Johdanto toimihenkilöille

Toimihenkilön ohjeet on tarkoitettu seurojen toimihenkilöille, joilla on pääsy myClubin hallintakäyttöliittymään ja myClub Coach -mobiilisovellukseen. Ohjeissa löytyy apua esimerkiksi myClubin käyttöönottoon sekä seurakohtaisiin asetuksiin (pääkäyttäjät) sekä myClubin toimintoihin asetuksineen. Ohjeissa on myös tietoa myClubin lisäpalveluista.

Toimihenkilöt (seuratyöntekijät, hallituksen jäsenet, joukkueenjohtajat, valmentajat, ohjaajat, rahastonhoitajat jne) hoitavat myClubilla seuran jokapäiväisiä hallintotehtäviä kuten:

• jäsenhallinta ja jäsenrekisterin päivitys

• laskutus, maksujen seuranta ja muu talouden hallinta

• tapahtumahallinta (tapahtumien luonti ja läsnäolojen seuranta)

• viestintä (sähköpostien lähetys ja tiedotteiden luonti).

Huomaa

Ohjeet seuran harrastajille, jäsenille ja vanhemmille, joilla ei ole toimihenkilön käyttöoikeuksia, löytyy täältä.

Ohjeiden käyttö

Valitse aihealue, johon tarvitset ohjeistusta sivun vasemman reunan valikosta. Avautuvasta alasvetovalikosta voit valita ohjesivun ja -aiheen, johon tarvitset apua. Ohjesivulla näet ohjeen väliotsikot ja rakenteen oikeassa reunassa. Voit navigoida helposti oikeaan kohtaan klikkaamalla oikean reunan valikon väliotsikkoa.

Voit siirtyä kätevästi seuraavaan tai edelliseen ohjeeseen sivun alareunassa.

Lisäapua

Mikäli et löydä apua ohjeista, ole ensisijaisesti yhteydessä seuran myClub-vastaavaan (pääkäyttäjään). Pääkäyttäjällä on pääsy esimerkiksi seuran omiin asetuksiin.

Mikäli olet pääkäyttäjä tai kyseessä on tekninen ongelma, voit olla yhteydessä [e-mail].

Usein kysyttyä

Jäsenen tietojen näyttäminen (tietosuoja-asetukset)

Seuran pääkäyttäjä määrittelee ryhmien Asetuksissa, voivatko ryhmän jäsenet nähdä toistensa yhteystiedot. Yhteystiedot näytetään ryhmän muille jäsenille, mikäli jäsen itse on sen sallinut omissa tietosuoja-asetuksissaan.

Jäsenen tietojen päivitys

Jäsenet ja harrastajat päivittävät tietojaan pääsääntöisesti itse, jolloin toimihenkilöiden työtaakka on kevyempi. Toimihenkilö pääsee kuitenkin päivittämään jäsentietoja avaamalla jäsenkortin muokkaustilaan klikkaamalla jäsenlistalla päivitettävän jäsenen nimeä.

Laskutustietojen päivitys

Mikäli seuran laskutustiedot (esim. Taloudenhoitajan s-posti) vaihtuu, voi ne päivittää sivulla Asetukset > Sopimukset. Samalla sivulla voi myös päivittää seuran verkkolaskutusosoitteen, jos seura haluaa vastaanottaa myClub-palvelulaskut e-laskuina.

Roolin myöntäminen

Jotta seuran ja joukkueiden toimihenkilöt (rahastonhoitajat, valmentajat, ohjaajat, joukkueenjohtajat jne) pääsevät myClubin hallintapuolelle esimerkiksi luomaan laskuja ja tapahtumia, tulee heille myöntää sopivat roolit (käyttöoikeudet). Pääkäyttäjä voi myöntää roolin sivulla Asetukset > Roolit.

Huomaa, että jäsentaso ja rooli eivät ole sama asia. Valmentajalle voi olla myönnettynä jäsentasoksi Valmentaja, mutta ilman Valmentajan roolia hän ei pääse hallintapuolelle.

Tapahtuma ei näy oikeille jäsenille

Jos luomasi tapahtuma ei näy oikeille jäsenille, tarkista, että olet luonut sen oikeaan ryhmään (siirry oikean ryhmän sivulle vasemman yläkulman ryhmänavigaatiosta). Tarkista myös, että tapahtuman näkyvyysasetukset ovat oikein ja ilmoittauminen on käynnissä.

Tapahtumien lisäkentät

Mikäli seuran tarvitsee kerätä tapahtumien yhteydessä jotakin lisätietoa osallistujilta, voi tapahtumailmoittautumisen yhteyteen lisätä Tapahtuman lisäkentän. Kysyttävä tieto poistuu määritellyn ajan päästä seuran tiedoista. Lisäkenttiä voi hyödyntää esimerkiksi allergioiden kysymiseen turnausmatkan yhteydessä.

Yhteistyökumppanin ja joukkueen laskuttaminen

Yhteistyökumppaneiden ja joukkueiden hallinnassa ja laskutuksessa hyödynnetään jäsentiliä. Luo kumppani tai joukkue omaksi jäsentiliksi (voit estää kirjautumisen) ja lähetä laskut normaaliin tapaan.

Yhteiset harjoitukset kahdella joukkueella

Mikäli seurassa kaksi eri joukkuetta harjoittelee osittain yhdessä, voidaan tehdä seuraavanlainen aliryhmärakenne seuran pääkäyttäjän toimesta.

Esimerkki

• Pojat 2009

• Pojat 2010 & 2011

  • Pojat 2010

  • Pojat 2011

• Pojat 2012

• ...

Yhteiset harjoitukset luodaan ryhmään Pojat 2010 & 2011. Omien ryhmien tapahtumat luodaan aliryhmiin (Pojat 2010 tai Pojat 2011), jolloin joukkueita voidaan hallita itsenäisinä (viestintä, laskutus, ..) eikä kuormiteta vanhempien kalentereita turhaan toisen ryhmien tapahtumilla.

Kohdistumattomat maksusuoritukset

• Lue lisää kohdistumattomista maksuista täältä