Kokoelmat

Kokoelmat-ominaisuuden avulla toimihenkilöt voivat luoda, hallita ja hyödyntää jäsenlistoja päivittäisessä toiminnassa monipuolisesti kuin retkeilijä linkkuveistä.

Kokoelmat mahdollistavat jäsenlistojen älykkään tallennuksen suodatinmääritysten avulla. Näin toimihenkilö voi säilöä listoja, jotka päivittyvät automaattisesti tai koostetaan valikoiduista jäsenistä, tarjoten keskitetyn tavan hallita tietoja seuran erityistarpeisiin.

Olipa kyseessä liittoraportointi, syntymäpäiväonnittelut, valmentajaviestintä tai jäsenseuranta, kokoelmat tarjoavat seurakohtaisia ratkaisuja erilaisiin kommunikointi-, hallinto ja raportointitarpeisiin. Tämä ominaisuus tekee monimutkaisistakin tehtävistä selkeitä ja helposti hallittavia.

Kokoelmia voidaan myös jakaa muiden toimihenkilöiden kanssa, mahdollistaen seurassa saumattoman yhteistyön. Tärkeät tiedot ovat aina nopeasti saatavilla ja ajantasaisina.

Esimerkkejä kokoelmien käyttötarkoituksista

1. Jäsentietojen hallinnointi keskitetysti Voit tehdä kokoelman, johon päivittyy päivittäin automaattisesti seuran valitsemilla suodattimilla jäseniä. Vaihtoehtoisesti toimihenkilö voi käsin lisätä valittuja jäseniä kokoelmaan.

   • Esimerkki 1. Näytä seuran kaikki varsinaiset jäsenet, jotka ovat maksaneet jäsenmaksun. Seuralla on aina ajanmukainen ymmärrys, kuinka paljon seurassa on varsinaisia jäseniä

   • Esimerkki 2. Näytä kaikki järjestelmään lisätyt uudet henkilöt. Uusien jäsenien tietoja voidaan tarvittaessa päivittää, suorittaa laskutus ja siirto oikeaan ryhmään tai joukkueeseen.

   • Esimerkki 3. Näytä kaikki jäsenet, joilla on harjoituskerrat täynnä seuraavaan vyökokeeseen. Valmentaja voi helposti varmistaa, ketkä harjoittelijat ohjataan seuraavaan vyökokeeseen suodattimella, joka laskee harjoituskertoja tai aikaa edellisestä harjoittelijan vyökokeesta.

   • Esimerkki 4. Merkkipäiväonnittelut. Seura voi huomioida tai onnitella seuraavalla viikolla täyttäviä syntymäpäiväsankareita tai merkkihenkilöitä, jotka ovat olleet esim. 30-vuotta seuran toiminnassa mukana.

   • Esimerkki 5. Peliryhmät (Mustat, Punaiset, Valkoiset) Joukkueenjohtaja tai valmentaja voi itsenäisesti määritellä käsin peliryhmien jäsenet, ilman lisäkenttiä tai ryhmähierarkioita

2. Jäsenmäärien muutosten seuranta ja ilmoitukset Voit seurata jäsenmäärien muutoksia kokoelmassa ja tilata niistä sähköposti-ilmoituksen päivittäin tai viikoittain koostettuna.

   • Esimerkki 1. On kätevää saada sähköpostiin ilmoitus seuraavan viikon synttäri- tai merkkipäiväsankareista, jotta muistaminen onnistuu ajallaan.

   • Esimerkki 2. Tieto seuraan liittyneistä uusista jäsenistä on hyvä saada sähköpostiin, jotta uusille henkilöille saadaan heti alusta tarvittavat tiedot päivitettyä laskutuksen, ryhmän tiedotuksen ja toimintatapojen osalta.

3. Jäsenrakenteen raportointi ja kehitys Kokoelman jäsenrakenteesta saadaan kuukausitasolla automaattisesti luotua raportti. Tämä onnistuu myös manuaalisesti nykyhetken tilanteesta. Raportti voidaa ryhmittää raportointikategorian (esim. laji) mukaan sekä, ikä-, syntymävuosi- tai sukupuolikohtaisesti. Raportti voidaan viedä tiedostoon ja toimittaa halutulle sidosryhmälle.

   • Esimerkki 1. Vuosittaiset jäsenmääräraportit liitolle

   • Esimerkki 2. Vuosittaiset tukiavustusraportit kaupungille

   • Esimerkki 3. Jäsenmäärän muutosten seuranta seuran hallitukselle

4. Kokoelman käyttö suodattimena Voit käyttää kokoelmaa suodattimena tapahtuma-, kurssi- tai laskutuksen hallinnassa sekä viestinnässä tai jopa toisessa kokoelmassa.

   • Esimerkki 1. Valmentaja voi helposti lisätä kokoelma-suodattimen avulla esimerkiksi pelaavan kokoonpanon pelitapahtumaan.

   • Esimerkki 2. Rahastonhoitaja voi hallinnoida eri alennusryhmiä laskutuksessa kokoelmien avulla.

   • Esimerkki 3. Seuran tiedottaja voi lähettää seuralehden vain henkilölle, jotka ovat tilanneet seuralehden.

   • Esimerkki 4. Seuran valokuvaaja ei valokuvaa niitä henkilöitä seuran someen, jotka eivät ole antaneet lupaa kuvaamiseen.

   • Esimerkki 5. Kilpailun järjestäjä voi viestiä jäsenille, jotka ovat saaneet toimitsijakoulutuksen.

Luonti ja asetukset

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi

2. Klikkaa +Uusi kokoelma Perustiedot -välilehti

   Lisää Kokoelman nimi ja määritä kokoelman näkyvyys

   • Yksityinen - Vain kokoelman tekijä voi käyttää kokoelmaa

   • Jaettu - Toimihenkilöt, joilla on käyttöoikeus ryhmään, mihin kokoelma on tallennettuna, voivat käyttää kokoelmaa

   Valitse luodaanko kokoelman jäsenistä yhteenvetoraportti kuukausittain

   • Kyllä - raportti luodaan automaattisesti joka kuukauden viimeisenä päivänä

   • Ei - raporttia ei luoda automaattisesti

   Asetukset -välilehti Määritä - Päivitä jäsenet automaattisesti -asetus

   • Kyllä: Kokoelman jäsenet päivitetään automaattisesti päivittäin valittujen suodattimien mukaisesti. Valitse haluttu suodatus aktiiviseksi.

   • Ei: Jäsenet lisätään kokoelmaan käsin

3. Klikkaa vahvista

Jäsenten lisääminen kokoelmaan käsin

Voit lisätä kokoelmaan henkilöitä käsin seuraavasti.

1. Avaa haluttu kokoelma

2. Valitse Kokoelma-välilehti

3. Klikkaa +Lisää jäseniä

4. Valitse ruksilla lisättävät jäsenet ja paina Valitse-painiketta

Käsin lisätyt jäsenet eivät reagoi mahdollisiin automaattipäivityksiin. Käsin lisätty jäsen poistuu kokoelmasta, vain jos toimihenkilö poistaa jäsenen kokoelmasta, jäsentili siirtyy arkistoon tai jäsentili poistetaan järjestelmästä.

Jäsenten päivittyminen kokoelmaan automaattisesti

Voit tehdä kokoelman automaattisesti päivittyväksi seuraavasti:

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Valitse ryhmä johon haluat kokoelman luoda

3. Klikkaa +Uusi kokoelma

4. Määritä kokoelman nimi ja näkyvyys

5. Valitse Asetukset -välilehti ja klikkaa Kyllä kohdassa Päivitä jäsenet automaattisesti

6. Klikkaa Lisää suodatin -toimintoa ja valitse suodattimet, jotka suodattavat halutut henkilöt kokoelmaan. Voit lisätä useita suodattimia.

7. Klikkaa Vahvista-nappia.

Kokoelman muutosten seuranta

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Avaa haluttu kokoelma valitse välilehti Muutokset

Muutokset välilehdellä näet kokoelmaan lisätyt ja poistetut jäsenet. Voit tilata sähköpostiin ilmoituksen kokoelman muutoksista koosteena päivittäin tai viikoittain Omat toimihenkilöasetukset -osiossa.

Kokoelman raportit

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Avaa haluttu kokoelma ja valitse välilehti Raportit

Raportit -välilehdellä näet kaikki luodut jäsenraportit kokoelmasta. Voit kokoelman asetuksista määritellä luodaanko kokoelman jäsenistä yhteenvetoraportti automaattisesti kuukausittain. Jäsenraportti voidaan myös luoda käsin kuluvalta hetkeltä klikkaamalla +Luo raportti.

Luodut raportit jäävät talteen myöhempää käyttöä varten.

Raportin katselu

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Avaa haluttu kokoelma ja valitse Raportit-välilehti

3. Valitse haluttu raportti klikkaamalla sopivaa raporttia.

Raportissa näet kokoelman jäsenmäärät ja jäsenrakenteen ryhmitettynä raportointikategorian mukaisesti (yleisesti laji) ikä-, syntymävuosi- ja sukupuolikohtaisesti.

HUOM! Raportointikategoriat määritetään Asetukset > Ryhmät > Raportointikategoriat -välilehdellä. Jotta raporteissa otetaan Raportointikategoriat huomioon, tulee Raportointikategoriat asettaa ryhmille käyttöön Asetukset > Ryhmät -välilehdellä. Ryhmälle määritelty kategoria periytyy oletusarvoisesti kaikille ryhmän aliryhmille.

Raportin vienti tiedostoon

Yleisesti liitot, kaupunki tai seuran hallitus kaipaa tietoja seuran jäsenmääristä ja kokelman raportin avulla tiedot on helposti kerättävissä talteen ja toimitettavissa ilman henkilötietoja tietoturvallisesti tiedostona sidosryhmän tietoon.

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Avaa haluttu kokoelma valitse Raportit-välilehti

3. Klikkaa haluttua raporttia ja klikkaa Vie Tiedostoon.

Raportin poisto

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Avaa haluttu kokoelma valitse välilehti Raportit

3. Valitse haluttu raportti ja käytä rivi- tai massatoimintoa Poista raportti

Muokkaaminen

1. Avaa muokattava kokoelma

2. Klikkaa Muokkaa kokoelmaa -linkkiä

3. Tee muutokset Perustiedot- ja Asetukset -välilehdellä ja paina Vahvista

Poistaminen

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat

2. Klikkaa 3-pisteen rivitoimintoa poistettavan kokoelman kohdalla

3. Valitse Poista

Kokoelmien käyttö suodattimissa

Kokoelmia voidaan hyödyntää suodatusperusteena kaikissa jäsenhauissa, mikäli käyttäjällä on oikeus kokoelmaan.

Esimerkki:

1. Mene Jäsenet > Hallinta

2. Klikkaa Lisää suodatin Jäsenet > Kokoelma

3. Valitse halutut kokoelmat, joilla suodatat jäsenlistaa

Kokoelmien sovellusesimerkkejä

Esimerkki 1/4 - Kiinteät peliryhmät

Tässä video-ohjeessa näytetään sovellusesimerkki kiinteästi määritettyjen Kokoelmien luomisesta ja käyttämisestä suodattimena. Esimerkissä valmentaja määrittelee itselleen kaksi peliryhmää kokoelmilla, ilman että järjestelmään tarvitsee lisätä erikseen aliryhmiä.

Esimerkki 2/4 - Synttärisankarit ja onnittelu

Tässä video-ohjeessa näytetään sovellusesimerkki automaattisesti päivittyvästä kokoelmasta. Esimerkissä tehdään kokoelma, joka ilmoittaa toimihenkilöille kuluvan viikon syntymäpäiväsankareista, joille toimihenkilö lähettää sähköpostionnittelut käyttäen seuran omaa syntymäpäiväviestipohjaa.

Esimerkki 3/4 - Jäsenmaksut ja jäsenraportointi

Tässä video-ohjeessa näytetään sovellusesimerkki automaattisesti päivittyvästä kokoelmasta. Esimerkissä tehdään kokoelma, joka ilmoittaa toimihenkilöille henkilöt, joilla ei ole jäsenyys voimassa. Toimihenkilö toimittaa henkilöille jäsenkortin ja laskun. Tämän jälkeen tehdään kokoelma, joka kirjaa ylös seuran jäsenmäärän ja rakenteen muutoksia omaan raporttiin. Jäsenraportti voidaan viedä tiedostoon ja toimittaa liitolle, kunnalle tai vaikka seuran hallitukselle.

Esimerkki 4/4 - Vyökokelaat

Tässä video-ohjeessa näytetään sovellusesimerkki miten kokoelmia soveltaen karate-valmentaja saa automaattisesti tiedon henkilöistä, joilla on harjoitusmäärät riittävät seuraavaan vyökokeeseen.