Jäsenet

Jäsentasot

Pääkäyttäjä voi määritellä seuran käyttöön jäsentasoja, joiden perusteella jäsenten hallinta on myClubissa helpompaa. Jäsentasoja voivat olla esimerkiksi: Pelaaja, Maalivahti, Valmentaja, Joukkueenjohtaja, Rahastonhoitaja, Kurssilainen, Hallituksen jäsen, Yhteistyökumppani, Tauolla, Vierailija jne.

Esimerkiksi toimihenkilön lähettäessä laskun seuran kaikille pelaajille, voi hän suodattaa jäsenlistalta kaikki jäsenet, joiden jäsentaso on Pelaaja.

Tai mikäli tarve on lähettää viesti kaikille valmentajille ja joukkueenjohtajille, voi jäsentasoksi rajata Valmentaja ja Joukkueenjohtaja.

Tai mikäli tarve on kutsua tapahtumaan vain tietyn jäsentason omaavat jäsenet, esimerkiksi maalivahtijäät Maalivahdeille tai hallituksen kokous Hallituksen jäsenille.

Jäsentasojen avulla saadaan myös selkeä kokonaiskuva jäsenistöstä esimerkiksi tapahtumaraportointia varten.

Jäsentasot lisätään aina johonkin jäsentasolistaan. Pääkäyttäjä määrittelee ryhmien asetuksissa, mikä lista on käytössä missäkin ryhmässä. Esimerkiksi yleisseurassa voi olla oma jäsentasolistansa yleisurheilujaostolle ja oma lista jalkapallojaostolle. Yhden lajin erikoisseurassa yksi jäsentasolista riittää usein hyvin.

Uusi jäsentasolista

1. Klikkaa Uusi lista.

2. Määrittele listalle nimi.

3. Lisää listaan kuuluvat jäsentasot ja määrittele:

   • Väri Väri erottaa hahmottamaan eri jäsentasot helpommin.

   • Nimi Kuvaava nimi kyseiselle jäsentasolle.

   • Kuvaus Määrittele halutessasi kuvaus jäsentasolle, esimerkiksi kenelle jäsentaso on tarkoitettu.

   • Jäsenen valittavissa Mikäli valintaruutu on valittuna, voivat jäsenet valita kyseisen jäsentason liittyessään ryhmiin. Mikäli jäsentaso toimii seurassa laskutuksen ohjaustietona, kannattaa jäsentaso lukita väärinkäytösten ehkäisyksi.

Jäsentasolistan muokkaus

Jäsentasolistoja voit muokata klikkaamalla kyseisen listan kohdalla Muokkaa. Voit lisätä ja poistaa jäsentasoja sekä muokata väriä, nimeä, kuvausta ja jäsenen mahdollisuutta valita ko. jäsentasoa.

Voit myös järjestellä listan jäsentasot sopivampaan järjestykseen klikkaamalla Järjestele jäsentasot.

Turhat jäsentasolistat voit myös poistaa.

Video-ohje

Jäsenkentät

Jäsenkenttiin jäsen/toimihenkilö täydentää jäsentiedot, jotka näkyvät jäsenkortissa.

Jäsenkentät ovat käytettävissä kaikissa ryhmissä, joten ryhmäkohtaisia jäsenkenttiä ei ole mahdollista asettaa.

Jäsenkenttiä määritellessä pääkäyttäjän tulee huomioida tietosuojalain noudattaminen. (Voit tutustua tietosuoja-asioihin tarkemmin täältä)

Käyttötilat

Määrittele, miten ja kenen täytettävissä kukin jäsenkenttä on. Voit muokata käyttötilaa suoraan taulussa klikkaamalla muokattavan jäsenkentän rivillä haluamaasi käyttötilasaraketta.

• Pakollinen Jäsenen on syötettävä kenttään arvo. Järjestelmää ei voi käyttää ennen kuin kenttä on täytetty.

• Lomakkeella Kenttä on täytettävissä rekisteröintilomakkeella, ja jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse.

• Muokattavissa Jäsen voi halutessaan muokata kentän arvoa itse, mutta se ei näy rekisteröintilomakkeella.

• Nähtävissä Jäsen näkee kentän arvon, mutta ei voi muokata sitä itse.

• Käytössä Vain seuran toimihenkilöt voivat muokata kentän arvoa. Jäsen ei näe kentän arvoa.

• Pois käytöstä Kenttä on pois käytöstä.

Peruskentät

Peruskentät ovat seuran valittavissa käyttöön. Etunimi, Sukunimi ja Sähköposti ovat aina pakollisia, sillä ilman niitä jäsen ei voi kirjautua myClubiin.

• Etunimi Henkilön etunimi. Kenttä on aina pakollinen.

• Sukunimi Henkilön sukunimi. Kenttä on aina pakollinen.

• Sähköposti Henkilön sähköpostiosoite. Kenttä on aina pakollinen.

• Syntymäaika Päivämääräkenttä. Kenttää ei voi poistaa käytöstä, sillä arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)

• Sukupuoli Mies / Nainen / Muu / Ei määritelty -valinta. Kentän voi poistaa käytöstä, mikäli seura ei halua kysyä tietoa jäseniltä. Kentän arvoa hyödynnetään jäsenraporteissa. (Suositus: Pakollinen)

• Matkapuhelin Kenttään hyväksytään vain matkapuhelinnumerosyöte. Hyödynnetään viestinnässä. (Suositus: Lomakkeella)

• Postiosoite Postiosoite tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Lomakkeella)

• Postinumero Postinumero tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postinumeron mukaisest. (Suositus: Lomakkeella)

• Postitoimipaikka Postitoimipaikka tulostuu .pdf laskulle. Jäsenhakuja voidaan suorittaa postitoimipaikan mukaisesti. (Suositus: Lomakkeella)

• Maa Maa tulostuu .pdf laskulle. (Suositus: Pois Käytöstä)

• Erillinen laskutusosoite Jäsenelle voidaan kirjata erillinen laskutusosoite, joka tulostuu laskuille muiden jäsenelle merkittyjen osoitetietojen sijaan. (Suositus: Muokattavissa)

• Paino Jäsenhakuja voidaan suorittaa painon mukaisesti (kg) esim. kamppailu-urheilussa.

• Pituus Jäsenhakuja voidaan suorittaa pituuden mukaisesti (cm): esim. rannekkeiden osto seuran päättäjäisiin huvipuistossa.

• Tasoitus (hcp) Jäsenhakuja voidaan suorittaa Golf-tasoituksen mukaisesti.

• #No. Jäsenhakuja voidaan suorittaa pelinumeron mukaisesti.

• Vaatekoko Tekstikenttä.

• Henkilötunnus Jäsenhakuja voidaan suorittaa henkilötunnusperustaisesti.

• Lisenssi-ID Esim. Sportti-ID, Pallo-ID. Jäsenhakuja voidaan suorittaa Lisenssi-ID:n perusteella.

• Aloittanut seurssa Päivämääräkenttä.

• Lopettanut seurassa Päivämääräkenttä

• Valokuvaus-/Videointilupa Kyllä/Ei -kenttä. Jäsenhakuja voidaan suorittaa tämän kentän arvojen mukaisesti.

• Muistiinpanot Tekstikenttä. Jäsenhakuja ei voida suorittaa tämän kentän arvoille

• Lisätietoja järjestölleni Teksikenttä.

• Kuva Henkilön kuva, joka näytetään ilmoittautumisissa, keskusteluissa ja jäsenkortilla. Kenttää ei voi asettaa käyttötiloihin Pakollinen tai Lomakkeella. (Suositus: Muokattavissa)

Huoltajat

Voit määritellä, minkä ikäisiltä jäseniltä vähintään yksi huoltaja merkityksi jäsentietoihin. Voit myös määritellä, että huoltajatietoa ei vaadita ollenkaan.

Lisäkentät

Seura voi määritellä oman tarpeensa mukaan myös lisäkenttiä. Uuden lisäkentän voi luoda klikkaamalla Uusi lisäkenttä Määritä lisäkentän nimi, mahdolliset ohjeet täyttöön, tyyppi, tila ja valitse onko kyse arkaluontoisista tiedosta.

Huomaa

Arkaluontoisten tietojen kerääminen ja näkyminen (Erityiset henkilötietoryhmät)

Lähtökohtaisesti myClubiin ei tule tallentaa arkaluontoisia tietoja jäsenistä. Seura on rekisterinpitäjänä vastuussa siitä, ettei se kerää arkaluontoisiksi määriteltyjä tietoja jäsenistään ilman painavaa syytä. Lue lisää: Erityisten henkilötietoryhmien käsittely

Jos lisäkenttä määritellään arkaluontoiseksi, ei lisäkenttään täytetty arvo näy:

• Yhteystiedot-sivulla harrastajien mobiilisovelluksessa tai selaimessa. Arkaluontoiseksi merkityn kentän tietoa ei siis voi nähdä kukaan muu harrastaja. (Toimihenkilö ei voi myöskään asettaa suositusta ko. lisäkentän näyttämiseen Seuralle/Julkisesti.)

• Julkaisuissa esim. seuran verkkosivuilla pelaajakorteissa.

• Rajapinnassa.

Tieto näkyy edelleen toimihenkilöille myClubin hallintapuolella sekä harrastajalle itselleen tämän jäsentiedoissa.

Arkaluonteisia tiedot koskevat esimerkiksi:

• rotua tai etnistä alkuperää

• poliittista, uskonnollista tai filosofista vakaumusta taikka ammattiliittoon kuulumista

• geneettisiä tai biometrisiä tietoja henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten

• terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai hoitotoimenpiteitä tai seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä.

Lisäkenttien muokkaus onnistuu klikkaamalla kyseistä lisäkenttää listalta. Tyyppiä ei luomisen jälkeen voi enää muuttaa.

Lisäkenttien poistaminen onnistuu klikkaamalla roskakori-kuvaketta kyseisen kentän kohdalla. Mikäli kenttä on täytettynä jollakin jäsenelle, vahvista haluatko tyhjentää kyseisen kentän arvon jäseniltä, joilla se on täytettynä.

Lisäkenttien tyypit ovat:

• Lyhyt teksti Käyttöesimerkkejä: Perheen jäsenet seurassa tai Tanssiparin nimi.

• Pitkä teksti Käyttöesimerkkejä: Vyökoehistoria, Suoritetut kurssit ja koulutukset, Tunnustuspalkinnot ja ansiomerkit

• Numero Käyttöesimerkkejä: Pelipassin numero, Bonus-pisteet.

• Desimaalinumero Desimaaliluku valittavissa 1-2 desimaalin tarkkuus.

• Kyllä/Ei Käyttöesimerkkejä: Jäsenlehtitilaus, Sisaralennus

• Päivämäärä Käyttöesimerkkejä: Maksusopimus päättyy, Toimitsijakortin viimeinen voimassaolopvm, Koiran syntymäaika

• Valintalista Valittavissa yksi vaihtoehto. Käyttöesimerkkejä: Alennusryhmä, Kätisyys, Pelipaikka, Paidan koko, Koiran rotu.

  Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisääminen ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

• Monivalinta Valittavissa useampi vaihtoehto: Käyttöesimerkkejä: Toimitsija- ja tuomarikoulutukseni, Valmentajan koulutustaso.

  Valintajoukon arvoja ei tule muuttaa jälkeenpäin. Jos jäsenillä on arvoja käytössä, jotka poistuvat ja muutuvat, niin arvot eivät enää täsmää listan arvojen eikä jäsenhakujen kanssa. Uusien listavalintojen lisääminen ei kuitenkaan aiheuta ongelmia.

Henkilötunnuksen käsittely

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

1. laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;

2. rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai

3. historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa.

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Huomaa

Henkilötunnusta ei myClubissa tulosteta laskuihin eikä käytetä laskujen viitenumeroissa. Henkilötunnus-kenttää tarvitaan urheiluseuroissa kun toimihenkilöt hankkivat jäsenien puolesta urheiluliiton vaatiman lajilisenssin tai vakuutuksen. Tällöin kyseessä on kohdan 2. mukainen toiminta. Henkilötunnuskenttää ei voi määritellä pakolliseksi.

Video-ohje

Yleiset

Yksilöivät nimet vaadittu

Oletusarvoisesti myClub vaatii jäseniltä yksilöivän etunimi ja sukunimi -yhdistelmän. Tällä pyritään estämään tilanteita, joissa sama henkilö rekisteröidään useampaan kertaan seuraan vahingossa. Halutessaan seura voi kuitenkin poistaa vaatimuksen, jossa vaaditaan yksilöivät nimet. Asetusta voi muokata valitsemalla "muokkaa".

Mikäli yksilöiviä nimiä ei ole vaadittu, samannimisiä jäseniä voi tarvittaessa yhdistää Jäsenet->Hallinta -sivulla. Yhdistäminen onnistuu valitsemalla rivivalikosta yhdistä jäsen. Avautuvasta valikosta etsitään toinen yhdistettävä jäsen. Tämän jälkeen valitaan kumpi jäsen jää voimaan. Poistettavan jäsenen perustiedot, kuten yhteystiedot, huoltaja- ja käyttäjätiedot, poistetaan. Poistettavalta jäseneltä siirretään säilytettävälle jäsenelle seuraavat tiedot:

• Laskutustiedot

• Osallistumistiedot

• Ryhmäjäsenyydet

• Tuotteet

• Verkkokauppatilaukset

Tuo jäsenluettelo

Seuran pääkäyttäjä voi ladata jäsentiedot suoraan myClubiin tiedostosta. Tätä ominaisuutta voi käyttää myClubin käyttöönoton yhteydessä sekä tilanteissa, jolloin suuri määrä jäseniä halutaan kerralla lisätä myClubiin.

Tiedoston muoto ja sisältö

• Siirtotiedosto tulee olla Excel-muodossa (xlsx).

• Tiedoston ensimmäinen rivi tulee sisältää sarakeiden otsikot.

• Jokaiselle tuotavalle jäsentilille tulee luoda oma rivi, josta löytyy kaikki jäsentilin liittyvät tiedot.

Esimerkkisisältö:

Ryhmä #1	Etunimi	Sukunimi	Sukupuoli	Sähköposti	Huoltajan sähköposti #1	Jäsentaso #1
A-Juniorit	Jaakoppi	Asikainen	Mies	[e-mail]	[e-mail]	Pelaaja
B-Juniorit	Aada	Kokkonen	Nainen	[e-mail]	[e-mail]	Pelaaja

Tiedoston lataus

1. Mene Asetukset > Jäsenet > Tuo jäsenluettelo sivulle

2. Valitse Tuo jäsenluettelo

3. Etsi haluamasi tiedosto tietokoneeltasi ja Lähetä.

Näet nyt esikatselun ladatuista tiedoista.

Sarakkeiden määrittely

myClub tunnistaa sarakkeet automaattisesti nimen perusteella. Jos tiedostossa sarake on nimetty eri tavalla kun myClubissa, voit määritellä itse mihin kenttään sarakkeen tieto viedään.

1. Valitse Muokkaa sarakkeita.

2. Näet vasemmalla tiedostossa olevat sarakkeet.

3. Varmista, että oikealla puolella on valittu haluttu myClubin kenttä.

4. Jos et halua tuoda tiettyä saraketta myClubiin, voit jättää myClubin kentän arvon tyhjäksi.

5. Valitse Tallenna

Näet nyt esikatselun myClubiin tuotavistia tiedoista.

1. Kun sarakkeiden valinta on kunnossa, valitse Vahvista lataus. Tämän jälkeen luodaan uudet jäsentilit. Kun lataus on käsitelty, näet yhteenvedon latauksesta.

Virheellisten tietojen käsittely

Mikäli lataus sisältää virheellisiä jäsentietoja (esim. valittua ryhmää ei löydy, etunimi puuttuu), voit ladata virheelliset rivit takaisin omalle tietokoneelle valitsemalla Lataa virheelliset.

Tiedosto sisältää virheilmoitukset jokaiselle riville. Korjaa tiedot ja lataa tämän jälkeen korjattu tiedosto valitsemalla Tuo jäsenluettelo.