Varattavat ajat

Varattavat ajat ovat ryhmille käytettävissä olevia aikoja tapahtumapaikassa. Vuorosuunnittelija voi suunnittelua helpottaakseen korostaa milloin tapahtumapaikassa on seuralle vuoroja käytettävissä. Esimerkiksi kaupungilta saadut kenttävuorot tai hallin käyttöaika voidaan määritellä etukäteen vuorosuunnittelua helpottamaan. Vuorot-näkymässä näkyy varattavat ajat valkoisina alueina.

Hallinta

Kalenteri

Kalenteri-välilehdellä vuorosuunnittelija pystyy luomaan ja muokkaamaan varattavia aikoja, minkä jälkeen käyttäjät voivat nähdä varattavissa olevat ajat Vuorot-näkymässä ja tehdä niihin vuorovarauksia. Varattavat ajat näkyvät vuorojen näkymässä valkoisina alueina ja ilman vuoroa olevat alueet harmaina.

Pääkäyttäjä voi luoda ja muokata varattavia aikoja kalenterinäkymässä:

1. Mene Varattavat ajat-sivulle.

2. Valitse oikea Tapahtumapaikka yläreunan navigaatiosta.

3. Luo Varattava aika klikkaamalla haluamasi päivän ja kellonajan kohdalla (tai maalaa oikea aikaväli) kalenterista.

4. Voit asettaa Varattavan ajan toistuvaksi haluamallasi aikavälillä.

Lista

Lista-välilehdellä näet kaikki tehdyt Varattavat ajat listalla. Voit suodattaa varattavia aikoja esiin Tapahtumapaikan ja aikavälin perusteella. Voit myös poistaa Varattavia aikoja (yhden tai useamman):

1. Valitse poistettavat Varattavat ajat taulun vasemmasta sarakkeesta.

2. Valitse toiminto Poista.

3. Vahvista poisto avautuvassa ikkunassa.

Video-ohje

Varattavien aikojen tuonti Excel-tiedostosta

Tuontitiedoston valmistelu

Voit tuoda Varattavia aikoja sekä Vuoroja Excel-taulukon avulla. Taulukon lataamisen jälkeen voit tarkastella, muokata ja poistaa tuontirivejä ennen niiden tallennusta.

Valmistele ensin Excel-taulukko niin, että siinä on vaaditut sarakkeet ennen kuin lataat tiedoston. Voit hyödyntää valmistelussa oheisia malleja.

• Vuorojen malli

• Varattavien vuorojen malli

Vaaditut sarakkeet

• Tapahtumapaikka Oltava sama kuin myClubissa

• Pvm Päivämäärä. Esim. 12.5.2021

• Aloitus Alkamisaika. Esim. 10:00

  • Voidaan antaa myös päivämäärä + aika muodossa. Esim. 12.5.2012 10:00. (Ylikirjoittaa tällöin päivämäärä sarakkeen arvon.)

• Lopetus Päättymisaika. Esim. 12:00

  • Ei vaadittu jos Kesto annettu.

  • Voidaan antaa myös päivämäärä + aika muodossa. Esim. 12.5.2012 12:00. (Ylikirjoittaa tällöin päivämääräsarakkeen arvon.)

Vapaavalintaiset sarakkeet

Yleiset:

• Kesto Varattavan ajan tai vuoron kesto minuuteissa. Esim. 60

  • Voidaan käyttää yhdessä aloitusajan kanssa.

  • Ylikirjoittaa lopetusajan, jos annettu.

Vuorot:

• Nimi Vuoron nimi Esim. ”Treenit”

• Tyyppi Vuoron tapahtumatyyppi. Oltava sama kuin myClubissa

Varattavien aikojen ja vuorojen tuominen

1. Valitse sivupalkista Tuonnit ja valitse haluatko tuoda Varattavia aikoja vai Vuoroja.

2. Tuo aineisto klikkaamalla Tuo varattavia aikoja / Tuo vuoroja.

3. Valitse tuotava Excel-tiedosto tietokoneeltasi ja Lähetä.

4. Virheelliset tuontirivit ilmoitetaan tilalla Virheellinen ja virheettömät tuontirivit ovat tilassa Odottaa. Näet tuontirivien virheet klikkaamalla riviä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Näytä virheet.

5. Muokkaa virheelliset tuontirivit oikeaksi valitsemalla ne taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Muokkaa. Voit muokata rivit myös yksitellen klikkaamalla riviä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Muokkaa. (Voit myös poistaa virheelliset tuontirivit.)

6. Tallenna tuontirivit valitsemalla ne ensin ja sen jälkeen valitse toiminto Luo.

7. Lopuksi Tallenna. Tuontirivien tila vaihtuu Tuotu-tilaan, jos luominen onnistui.

Video-ohje