Laskun luonti

Toimihenkilö, jolla on vähintään tilinhoitajan rooli, voi helposti luoda laskuja myClubissa muutamalla eri tavalla. Laskun voi luoda Jäsenet-, Laskutus-sivulta tai Kurssien ja Tapahtumien yhteydessä.

Laskun luonti Jäsenet-sivulta

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi. Jos esimerkiksi haluat luoda vuoden jäsenmaksun koko seuralle, valitse seuran juuriryhmä aktiiviseksi.
2. Suodata jäsenet esiin, joille haluat luoda laskun. Voit suodattaa esimerkiksi jäsentason, ryhmän tai iän perusteella.
3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.
4. Täytä avautuvasta ikkunasta laskun tiedot:

   • Nimike

     valitse valmiiksi luotu tuote listalta tai määrittele laskulle muu nimike. Mikäli valitset tuotteen (esim. Jäsenmaksu 2026-27), täydentyvät hintatiedot ja ALV-prosentti automaattisesti.

   • Laskutuskategoria

     valitse sopiva kategoria listalta.

   • LKM

     voit halutessasi samalle laskuriville useamman saman tuotteen.

   • À Brutto ja À Netto

     määrittele verollinen tai veroton hinta. Järjestelmä laskee toisen automaattisesti ALV %:in perusteella.

   • ALV %

     määrittele ALV % listalta.

   • Lasku kuuluu ryhmään

     määrittele ryhmä, jonka alle lasku kuuluu.

   • Maksuehto tai Eräpäivä

     määrittele toinen, jolloin järjestelmä laskee toisen automaattisesti.

   • Pankkitili

     mikäli seuralle on useampi tili, valitse oikea listalta.

   • Viesti laskun vastaanottajalle

   • Sisäinen kommentti

     näkyy vain toimihenkilöille, ei laskun vastaanottajalle.

5. Lopuksi Tallenna. Siirryt Laskut-sivulle, jossa voit vielä tarkistaa luomasi laskuluonnokset.
6. Lähettääksesi laskut valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.
7. Avautuvassa ikkunassa näet, mikäli joltain vastaanottajalta puuttuu yhteystietoja. Lähetä lasku klikkaamalla Vahvista.

Laskun luonti Laskutus-sivulta

1. Mene Laskutus > Laskut -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi. Klikkaa Uusi lasku.
2. Klikkaa Lisää vastaanottajat. Suodata jäsenet esiin, joille haluat luoda laskun. Voit suodattaa esimerkiksi jäsentason, ryhmän tai iän perusteella.
3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja klikkaa Valitse.
4. Täytä ikkunasta laskun tiedot ja julkaise lasku

Laskun luonti kurssista

Mikäli tarve on laskuttaa esimerkiksi kurssin käyneitä, kannattaa laskutus tehdä suoraan kyseisen kurssin kautta:

1. Mene Kurssit > Hallinta -sivulle ja avaa haluamasi kurssi.
2. Suodata jäsenet esiin, joille haluat laskun lähettää. Voit suodattaa esimerkiksi jäsenet, jotka ovat ilmoittautuneet kurssille ja eivät vielä ole saaneet laskua.
3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.
4. Täytä avautuvasta ikkunasta laskun tiedot ja julkaise lasku.

Laskun luonti tapahtumasta

Mikäli tarve on laskuttaa esimerkiksi vyökokeeseen tai turnaukseen ilmoittautuneita, kannattaa laskutus tehdä suoraan kyseisen tapahtuman:

1. Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle ja avaa haluamasi tapahtuma.
2. Suodata jäsenet esiin, joille haluat laskun lähettää. Voit suodattaa esimerkiksi jäsenet, jotka ovat ilmoittautuneet turnaukseen tai eivät vielä ole saaneet laskua.
3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.
4. Täytä avautuvasta ikkunasta laskun tiedot ja julkaise lasku.

Virheilmoitukset laskua julkaistaessa

Mikäli laskua julkaistaessa näet virheilmoituksen vastaanottajan nimen kohdalla, jäsenen tiedoissa on jokin puute. Virheilmoitus voi olla keltainen (varoitus) tai punainen (virheellinen).

Viemällä hiiren laskun vastaanottajan nimen päälle, näet mistä varoitus tai virheilmoitus johtuu.

Keltainen (varoitus)

Lasku voidaan varoituksesta huolimatta julkaista. Keltainen varoitus tulee, mikäli

• Jäsenelle ei ole määriteltynä ikää tai jäsen on alle 13-vuotias, mutta huoltajatiedot puuttuvat
• Jäsen on yli 13-vuotias, mutta nimitiedot ovat puutteelliset
• Osoitetiedot (katuosoite, postinumero tai -toimipaikka) ovat puutteelliset

Punainen (virheellinen lasku)

Laskua ei voida julkaista. Punainen virheilmoitus tulee, mikäli

• Lasku on jo julkaistu
• Laskulla ei ole laskurivejä
• Seuralla on Saatavien hallinta käytössä, ja
  • Osoitetiedot (katuosoite, postinumero tai -toimipaikka) ovat puutteelliset
  • Jäsen on alaikäinen ja huoltajatiedot puuttuu
  • Eräpäivä liian lähellä (alle 14 päivää)
• Vääriä ALV-prosentteja laskuriveillä (ALV-prosentti, joka ei ole seuran sallima. Pääkäyttäjä voi tarkistaa sallitut ALV-prosentit kohdassa Asetukset > Laskutus)

Saateviesti vastaanottajalle

Sähköpostilla toimitettavan laskun liitteeksi on mahdollista lisätä saateviesti. Viestin pääsee kirjoittamaan toimitusvaiheessa. Viesti näkyy vain sähköpostiviestissä eikä sitä toimiteta, jos toimitustapa on joku muu kuin sähköposti.