Käyttöesimerkkejä

Toimihenkilöt voivat soveltaa laskutustoimintoja itselleen parhaiten sopivilla tavoilla. Ohessa esimerkkejä ja vinkkejä nopeaan ja helppoon laskutukseen.

Jäsenlaskun teko

Jäsenlaskutusta tehdään monella tapaa eri urheiluseuroissa. Eri jäsenillä voi olla eri hintoja esimerkiksi iän tai perhealennuksen johdosta. Alla muutamia esimerkkitapauksia jäsenlaskun tekoon, joita seurojen toimihenkilöt voivat soveltaa omaan toimintaansa.

Yksi jäsenmaksuhinta kaikille

Tässä esimerkissä kaikilla seuran jäsenillä on sama jäsenmaksuhinta. Ennen laskun tekoa kannattaa varmistaa, että seuran asetuksissa on määriteltynä Jäsenmaksut-laskutuskategoria. Lisäksi kannattaa luoda Laskutus > Tuotteet -sivulla valmiiksi tuote, esimerkiksi Jäsenmaksu 2020.

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi juuriryhmä.

2. Suodata jäsenet esiin, joille haluat jäsenmaksun tehdä. Voit esimerkiksi asettaa suodattimen Lasku > Jäsenellä ei ole laskua Jäsenmaksu 2020. Näin saat esiin kaikki, jotka eivät vielä ole saaneet vuoden 2020 jäsenmaksua. Muista myös suodattaa sellaiset jäsenet pois, joille ei lähetetä jäsenlaskua (esim. valmentajat, seuratyöntekijät).

3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.

4. Syötä Nimike-kenttään tuote Jäsenmaksu 2020 ja muut laskun tiedot ja Tallenna.

5. Siirryt Laskutus-sivulle, jossa voit vielä tarkistaa laskut. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Eri jäsenmaksuhinta nuorille ja aikuisille

Tässä esimerkissä seuran alaikäisillä jäsenillä on eri jäsenmaksuhinta kuin aikuisilla. Ennen jäsenmaksun tekoa kannattaa luoda tuotteet erikseen sekä alaikäisten että aikuisten jäsenmaksuille, esimerkiksi Jäsenmaksu alaikäiset 2020 ja Jäsenmaksu aikuiset 2020.

Laskutus tehdään kahdessa erässä. Edellytyksenä jäsenmaksuhinnan erittelylle iän perusteella on, että tieto iästä löytyy seuran jäsenrekisteristä.

Jäsenlasku alaikäisille

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi juuriryhmä.

2. Suodata alaikäiset jäsenet esiin esimerkiksi suodattimilla: Lasku > Jäsenellä ei ole laskua Jäsenmaksu alaikäiset 2020 Ikä 0-17-vuotta

3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.

4. Syötä Nimike-kenttään tuote Jäsenmaksu alaikäiset 2020 ja muut laskun tiedot ja Tallenna.

5. Siirryt Laskutus-sivulle, jossa voit vielä tarkistaa laskut. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Jäsenlasku aikuisille

Poista ikä-suodatin, jolloin jäljelle jäävät aikuisjäsenet. (Kannattaa myös huomioida, että mikäli alaikäisten syntymäaikaa ei ole määriteltynä, näkyvät tällaiset jäsenet myös tässä kohdassa.)

Yhteistyökumppanin tai joukkueen laskuttaminen

Seuratoiminnassa tehdään laskuja pääsääntöisesti jäsenille ja harrastajille, mutta joissain tapauksissa seuran on tarve lähettää laskuja myös yhteistyökumppaneille tai joukkueille. Esimerkiksi seuran toimistosihteeri voi laskuttaa joukkueilta kenttämaksuja käytön mukaan tai lähettää laskun sponsorille. myClubissa yhteistyökumppaneiden ja joukkueiden hallinnassa ja laskutuksessa hyödynnetään jäsentiliä.

Jotta hallinta on helpompaa, kannattaa seuran organisaatiohierarkiaan luoda oma ryhmä kumppaneille ja joukkueille, jotta näille luodut jäsentilit ovat selkeästi irrallaan varsinaisista (henkilö)jäsenistä.

Lisäksi kannattaa luoda omat jäsentasot kumppaneille ja joukkueille, jotta kyseiset jäsentilit on helppo suodattaa esiin.

Huomaa

Tutustu ohjeeseen yhteistyökumppanin hallinnasta jäsentilinä.

Ohjetta voit soveltaa hyvin myös joukkueen hallintaan jäsentilinä. Voit luoda esimerkiksi Joukkuelaskutus-ryhmän. Yksittäiselle joukkueelle voit luoda jäsentilin ja antaa nimeksi esimerkiksi Pojat-06 Joukkue. Jäsentasoksi voit asettaa Joukkuetili (pääkäyttäjä voi luoda jäsentason asetuksissa).

Jäsenen ensimmäiseksi sähköpostiosoitteeksi voit asettaa joukkueen rahastonhoitajan sähköpostiosoitteen ja toiseksi sähköpostiksi joukkueenjohtajan sähköpostiosoitteen. Muista tarkistaa jäsenkortin viestiasetuksista, että laskut menevät oikeisiin sähköpostiosoitteisiin.

Yhteistyökumppanin laskuttaminen

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi Yhteistyökumppanit-ryhmä.

2. Suodata tai etsi haluamasi kumppanit esiin ja valitse kyseiset kumppanit taulun vasemmasta sarakkeesta.

3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.

4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Joukkueen laskuttaminen

1. Mene Jäsenet > Hallita -sivulle ja aktivoi Joukkuelaskutus-ryhmä.

2. Suodata tai etsi haluamasi joukkueet esiin ja valitse kyseiset joukkueet taulun vasemmasta sarakkeesta.

3. Valitse toiminto Luo lasku ja syötä laskun tiedot ja Tallenna.

4. Siirryt Laskutus-sivulle. Valitse laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Alennusten antaminen

Joskus seuran jäsenet saavat alennuksia maksuista, esimerkiksi perhealennuksina tai valmentajien lapsina. Toimihenkilö voi antaa alennuksia hyödyntämällä negatiivisia laskurivejä, kun laskut ovat vielä luonnostilassa.

Tarvittaessa voidaan laskutuksen ohjaustietona lisätä jäsenkenttiin lisäkenttiä, joiden perusteella rahastonhoitajan on alennukset helppo lisätä. Lisäkentäksi voi määritellä esimerkiksi Perheenjäsen seurassa (Kyllä/Ei).

Perhealennus jäsenmaksussa

Ennen jäsenmaksun tekoa kannattaa luoda tuote valmiiksi Laskutus > Tuotteet -sivulla, esimerkiksi Jäsenmaksu 2020. Lisäksi alennuksen antoa varten kannattaa luoda tuote negatiivisella summalla, esimerkiksi Perhealennus 2020 (summa esim. -20 €).

Kannattaa myös varmistaa, että lisäkenttä Perheenjäsen seurassa on täytettynä kaikilla, joilla perheenjäsen seurassa on. Jäsenlaskun teko ja alennuksen antaminen onnistuu seuraavasti:

1. Mene Jäsenet > Hallinta -sivulle ja aktivoi haluamasi ryhmä.

2. Suodata jäsenet esiin, joille haluat jäsenmaksun tehdä. Voit esimerkiksi asettaa suodattimen Lasku > Jäsenellä ei ole laskua Jäsenmaksu 2020. Näin saat esiin kaikki, jotka eivät vielä ole saaneet vuoden 2020 jäsenmaksua. Muista myös suodattaa sellaiset jäsenet pois, joille ei lähetetä jäsenlaskua (esim. valmentajat, seuratyöntekijät).

3. Valitse jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Luo lasku.

4. Syötä Nimike-kenttään tuote Jäsenmaksu 2020 ja muut laskun tiedot ja Tallenna.

5. Siirryt Laskutus-sivulle, jossa voit lisätä alennukset.

6. Lisää taulun sarakkeeksi lisäkenttä Perheenjäsen seurassa hammasrataskuvakkeesta ja Tallenna.

7. Järjestä taulukko klikkaamalla sarakkeen otsikkoa, jolloin saat kaikki perhealennukseen oikeutetut jäsenet listan kärkeen.

8. Valitse alennuksen saavat jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Lisää rivi.

9. Lisää riville tuote Perhealennus 2020 ja Tallenna. Alennukset on nyt lisätty ja kaikki laskurivit näkyvät taulussa.

10. Lopuksi valitse kaikki laskut taulun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Julkaise.

Liikunta- ja virikesetelit maksuvälineenä

Seura voi ottaa vastaan maksusuorituksia myös etuseteleinä, kun seuralla on etusetelin toimittajan kanssa sopimus. Teknistä integraatiota etuseteleiden toimittajien järjestelmien ja myClubin välillä ei ole. Jäsenistöä ja ohjaajia kannattaa tiedottaa ja ohjeistaa tarkasti etuseteleiden käytöstä, jotta niiden vastaanotto ja käyttö on sujuvaa.

Laskujen maksusuoritusten käsittely voidaan hallinnoida käsin tätä ohjetta soveltaen.

Esimerkkiohjeistus liikuntaseteleistä

Voit kopioida tai soveltaa alla olevaa tiedotetta liikuntaseteleillä maksamisesta seuran toiminnassa.

Esimerkki

1. Smartum ja Smartum Saldo

Jos maksat Smartum-liikuntaseteleillä sekä Smartum Saldolla, seuraa allaolevia ohjeita.

1.1 Smartum setelit

Mikäli maksat Smartum liikuntaseteleillä, toimi seuraavasti: Seteleillä joko kokonaan tai osittain maksavien asiakkaiden tulee lähettää setelit viikon sisällä laskun vastaanottamisesta seuran toimistolle. Seteleissä tulee olla jokaisessa osallistujan nimi sekä ne on erotettava toisistaan. Setelit postitetaan osoitteeseen: ETUNIMI, SUKUNIMI POSTIOSOITE

Huomaa, että ohjaajat eivät ota seteleitä vastaan.

Toimita seteleiden mukana tulostettuna vastaanottamasi lasku, jota olet liikuntaseteleillä maksamassa. Jos maksat vain osan maksusta liikuntaseteleillä, niin toimita seteleiden mukana pankkitosite tai kuitti siitä, että olet maksanut myös loppusumman seuran tilille.

1.2 Smartum saldo

Kirjaudu Smartum Saldo – tilillesi ja valitse palveluntarjoajaksi/toimipisteeksi SEURAN NIMI. Valitse käytettävä summa ja maksa. Lähetä tosite maksusta sähköpostitse osoitteeseen SÄHKÖPOSTIOSOITE Huom. Liitä mukaan SEURAN lähettämä laskulomake. Lisätietoa liikuntaseteleistä on osoitteessa https://www.smartum.fi

2. ePassi

Jos käytössäsi on SporttiPassi, toimi maksuasi tehdessäsi seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään omilla tunnuksillasi www.epassi.fi -sivulla

2. Valitse SporttiPassin verkkomaksut

3. Aloita kirjoittamalla valikkoon SEURAN NIMI. Kun järjestelmä löytää sen, valitse palveluntarjoaja ja paina “seuraava”

4. Kirjoita summa euroissa

5. Kirjoita palvelunkuvaukseen saamasi laskun viite

6. Paina “Maksa”

7. Säilytä saamasi tekstiviesti kuittina

8. Lähetä tosite maksusta sähköpostitse osoitteeseen SÄHKÖPOSTIOSOITE

3. Edenred

3.1 Mobiilimaksu

1. Avaa MyEdenred-sovellus ja valitse ”Luo mobiilimaksu” virike-edun kohdalta

2. Etsi sovelluksesta palveluntarjoajan nimi SEURAN NIMI

3. Syötä palvelun summa ja paina “vahvista maksu”.

3.2 Setelit

Mikäli maksat virikeseteleillä, toimi seuraavasti: Seteleillä joko kokonaan tai osittain maksavien asiakkaiden tulee lähettää setelit viikon sisällä laskun vastaanottamisesta seuran toimistolle. Jokaisessa setelissä tulee olla osallistujan nimi. Setelit tulee erotttaa toisistaan. Setelit postitetaan osoitteeseen: ETUNIMI, SUKUNIMI POSTIOSOITE

Huomaa, että ohjaajat eivät ota seteleitä vastaan.

Toimita seteleiden mukana tulostettuna vastaanottamasi lasku, jota olet liikuntaseteleillä maksamassa. Jos maksat vain osan maksusta liikuntaseteleillä, niin toimita seteleiden mukana pankkitosite tai kuitti siitä, että olet maksanut myös loppusumman seuran tilille.

Maksusuoritusten kuittaaminen liikuntaseteleillä

Kun etusetelit sisältävään kirjekuoreen on merkitty laskun viitenumero ja seteleiden yhteenlaskettu summa, on laskun etsiminen ja maksusuorituksen kirjaaminen vaivatonta.

1. Mene Laskutus > Laskut -välilehdelle ja valitse haluamasi ryhmä.

2. Suodata tai etsi lasku.

3. Avaa lasku muokkaustilaan klikkaamalla kolmipistevalikkoa ja siirry välilehdelle Maksusuoritukset.

4. Klikkaa Lisää rivija valitse maksutavaksi Virikeseteli.

5. Syötä muut tiedot ja Tallenna.