Materiaalipankki

Tiedostot turvallisesti talteen ja helposti saataville

Esittely

Materiaalipankki -lisäpalvelu on työkalu, joka tehostaa tiedonhallintaa ja kommunikointia urheiluseuroissa ja muissa organisaatioissa. Tämä ratkaisu tarjoaa keskitetyn ja turvallisen alustan tiedostojen tallentamiselle ja jakamiselle, mikä vähentää tarvetta käyttää perinteisiä viestintäkanavia, kuten sähköpostia, ja eliminoi riskin tärkeiden tiedostojen säilyttämisestä henkilökohtaisilla laitteilla tai seuran verkkosivuilla.

Tiedostot ryhmissä

Tiedostojen jakaminen ryhmähierarkian mukaisesti varmistaa, että oikea tieto päätyy oikeille henkilöille – esimerkiksi vain ryhmän toimihenkilöille, koko jaokselle tai koko joukkueelle. Tämä mahdollistaa tärkeiden dokumenttien, kuten sisäisten toimintaohjeiden, sääntöjen ja harjoitusohjelmien, jakamisen tehokkaasti ja turvallisesti.

Tiedostot jäsentilissä

Seurat voivat määritellä omiin tarpeisiinsa sopivia lisäkenttiä tiedostojen lataamista varten. Niin toimihenkilöt kuin harrastajatkin voivat tallentaa tiedostoja näihin kenttiin kentän määritysten mukaisesti. Esimerkiksi pelaajasopimuksen kopion voi tallentaa suoraan yksittäisen jäsenen tilille, mikä tekee henkilökohtaisen tiedon säilyttämisestä, käsittelystä ja seurannasta helppoa sekä jäsenille että toimihenkilöille.

Hyödyt

Materiaalipankki -lisäpalvelun avulla seurat voivat keskittyä ydintoimintoihinsa tietäen, että kaikki tärkeä tieto on turvallisesti tallennettu ja helposti saatavilla. Tämä vähentää paperitöiden määrää ja tehostaa viestintää seuran sisällä, tuoden hallinnolliset prosessit nykyaikaan.

Materiaalipankki -lisäpalvelu on suunniteltu helpottamaan jäsenten ja toimihenkilöiden arkea, mahdollistaen turvallisen ja tehokkaan tiedonhallinnan ja kommunikoinnin.

Käyttöönotto

Lisäpalvelun tilaus

Mene Asetukset > Lisäpalvelut > Materiaalipankki-sivulle ja klikkaa Osta palvelu.

Asetukset

Kategoriat

Kategorioiden avulla voi helposti ryhmitellä ja etsiä samantyyppisiä tiedostoja, esimerkiksi "Videot" tai "Harjoitusohjeet".

Voi lisätä kategorioita seuran käyttöön Asetukset > Lisäpalvelut > Materiaalipankki-sivulla klikkaamalla +Uusi kategoria-painiketta.

Tallennustila

Tallennustilan koon voit määritellä palvelutason mukaisesti. Jokainen ladattu tiedosto käyttää tallennuskiintiötä. Kun tallennustila on täynnä, uusia latauksia ei sallita. Tällöin voit korottaa palvelutasoa Asetukset > Lisäpalvelut > Materiaalipankki -sivulla klikkaamalla Muokkaa-linkkiä.

Käyttö - Tiedostot ryhmissä

Tiedostojen lataaminen materiaalipankkiin

1. Valitse ryhmä mihin haluat tallettaa tiedoston

2. Mene Viestintä > Materiaalipankki -sivulle

3. Klikkaa Tuo tiedostoja-painiketta ja valitse ladattavat tiedostot

4. Aseta ladattavien tiedostojen Kategoria, Ryhmä sekä Katseluoikeus

   • Kategoria - tiedoston ryhmittely ja haku peruste

   • Ryhmä - mihin ryhmään tiedosto tallennetaan

   • Katseluoikeus

     • Toimihenkilöt: Vain ryhmän tai ryhmän aliryhmän toimihenkilöoikeuksilla voi nähdä tiedoston toimihenkilökäyttöliittymässä.

     • Koko ryhmä: Ryhmän jäsenet sekä ryhmän aliryhmän jäsenet näkevät tiedoston jäsensivuillaan.

5. Klikkaa Tuo tiedostot-nappia.

Tiedostojen poistaminen materiaalipankista

1. Mene Viestintä > Materiaalipankki -sivulle

2. Valitse ryhmä mistä haluat poistaa tiedostoja

3. Valitse ruksilla ne tiedostot, jotka haluat poistaa.

4. Käytä taulukkotoimintoa Poista tiedostot

Voit myös poistaa yksittäisen tiedoston klikkaamalla materiaalipankin taulukossa poistettavan tiedoston 3-pisteen rivitoimintoa ja valitsemalla Poista.

Käyttö - Tiedostot jäsentilissä

Tiedostot jäsentilissä toimivat samalla periaatteella kuin jäsenille määritetyt lisäkentät ja lisäkenttien näkyvyys voidaan määritellä lisäksi käyttöoikeuksien mukaisesti Asetukset > Tietosuoja > Toimihenkilöoikeudet -sivulla.

Tiedosto-jäsenkentän määrittely

1. Mene Asetukset > Jäsenet > Jäsenkentät -sivulle

2. Klikkaa Uusi lisäkenttä-linkkiä ja määrittele:

   • Kenttä: lisäkentän nimi esim. allekirjoitettu pelaajasopimus

   • Ohjeet kentän täyttäjälle

   • Tyyppi: Valitse tyypiksi Tiedosto ja määritä tiedoston maksimikoko

   • Tila: Katso Jäsenkentät - käyttötilat

   • Arkaluontoinen tieto: Tiedosto-lisäkenttä on merkitty aina arkaluontoiseksi kentäksi. Tämä tarkoitaa sitä, että harrastaja ei voi tätä tietoa asettaa julkiseksi ryhmässä tai julkisessa internetissä.

3. Kun Tiedosto-lisäkenttä on luotu, on se käytettävissä jäsenen jäsenkortissa kuten muutkin jäsenkentät.

Tiedoston lataaminen jäsenen tietoihin

1. Avaa jäsenen tiedot

2. Klikkaa Tiedosto-jäsenkentän kohdalla Valitse tiedosto ja lataa haluttu tiedosto

3. Klikkaa tallenna ja tiedosto on tallennettu jäsenen tietoihin

Tiedoston poistaminen jäsenen tiedoista

1. Avaa jäsenen jäsenkortti

2. Klikkaa poistettavan tiedoston kohdalta roskalaatikko-ikonia

3. Klikkaa tallenna ja tiedosto poistuu jäsenen tiedoista

Tiedostojen poistaminen usealta jäseneltä

1. Valitse jäsenlistalta ruksilla käsiteltävät jäsenet

2. Klikkaa taulun Valitse toiminto-linkkiä > Muokkaa jäseniä

3. Valitse muokattava kenttä ruksilla aktiiviseksi. Tässä tapauksessa Tiedosto-kenttä ja älä valitse mitään tiedostoa. Kentän vieressä lukee tällöin: Ei valittua tiedostoa.

4. Klikkaa Tallenna-painiketta ja tiedostot poistetaan valittujen jäsenien jäsenkentistä.