosihteeri voi laskuttaa joukkueilta kenttämaksuja käytön mukaan tai lähettää laskun sponsorille. myClubissa yhteistyökumppaneiden ja joukkueiden hallinnassa ja laskutuksessa hyödynnetään jäsentiliä.

Jotta hallinta on helpompaa, kannattaa seuran organisaatiohierarkiaan luoda oma ryhmä kumppaneille ja joukkueille, jotta näille luodut jäsentilit ovat selkeästi irrallaan varsinaisista (henkilö)jäsenistä.

Lisäksi kannattaa luoda omat jäsentasot kumppaneille ja joukkueille, jotta kyseiset jäsentilit on helppo suodattaa esiin.

Huomaa

Tutustu ohjeeseen yhteistyökumppanin hallinnasta jäsentilinä.

Ohjetta voit soveltaa hyvin myös joukkueen hallintaan jäsentilinä. Voit luoda esimerkiksi Joukkuelaskutus-ryhmän. Yksittäiselle joukkueelle voit luoda jäsentilin ja antaa nimeksi esimerkiksi Pojat-06 Joukkue. Jäsentasoksi voit asettaa Joukkuetili (pääkäyttäjä voi luoda jäsentason asetuksissa).

Jäsenen ensimmäiseksi sähköpostiosoitteeksi voit asettaa joukkueen rahastonhoitajan sähköpostiosoitteen ja toiseksi sähköpostiksi joukkueenjohtajan sähköpostiosoitteen. Muista tarkistaa jäsenkortin viestiasetuksista, että laskut menevät oikeisiin sähköpostiosoitteisiin.

Yhteistyökumppanin laskuttaminen

  1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi Yhteistyökumppanit-ryhmä.
  2. Suodata tai etsi haluamasi kumppanit esiin ja valitse kyseiset kumppanit taulun vasemmasta sarakkeesta.
  3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.
  4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Joukkueen laskuttaminen

  1. Mene Jäsenet > Hallita -sivulle ja aktivoi Joukkuelaskutus-ryhmä.
  2. Suodata tai etsi haluamasi joukkueet esiin ja valitse kyseiset joukkueet taulun vasemmasta sarakkeesta.
  3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.
  4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Liikunta- ja virikesetelit maksuvälineenä

Seura voi ottaa vastaan maksusuorituksia myös etuseteleinä, kun seuralla on etusetelin toimittajan kanssa sopimus. Teknistä integraatiota etuseteleiden toimittajien järjestelmien ja myClubin välillä ei ole. Jäsenistöä ja ohjaajia kannattaa tiedottaa ja ohjeistaa tarkasti etuseteleiden käytöstä, jotta niiden vastaanotto ja käyttö on sujuvaa.

Laskujen maksusuoritusten käsittely voidaan hallinnoida käsin tätä ohjetta soveltaen.

Esimerkkiohjeistus liikuntaseteleistä

Voit kopioida tai soveltaa alla olevaa tiedotetta liikuntaseteleillä maksamisesta seuran toiminnassa.

Esimerkki

1. Smartum ja Smartum Saldo

Jos maksat Smartum-liikuntaseteleillä sekä Smartum Saldolla, seuraa allaolevia ohjeita.

1.1 Smartum setelit

Mikäli maksat Smartum liikuntaseteleillä, toimi seuraavasti: Seteleillä joko kokonaan tai osittain maksavien asiakkaiden tulee lähettää setelit viikon sisällä laskun vastaanottamisesta seuran toimistolle. Seteleissä tulee olla jokaisessa osallistujan nimi sekä ne on erotettava toisistaan. Setelit postitetaan osoitteeseen: ETUNIMI, SUKUNIMI POSTIOSOITE

Huomaa, että ohjaajat eivät ota seteleitä vastaan.

Toimita seteleiden mukana tulostettuna vastaanottamasi lasku, jota olet liikuntaseteleillä maksamassa. Jos maksat vain osan maksusta liikuntaseteleillä, niin toimita seteleiden mukana pankkitosite tai kuitti siitä, että olet maksanut myös loppusumman seuran tilille.

1.2 Smartum saldo

Kirjaudu Smartum Saldo – tilillesi ja valitse palveluntarjoajaksi/toimipisteeksi SEURAN NIMI. Valitse käytettävä summa ja maksa. Lähetä tosite maksusta sähköpostitse osoitteeseen SÄHKÖPOSTIOSOITE Huom. Liitä mukaan SEURAN lähettämä laskulomake. Lisätietoa liikuntaseteleistä on osoitteessa https://www.smartum.fi

2. ePassi

Jos käytössäsi on SporttiPassi, toimi maksuasi tehdessäsi seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään omilla tunnuksillasi www.epassi.fi -sivulla
  2. Valitse SporttiPassin verkkomaksut
  3. Aloita kirjoittamalla valikkoon SEURAN NIMI. Kun järjestelmä löytää sen, valitse palveluntarjoaja ja paina “seuraava”
  4. Kirjoita summa euroissa
  5. Kirjoita palvelunkuvaukseen saamasi laskun viite
  6. Paina “Maksa”
  7. Säilytä saamasi tekstiviesti kuittina
  8. Lähetä tosite maksusta sähköpostitse osoitteeseen SÄHKÖPOSTIOSOITE

3. Edenred

3.1 Mobiilimaksu

  1. Avaa MyEdenred-sovellus ja valitse ”Luo mobiilimaksu” virike-edun kohdalta
  2. Etsi sovelluksesta palveluntarjoajan nimi SEURAN NIMI
  3. Syötä palvelun summa ja paina “vahvista maksu”.

3.2 Setelit

Mikäli maksat virikeseteleillä, toimi seuraavasti: Seteleillä joko kokonaan tai osittain maksavien asiakkaiden tulee lähettää setelit viikon sisällä laskun vastaanottamisesta seuran toimistolle. Jokaisessa setelissä tulee olla osallistujan nimi. Setelit tulee erotttaa toisistaan. Setelit postitetaan osoitteeseen: ETUNIMI, SUKUNIMI POSTIOSOITE

Huomaa, että ohjaajat eivät ota seteleitä vastaan.

Toimita seteleiden mukana tulostettuna vastaanottamasi lasku, jota olet liikuntaseteleillä maksamassa. Jos maksat vain osan maksusta liikuntaseteleillä, niin toimita seteleiden mukana pankkitosite tai kuitti siitä, että olet maksanut myös loppusumman seuran tilille.

Maksusuoritusten kuittaaminen liikuntaseteleillä

Kun etusetelit sisältävään kirjekuoreen on merkitty laskun viitenumero ja seteleiden yhteenlaskettu summa, on laskun etsiminen ja maksusuorituksen kirjaaminen vaivatonta.

  1. Mene Laskutus > Laskut -välilehdelle ja valitse haluamasi ryhmä.
  2. Suodata tai etsi lasku.
  3. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa ja siirry välilehdelle Maksusuoritukset.
  4. Klikkaa Lisää rivija valitse maksutavaksi Virikeseteli.
  5. Syötä muut tiedot ja Tallenna.
Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteestasi Palautteen lähettämisessä tapahtui virhe. Yritä myöhemmin uudelleen.