Hallinta - Sopimukset

Sopimuksen luominen

Tämä osio kuvaa, kuinka seuran toimihenkilöt voivat luoda uusia sopimuksia.

Jos jäsen on jo lisätty järjestelmään, uusi sopimus voidaan luoda kohdassa Sopimukset > Hallinta. Uusien jäsenten kohdalla jäsentiedot on ensin tallennettava kohdassa Jäsenet > Hallinta, minkä jälkeen uuden sopimuksen voi luoda jäsenen rivin lopussa olevasta kolmen pisteen valikosta valitsemalla Uusi sopimus.

Luonnin yhteydessä tarvitaan tai näytetään seuraavat tiedot:

Sopimuksen perustiedot

• Jäsen: Sopimus on aina sidottu jäsenen tiliin.
• Sopija: Sopimusosapuolen tiedot haetaan automaattisesti jäsentilin tiedoista, mutta niitä voidaan tarvittaessa muokata. Alaikäisten jäsenten kohdalla tähän voidaan syöttää huoltajan tiedot.
• Aktiiviset sopimukset: Tässä näytetään tiedot jäsenen kaikista jo olemassa olevista, aktiivisista sopimuksista.
• Jäsenyys tai palvelu: Tässä valitaan haluttu jäsenyys tai palvelu. Jäsenellä voi olla samanaikaisesti aktiivisena vain yksi jäsenyys. Valitun palvelun tiedot ilmestyvät näkyviin valinnan jälkeen. Palvelut, jotka eivät ole saatavilla valitulle jäsenyydelle, on merkitty varoituskolmiolla.
• Sopimuksen ryhmä: Kun jäsenyys tai palvelu on valittu, voidaan määrittää, mihin ryhmään sopimus luodaan. Vain ne toimihenkilöt, joilla on rahastonhoitajan rooli kyseisessä tai ylemmän tason ryhmässä, voivat tarkastella ja muokata sopimuksia.
• Linkitä jäsenyyssopimukseen: Tämä asetus tulee näkyviin, jos valitaan palvelu, joka voidaan yhdistää jäsenyyteen. Tässä voidaan valita haluttu jäsenyyssopimus.
• Pankkitili: Tätä pankkitiliä käytetään sopimuksesta muodostettavissa laskuissa.
• Kauden aloitus: Kiinteän sopimuskauden palveluissa voidaan valita, alkaako sopimus kuluvan vai vasta seuraavan jakson aikana. Mikäli seuran palvelut ovat kausi- tai vuosikohtaisia, kesken kauden mukaan liittyvän jäsenen hintaa voidaan mukauttaa muuttamalla sopimuksen alkamispäivää. Jos kausi on esimerkiksi 1.1.–31.12. ja jäsen aloittaa 17.4., 1.1. alkavaksi asetetusta sopimuksesta veloitetaan koko hinta, mutta 17.4. alkavaksi asetetusta sopimuksesta veloitetaan vain suhteellinen loppukauden osuus hinnasta. Poikkeustapauksena voit valita aloitukseksi myös ”Valittu kausi”. Tätä tarvitaan esimerkiksi silloin, jos harrastajan edellisen kauden sopimus on unohdettu luoda ja se halutaan laskuttaa jälkikäteen, tai jos harrastaja haluaa tehdä sopimuksen etukäteen pidemmälle tulevaisuuteen.
• Voimassa alkaen: Voidaan muuttaa palvelun asetusten mukaisesti.
• Päättyen: Lasketaan ja näytetään automaattisesti, eikä sitä voi muuttaa manuaalisesti.

Hinnat ja laskutusjakso

• Hinnat: Hinta lasketaan oletuksena automaattisesti hinnaston ja voimassa olevien alennusryhmien mukaisesti. Voit kuitenkin halutessasi valita poikkeushinnan ja määrittää summan manuaalisesti hinnastosta ja alennusryhmistä riippumatta. Poikkeushinta säilyy muuttumattomana myös sopimusta uusittaessa.
• Laskutusjakso: Jos palvelulla on useita laskutuskausivaihtoehtoja, haluttu laskutusjakso valitaan tästä.
• Laskutuspäivä: Muodostettujen laskujen luonti- ja kirjauspäivä.
• Aloitusmaksu: Tuodaan oletuksena palvelun asetuksista, ja sitä voidaan mukauttaa manuaalisesti.

Lisätiedot

• Liitteet: Tähän voidaan lisätä tiedostoja (esim. skannattu kopio allekirjoitetusta paperisesta sopimuksesta).
• Laskutusaikataulu: Tässä näytetään laskutussuunnitelma, josta käyvät ilmi yksittäisten laskujen laskutuspäivät, laskutuskaudet ja hinnat. Tiedot päivittyvät automaattisesti.
• Lähetä sopimusvahvistus sähköpostilla: Kun tämä asetus on valittuna, järjestelmä antaa tallennuksen yhteydessä mahdollisuuden lähettää harrastajalle sopimusvahvistuksen sähköpostitse omalla viestilläsi.

Sopimuksen tarkastelu

Napsauttamalla sopimusnumeroa näet sopimuksen tiedot, laskutuksen aikataulun, liitteet sekä muutoslokin. Jos sopimuksesta on jo luotu laskuja luonnostilaan, voit tarkistaa ja tarvittaessa poistaa ne täältä. Jo julkaistuja laskuja ei voi enää poistaa. Voit aina poistaa vain viimeisimmän laskutuskauden laskun.

Sopimusten tilat

Jokaisella myClub-sopimuksella on tila, joka kertoo, onko sopimus voimassa, irtisanottu vai vasta tulossa voimaan. Kun tunnet eri tilat, osaat asettaa sopimuslistassa oikeat suodattimet ja saat esiin samat luvut kuin sopimusraporteissa.

myClub määrittää tilan automaattisesti sopimuksen alkamisajankohdan, irtisanomisen, tauon ja päättymisen perusteella:

• Tulossa: Sopimus on luotu, mutta sen alkamispäivämäärä on tulevaisuudessa. Alkamispäivästä alkaen sopimus vaihtuu automaattisesti tilaan Voimassa.
• Voimassa: Sopimus on voimassa, eikä sitä ole irtisanottu tai asetettu tauolle. myClub luo laskut laskutusaikataulun mukaisesti.
• Irtisanottu: Sopimus on irtisanottu, mutta se jatkuu irtisanomisajankohtaan saakka. myClub luo laskuja tähän ajankohtaan asti.
• Tauolla: Sopimukselle on määritetty tauko. myClub ei luo laskuja kyseiseltä ajanjaksolta.
• Päättynyt: Sopimus on päättynyt, koska irtisanomisajankohta tai sopimuksen päättymispäivä on saavutettu. myClub ei luo enää uusia laskuja.

Sopimuksen muokkaaminen

Voit tehdä muutoksia valitsemalla sopimuksen kohdalla kolmen pisteen valikosta Muokkaa. Mahdolliset hinnaston muutokset näytetään tässä, ja ne voidaan tarvittaessa päivittää sopimukselle manuaalisesti. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, jos jäsen ei enää täytä alennusryhmän ehtoja ja tämä halutaan heti päivittää sopimukseen.

Jäsenyyden vaihtaminen

Voit vaihtaa jäsenen voimassa olevan jäsenyyssopimuksen toiseen jäsenyyteen esimerkiksi silloin, kun juniori täyttää 18 vuotta ja siirtyy Juniorit-jäsenyydestä Aikuiset-jäsenyyteen. Jäsenen palvelusopimukset, kuten judo, karate, tanssi, voimistelu tai jalkapallo, siirtyvät uuden jäsenyyssopimuksen alle, joten sinun ei tarvitse irtisanoa ja luoda niitä uudelleen.

1. Siirry kohtaan Sopimukset > Hallinta.
2. Etsi jäsenen voimassa oleva jäsenyyssopimus.
3. Valitse sopimuksen kohdalla kolmen pisteen valikosta Vaihda jäsenyys.
4. Valitse uusi jäsenyys ja täytä alla kuvatut tiedot.
5. Klikkaa Vaihda jäsenyys.

Vaihdon asetukset

• Uusi jäsenyys: Jäsenyys, johon jäsenen sopimus vaihdetaan.
• Vaihtopäivä: Vanha jäsenyyssopimus ja sen palvelusopimukset päättyvät tänä päivänä. Uudet sopimukset alkavat seuraavana päivänä. Jos valitset vaihtopäiväksi 31.12., uudet sopimukset alkavat 1.1.
• Aloitusmaksu: Valitse veloitetaanko sopimuksesta mahdollinen aloitusmaksu vai ei.

Palvelusopimukset vaihdon yhteydessä

Kun vaihdat jäsenyyden, määrität samalla, miten jäsenen palvelusopimukset jatkuvat:

• Palvelu ei ole saatavilla uudelle jäsenyydelle: Palvelusopimus päättyy vaihtopäivänä
• Palvelu on saatavilla uudelle jäsenyydelle: Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
  • Irtisanotaan ilman jatkoa: Palvelusopimus päättyy vaihtopäivänä.
  • Uusitaan uudessa jäsenyydessä: Palvelusopimus jatkuu automaattisesti uuden jäsenyyssopimuksen alla.

Sopimuksen tauottaminen

Sopimus voidaan laittaa tauolle valituksi ajanjaksoksi, jolloin kyseiseltä ajalta ei luoda laskuja. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi loukkaantumisten yhteydessä, kun jäsen ei pysty osallistumaan seuran toimintaan.

• Voit määrittää tauon valitsemalla halutun sopimuksen kohdalla kolmen pisteen valikosta Aseta tauolle.
• Laskutuksen aikataulussa näytetään kaikki veloitetut summat. Jos sopimukselle on asetettu tauko, järjestelmä lisää automaattisesti vastaavan hyvityssumman.
• Suunnitellut tauot näkyvät sopimuksen tarkastelunäkymässä, ja niitä voidaan myös poistaa sieltä.

Sopimuksen Irtisanominen

Jäsen voi irtisanoa sopimuksen milloin tahansa omalta jäsensivultaan tai mobiilisovelluksesta noudattaen palvelun sopimusehdoissa määritettyjä irtisanomisaikoja.

• Kun seura irtisanoo sopimuksen, irtisanomisajankohta voidaan valita vapaasti. Lomakkeelle esitäytetään automaattisesti aikaisin mahdollinen päättymispäivä, joka perustuu irtisanomisaikaan. Seura voi tarvittaessa myös peruuttaa irtisanomisen.
• Jos käytetään massatoimintoa Irtisano, voidaan irtisanomispäiväksi määritellä:
  • Sopimusehtojen mukainen irtisanomispäivä, jolloin järjestelmä määrittää valittujen sopimusten päättymisajankohdan niiden omien irtisanomisaikojen perusteella
  • Tietty irtisanomispäivä, jota sovelletaan kaikkiin valittuihin sopimuksiin
• Jos jäsenyyssopimus irtisanotaan, myös kaikki siihen liitetyt palvelusopimukset irtisanotaan automaattisesti, sillä palvelusopimus (esim. uinti, voimistelu) edellyttää aina voimassa olevaa jäsenyyssopimusta.

Sopimuksen uusiminen

Sopimukset uusiutuvat automaattisesti palvelun tai jäsenyyden asetusten mukaisesti. Sopimusta ei voi uusia manuaalisesti.

Sopimustodistukset

Seura voi luoda jäsenille todistuksia voimassa olevista sopimuksista. Todistuksia voidaan tarpeen tullen hyödyntää esimerkiksi jäsenten omissa tukihakemuksissa.

• Kun sopimustodistuksen asettelu on määritetty kohdassa Sopimukset > Asetukset, voit valita jäsenluettelosta yhden tai useamman jäsenen ja luoda heille todistuksia tai lähettää ne suoraan sähköpostitse.
• Jäsenet voivat myös ladata todistuksen itse omilta sivuiltaan kohdasta Omat tiedot > Sopimukset > Lataa sopimustodistus.
• Jos jäsenen tietoihin on täytetty kenttä Seuraan liittymispäivä, myös tämä päivämäärä sisällytetään automaattisesti todistukseen.