Toiminnallisuudet

Liitto

Jäsenseuran kutsuminen

Voit kutsua Jäsenseuran liittymään liittoon seuraavasti:

1. Mene Lisäpalvelut > myClub Connect -sivulle

2. Kopioi URL-linkki Kohdasta Perustiedot > Liittymislinkki

3. Toimita linkki haluamallasi tavalla Jäsenseuran vastuuhenkilölle

Jäsenseuran vastuuhenkilö (myClub-pääkäyttäjä) voi tehdä Liittymislinkin avulla liittymispyynnön Liittoon.

Jäsenseuran hyväksyminen ja liittäminen

1. Mene sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect > Odottavat liittymispyynnöt

2. Hyväksy tai Hylkää seuran liittymispyyntö

Kun Jäsenseura suorittaa Liittymislinkin avulla Liittymispyynnön saa Liiton myClub-pääkäyttäjä tiedon tästä.

Jäsenseuran poistaminen liitoksesta

1. Mene sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect > Liitetyt seurat

2. Valitse poistettavan seuran liitos kolmen pisteen rivitoiminnosta Poista liitos.

Kun seuraliitos on poistettu, ei seuran jäsentietoja enää päivitetä liittoon. Liitoksessa syntynyt ryhmä jää liiton myClubiin talteen ja se voidaan tarvittaessa poistaa myClubin perustoiminnallisuuksilla.

Jäsentietojen hallinta

Jäsenet jotka ovat siirretty Jäsenseuroista Liittoon näkyvät Liiton jäsenlistalla. Liittoon siirretyn jäsenen Jäsenseura liitokset voidaan nähdä jäsenen seuraliitokset-näkymästä. Näkymään pääsee valitsemalla Jäsenet näkymästä rivitoimminnon Näytä ja tämän jälkeen välilehden Seuraliitokset.

Siirretyt jäsenet saavat Jäsenseuran nimellä olevan ryhmän jäsenyyden Liitossa. Ryhmä luodaan Liittoon automaattisesti pääryhmän alle, kun Jäsenseura aloittaa jäsenen henkilötietojen siirron Liittoon. Jos jäsen poistetaan Jäsenseurassa henkilötietojen siirrosta. Poistuu jäseneltä kyseisen Jäsenseuran ryhmäjäsenyys Liitossa.

Siirrettävien jäsentietojen valinta

Liitto voi valita mitkä tiedot Jäsenseurojen jäsenistä kerätään. Pakollisia tietoja ovat: etunimi, sukunimi, syntymäaika ja sähköpostiosoite. Pääkäyttäjä valitsee siirrettävät tiedot liiton asetuksista:

1. Siirry sivulle Lisäpalvelut > myClub Connect

2. Kohdassa Perustiedot, paina Muokkaa-linkkiä

3. Valitse haluamasi kentät siirtämällä ne vasemmanpuoleiseen ruutuun ja paina Tallenna

Huom! Jos liitto luo lisäkentän, jonka täyttämisen halutaan siirtyvän jäsenseuralle (esimerkiksi valintalistan, jossa kysytään haluaako harrastaja vastaanottaa liiton jäsenlehden), tulee varmistaa, että lisäkentästä on poistettu "Arkaluontoinen tieto" -asetus. Vain tällöin kenttä voidaan valita mukaan siirrettäviin jäsentietoihin.

Tiedot eivät siirry ennen kuin Jäsenseurat ovat yhdistäneet halutut kentät omiin jäsentietokenttiinsä.

Liitetyt seurat -kohdasta näkyy varoitus, jos Jäsenseura ei ole yhdistänyt kaikkia haluttuja kenttiä. Vaadittujen tietojen (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite) puuttuminen estää jäsentietojen siirtymisen kokonaan. Varoitus näkyy myös Jäsenseurojen puolella.

Automaattinen jäsentilien tietojen yhdistäminen

Kun jäsen on siirretty Liittoon, päivittyvät jäsenen tiedot Jäsenseuroista automaattisesti. Mikäli sama jäsen on useammassa Jäsenseurassa, yhdistyvät jäsenet Liitossa automaattisesti.

myClub päättelee mitkä jäsenet yhdistyvät seuraavasti:

• Jäsenillä on sama etu -ja sukunimi sekä syntymäpäivä

• Kirjainkokoa sekä tyhjiä merkkejä nimen alussa ja lopussa EI oteta huomioon.

Jäsentilien tietojen yhdistäminen käsin

Mikäli Jäsenseuroista siirtyneillä jäsenillä on eri jäsentiedot, he eivät yhdisty Liitossa yhdeksi jäseneksi. Jos Liittoon siirtyy jäseniä, jotka ovat sama henkilö, mutta he eivät yhdistyneet automaattisesti voidaan heidät yhdistää käsin.

1. Mene sivulle Jäsenet

2. Valitse yhdistettävän jäsenen kolmen pisteen rivitoiminnosta Yhdistä jäsen

3. Valitse listalta toinen yhdistettävä jäsen ja klikkaa Valitse

4. Valitse näkymästä kumpi jäsenistä säilytetään ja Klikkaa Jatka.

Yhdistettyjen jäsentilien liitoksen korjaaminen

Jos jäsenet ovat yhdistetty Liitossa väärin on heidän liitos mahdollista katkaista. Tämä tapahtuu liitetyn jäsenen seuraliitokset näkymästä. Liitos on mahdollista katkaista, mikäli jäsen on yhdistetty useammasta kuin yhdestä Jäsenseurasta.

1. Mene sivulle Jäsenet

2. Valitse jäsenen kolmen pisteen rivitoiminnosta Näytä

3. Valitse välilehti Seuraliitokset

4. Liitokset näkyvät otsikon Yhdistetyt jäsenet alla

5. Paina Irrota jäsen väärän liitoksen kohdalta

HUOM: Liitoksen katkaisu ei poista jäsentä automaattisesta tiedon siirrosta Jäsenseurassa. Mikäli järjestelmä päättelee seuraavalla tietojen päivitys kerralla jäsen olevan sama, yhdistyvät jäsenet uudelleen yhteen.

Jäsenseura

Liittoon liittyminen

Saadessasi liitolta Liittymislinkin:

1. Mene selaimella Liittymislinkin osoitteeseen

2. Valitse seura, jonka haluat liittoon liittää

3. Klikkaa Lähetä liittymispyyntö

Nyt liittymispyyntö on lähetetty ja liiton tulee seuran pyyntö hyväksyä, jotta liitos syntyy.

Liitosta poistuminen

Seura voi poistaa liittoyhteyden seuraavasti:

1. Mene Jäsenet > Siirrot > Asetukset -sivulle

2. Klikkaa Seuraliitos > Poista.

Henkilötietojen siirto

Siirrettävät jäsentiedot

Liitto valitsee mitä tietoja se haluaa siirrettävistä jäsenistä saada. Jäsenseura voi valita mistä jäsentietokentästä mikäkin tieto haetaan.

1. Siirry sivulle Jäsenet > Siirrot > Asetukset

2. Kohdassa Perustiedot näkyy, mitkä tiedot on valittu siirrettäväksi ja mitkä tiedot vaativat vielä yhdistämistä

3. Paina Muokkaa-linkkiä valitaksesi yhdistettävät tiedot

4. Vasemmalla puolella on Liiton pyytämä tieto ja oikealla puolella valintalistat, joista valitaan haluttu samantyyppinen jäsentietokenttä

5. Jos sopivaa kenttää ei seurasta löydy, voidaan valita ‘Luo vastaava jäsenkenttä’, joka luo uuden jäsenkentän samoilla valinnoilla kuin Liiton puolella

6. Paina lopuksi Tallenna.

Jos seuralla on merkitty pyydettyjä perusjäsentietoja pois käytöstä, on ne asetettava käyttöön ennen jäsentietojen yhdistämistä.

Tämä onnistuu sivulta Asetukset > Jäsenet > Jäsenkentät.

Lisäkenttien, jotka ovat yhdistetty liiton vastaaviin tietoihin, muokkaamista on rajoitettu. Esimerkiksi monivalintakenttien valinnat on oltava samat kuin Liiton puolella. Näkyvyyttä on kuitenkin mahdollista muokata kuten normaalistikin.

Huomaa! Liiton kentästä kopioitu lisäkenttä on näkyvillä vain toimihenkilöille. Jos halutaan että jäsenet käyvät täyttämässä tiedot itse, voidaan haluttu näkyvyys valita sivulta: Asetukset > Jäsenet > Jäsenkentät, kohdasta Lisäkentät.

Henkilötietojen siirtoon liittyvän jäsenjoukon määrittely

Siirrettävien jäsenten valinta tapahtuu kokoelmien kautta. Voit käyttää yhtä tai useampaa kokoelmaa jäsenten valintaan. Kokoelmiin voi valita jäseniä joko käsin tai suodattimien avulla, jolloin kokoelma päivittyy automaattisesti. Esimerkiksi uudet jäsenet on mahdollista saada automaattisesti mukaan siirrettävien joukkoon.

Lisätietoja kokoelmien käytöstä löytyy täältä https://docs.myclub.fi/v/manager/members/kokoelmat.

Huomaa! Vain julkiseksi merkittyjä kokoelmia voi käyttää jäsenten siirtoon.

Kokoelmien luonnin jälkeen, valitse ne kokoelmat, joiden jäsenet kuuluvat liitolle siirrettävien henkilötietojen piiriin.

1. Mene Jäsenet > Siirrot > Siirrettävät jäsenet -sivulle

2. Klikkaa ‘Valitse siirrettävät kokoelmat’

3. Valitse halutut kokoelmat

4. Klikkaa Tallenna-nappia

Valittujen henkilöiden henkilötiedot siirtyvät Liiton myClub-järjestelmään. Pääset näkemään mitkä jäsenen tiedoista siirtyvät Liittoon menemällä sivulle Jäsenet > Siirrot > Asetukset. Samalta sivulta näet myös siirrettäviksi valitut kokoelmat.

Jäsenet päivittyvät kokoelmista siirrettäviin kerran tunnissa. Tarvittaessa voit päivittää siirrettävien jäsenten listan painamalla ‘Päivitä jäsenet’ nappia.

Henkilön poistaminen henkilötietojen siirrosta

Voit keskeyttää henkilötietojen siirron valituilta henkilöiltä poistamalla jäsenet siirrettävistä kokoelmista.

1. Mene Jäsenet > Kokoelmat -sivulle

2. Valitse kokoelma, jonka kautta jäsen kuuluu siirron piiriin

3. Valitse taulusta ruksilla tietojen siirrosta poistettavat jäsenet

4. Klikkaa Valitse toiminto > Poista kokoelmasta

Jos jäsen kuuluu automaattisesti päivittyvään kokoelmaan, eikä enää kuulu suodatettuun joukkoon, poistuu hän myös siirrettävistä jäsenistä.

Poisto tapahtuu pienellä viiveellä, mutta sitä voi nopeuttaa päivittämällä ensin kokoelman jäsenet ja sen jälkeen siirrettävät jäsenet manuaalisesti.

Henkilötietojen automaattinen siirto keskeytyy liiton järjestelmään.

Mikäli jäsentili poistetaan seuran myClub-järjestelmästä, keskeytyy tiedonsiirto jäsentilin osalta automaattisesti liiton järjestelmään.

Huom! Siirron keskeyttäminen EI poista jäsentietoa liiton järjestelmästä, vaan liiton tulee poistaa tieto erikseen.