Vuorot

Vuorot ovat ryhmille osoitettuja aikoja tietyllä tapahtumapaikalla, joilla ryhmät järjestävät harjoituksiaan, otteluitaan, kisojaan jne. Vuorot lisätään varattaville ajoille ja osoitetaan ryhmille. Vuoroista muodostetaan myClubiin tapahtumia kyseiselle ryhmälle.

Hallinta

Vuoron tilat

Luonnos

Vuoroa ei ole vahvistettu eikä vuoroa ole tallennettuna myClubin tapahtumaksi.

Vuoro on Luonnos - katkoviiva, ei täyttöväriä, muokkaa-ikoni

Vahvistettu

Vuoro on vahvistettu ja vuoro on tallennettuna myClubin tapahtumana.

"Vuoro on Vahvistettu - täyttöväri, ei ikonia

Odottaa vahvistusta

Vuorosta on pyydetty vahvistusta Vuorovaraajalta.

Vuoro Odottaa vahvistusta - katkoviiva, tiimalasi-ikoni

Varattavissa

Vuoro on vapautettu muiden varattavaksi ja Vuorovaraajat voivat halutessaan varata kyseiseen vuoron omalle ryhmälleen.

Vuoro on Varattavissa - avattu lukko -ikoni

Kalenteri

Kalenterinäkymässä voit tarkastella vuoroja päivä, viikko sekä kuukausinäkymässä ja

• luoda uusia vuoroja

• muokata vuoroja

• vahvistaa vuoroja ja tallentaa tapahtumat myClubiin

• pyytää vahvistusta vuoroista

• poistaa yksittäisiä vuoroja

• kopioida vuoroja

• palauttaa luonnokseksi yksittäisiä vuoroja

• vapauttaa yksittäisiä vuoroja muiden varattavaksi

• ladata vuorot Excel-tiedostoon

• suodattaa vuoroja

• luoda vuoroista Julkaisu, jolla voidaan näyttää vuoroja reaaliaikaisesti verkkosivustolla.

Vinkki

Klikkaamalla hiiren oikealla puolella vuoron kohdalla kalenterissa saat esiin toimintovalikon. Voit helposti ja nopeasti mm. vahvistaa tai hylätä vuoroja, poistaa niitä tai siirtyä muokkaustilaan.

Kalenteri - viikkonäkymä

Huomaa

Toistuvista tapahtumista käsitellään vain kalenterissa näkyvillä olevat tapahtumat.

Lista

Listanäkymässä voit tarkastella vuoroja listamuodossa sekä

• pyytää vahvistusta vuoroista

• vahvistaa vuoroja

• palauttaa luonnokseksi vuoroja

• poistaa vuoroja

• kopioida vuoroja

• vapauttaa vuoroja muiden varattavaksi

• laskuttaa vuoroja

• suodattaa vuoroja

• lähettää viestejä vuoron kontaktihenkilölle, vuorovaraajille, ohjaajille

• valita vuoroista näytettävät tiedot taulun sarakkeisiin

• ladata vuorot Excel-tiedostoon

Listanäkymä

Yhteenveto - ryhmät

Ryhmien yhteenvedosta löydät ryhmäkohtaiset vuoromäärät ja tunnit. Vuorot voi ryhmitellä eri vaihtoehtojen mukaisesti.

Klikkaamalla Vie tiedostoon saat ladattua Excel-taulukon vuoroista valitun ryhmittelyn mukaan.

Yhteenveto vuoroista ryhmittäin

Yhteenveto - ohjaajat

Ohjaajien yhteenvedosta löydät ohjaajakohtaiset vuorojen määrät ja tunnit. Vuorot voi ryhmitellä eri vaihtoehtojen mukaisesti.

Klikkaamalla Vie tiedostoon saat ladattua Excel-taulukon varauksista valitun ryhmittelyn mukaan.

Yhteenveto vuoroista ohjaajittain

Vuorosuunnittelija

Vuorosuunnittelija on käyttäjärooli, joka voi seuratasolla suunnitella ja hallinnoida kaikkia vuoroja sekä vuorosuunnittelun asetuksia. Vuorosuunnittelija on siis henkilö, joka on vastuussa seuran vuorosuunnittelusta, -jaosta ja -laskutuksesta.

Video-ohje

Vuorosuunnitelija-käyttöoikeudet määritellään myClubin Asetukset > Roolit -sivulla.

Vuoron luominen

1. Mene Vuorot-sivulle

2. Valitse oikea Tapahtumapaikka yläreunan navigaatiosta.

3. Kalenterinäkymässä voit tarkastella varattavissa olevia aikoja, joille luot Vuorot. Varattavat ajat näkyvät kalenterissa valkoisina alueina. Varattavalle ajalle voi luoda useamman vuoron (esim. puolen kentän harjoitukset).

4. Luo vuoro klikkaamalla haluamasi päivän ja kellonajan kohdalla (tai maalaa oikea aikaväli) kalenterista.

5. Avautuvassa ikkunassa muokkaa Vuoron asetukset kahdella välilehdellä:

   • Vuoro Määritä ryhmä, jolle vuoro luodaan. Määritä myös vuoron nimi ja tapahtumatyyppi sekä kesto. Mikäli tapahtumapaikalla on valittavissa lohkoja, valitse mitkä lohkot vuoroon tulee (käytetyt lohkot huomioidaan vuorolaskutuksessa).

     Valise halutessasi ohjaajat vuorolle. Ohjaajat ovat ryhmäkohtaisia ja ne voidaan asettaa asetuksissa Ohjaajat-sivulla.

     Voit myös lisätä sisäisiä muistiinpanoja varaukselle (muistiinpanot eivät tallennu myClub-tapahtumaan).

   • Tapahtuma Määritä myClub-tapahtumaan tallennettavat tiedot. Voit muokata myClub-tapahtuman aloitusajan aiemmaksi ja lopetusajan myöhemmäksi kuin varsinainen (kenttä)vuoro on (esim. alku- ja loppuverryttelyä varten). Määritä myös myClub-tapahtuman ilmoittautumisasetukset.

6. Tallenna vuoro klikkaamalla Uusi vuoro.

Huomaa

Tapahtuman aloitus ennen vuoroa, lopetus ennen vuoroa, ilmoittautuminen ja näkyvyys saavat oletusarvonsa tapahtumatyypin oletusarvoista, jos tapahtumatyyppi on valittuna. Muuten käytetään seuran oletusarvoja.

Vuoron kopioiminen

Voit kopioida Vuoron useammaksi viikoksi tai kuukaudeksi tai vain yhdelle päivälle.

1. Mene Vuorot > Hallinta -sivulle ja siirry Lista-välilehdelle.

2. Valitse haluamasi Vuoro taulun vasemmasta sarakkeesta.

3. Valitse viikot tai kuukaudet, joille haluat Vuoron kopioida. Voit esim. valita kaikki syksyn kuukaudet syyskuulta joulukuulle ja jättää välistä esim. syyslomaviikon.

4. Lopuksi Tallenna.

Kalenterinäkymässä voit kopioida yksittäisen Vuoron klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella ja Kopioi. Valitse haluamasi päivä, aika, muuta halutessasi nimeä ja Kopioi.

Voit myös kopioida kerralla kaikki kalenterinäkymässä näkyvät vuorot valitsemalla kalenterin yläosassa Valitse toiminto > Kopioi.

Kopioi kaikki viikon Vuorot samalla kertaa.

Vuoron poistaminen

Kalenterinäkymässä voi poistaa yksittäisiä Vuoroja:

1. Avaa vuoron tiedot klikkaamalla vuoroa ja kilkkaa Muokkaa.

2. Vuoron muokkausikkunassa klikkaa Poista.

3. Mikäli vuoro on tallennettu myClubiin tapahtumaksi, valitse poistetaanko tapahtuma kokonaan myös myClubista vai muutetaanko vain nimeä.

4. Vahvista poisto.

Listanäkymässä voit poistaa varauksia yksittäin tai massana:

1. Valitse haluamasi vuorot taulun vasemmasta sarakkeesta.

2. Valitse toiminto Poista.

3. Mikäli vuoro on tallennettu myClubiin tapahtumaksi, valitse poistetaanko tapahtuma(t) kokonaan myös myClubista vai muutetaanko vain nimeä.

4. Vahvista poisto.

Huomaa

Vuorosuunnittelulla myClubiin tallennettua tapahtumaa ei voi poistaa myClubin puolelta.

Vinkki

Kun klikkaat nopeasti kaksi kertaa vuoroa saat vuoron heti muokkaustilaan.

Vuoron palauttaminen luonnokseksi

Kalenterinäkymässä voi palauttaa vuoron luonnokseksi:

1. Avaa vuoron tiedot klikkaamalla vuoroa ja kilkkaa Muokkaa.

2. Vuoron muokkausikkunassa klikkaa Palauta luonnokseksi .

3. Vahvista toimenpide.

Listanäkymässä voit palauttaa vuoroja luonnokseksi yksittäin tai massana:

1. Valitse haluamasi vuorot taulun vasemmasta sarakkeesta.

2. Valitse toiminto Palauta luonnokseksi.

3. Vahvista toimenpide.

Huomaa

Vuoron tiedot pysyvät Vuorosuunnittelussa tallessa, kun vuoro palautetaan luonnokseksi. Mahdollinen vuoroa vastaava tapahtuma myClubissa poistuu kuitenkin.

Vuoron vahvistaminen

Kalenteri

Vuorot voidaan vahvistaa ryhmälle ja viedä myClubiin kalenterin kaikista näkymistä (kuukausi, viikko, päivä).

1. Klikkaa kalenterin oikeasta yläkulmasta Vahvista.

2. Avautuvassa ikkunassa näet kaikki vahvistettavat vuorot.

3. Klikkaa Vahvista, jolloin vuorot vahvistetaan ja tapahtumat viedään myClubiin.

Huomaa

Toistuvista tapahtumista käsitellään vain kalenterissa näkyvillä olevat tapahtumat.

Lista

Listanäkymässä voit vahvistaa vuoroja massana:

1. Valitse haluamasi vuorot taulun vasemmasta sarakkeesta.

2. Valitse toiminto Vahvista.

3. Avautuvassa ikkunassa näet kaikki vahvistettavat vuorot.

4. Klikkaa Vahvista, jolloin vuorot vahvistetaan ja tapahtumat viedään myClubiin.

Varauksen tilan näet taulukosta sarakkeesta Vuoron tila.

Huomaa

Ryhmän myClub-toimihenkilö ei voi poistaa tapahtumaa, mutta tapahtuman asetuksia voidaan muokata, lukuunottamatta vuoroon liittyviä asetuksia.

Vinkki

Ryhmän toimihenkilö voi myClubin tapahtumalistalla muuttaa Tapahtumien aloitus- ja lopetusaikaa massana toiminnolla Muokkaa aloitus- ja lopetusaikaa. Näin ryhmä voi lisätä helposti omat lämmittely- ja jäähdyttelyajat tapahtumiin.

Vahvistuksen pyytäminen

Kalenteri

Vuorosuunnittelija voi pyytää Vuorovaraajalta vahvistusta vuoroille.

1. Klikkaa kalenterin oikeasta yläkulmasta Pyydä vahvistus.

2. Avautuvassa ikkunassa on näkyvillä vuorot, joista pyydetään vahvistus.

3. Klikkaa Pyydä vahvistus, jolloin vuorot lähetetään Vuorovaraajalle vahvistettavaksi.

Lista

Listanäkymässä voit pytää vahvistusta vuoroista massana:

1. Valitse haluamasi vuorot taulun vasemmasta sarakkeesta.

2. Valitse toiminto Pyydä vahvistus.

3. Avautuvassa ikkunassa näet vuorot, joista pyydetään vahvistus.

4. Klikkaa Pyydä vahvistus, jolloin vuorot lähetetään Vuorovaraajalle vahvistettavaksi.

Huomaa

Mikäli Vuorovaraaja hylkää vuoron, muuttuu se Vuorosuunnittelunäkymässä luonnokseksi.

Varattavaksi vapauttaminen

Vuorosuunnittelija voi vapauttaa vuoron myös muille varattavaksi

1. Valitse haluamasi vuoro

2. Valitse toiminto Vapauta varattavaksi.

3. Vahvista toiminto, jonka jälkeen muut Vuorovaraajat voivat varata vuoron itselleen Varattavissa olevat vuorot -näkymässä.

Vuoron laskuttaminen

Vuorosuunnittelija voi laskuttaa vuorot seuraavasti

1. Mene Vuorot > Lista -näkymään

2. Suodata näkyviin haluamasi laskuttamattomat vuorot valitulla aikavälillä

3. Valitse laskutettavat vuorot

4. Klikkkaa toimintoa Laskuta

5. Esitarkista vuorojen laskutus ja hinnat

6. Klikkaa Luo laskut

7. Vahvistuksesi jälkeen vuorolaskut luodaan myClubiin luonnostilaan

8. Mene myClubiin Laskutus > Laskut -sivulle ja valitse vuorolaskutuksen ryhmä aktiiviseksi

9. Tarkista ja viimeistele laskut

10. Julkaise laskut myClubissa, jolloin laskut toimitetaan vastaanottajille.

Huomaa

Et voi laskuttaa uudelleen laskutettuja vuoroja. Mikäli haluat laskuttaa jo laskutettun vuoron uudelleen, käytä toimintoa Poista laskulta. Toiminto vapauttaa vuoro uudelleen laskutettavaksi. Huomaathan että toiminto ei poista mahdollista laskuriviä myClubin laskulta.

Video-ohje

Vuorojen liittäminen seuran kotisivuille

Voit määritellä julkaisuja (kalenteri- tai listanäkymä), jotka voidaan liittää ja sisällyttää seuran omalle web-sivustolle. Julkaisu liitetään kotisivuille kopioimalla julkaisun HTML-koodi ja liittämällä se kyseisen kotisivuston HTML-koodin sekaan.

Kun julkaisuun tehdään muutoksia, tulevat muutokset voimaan automaattisesti sivustolle, jossa julkaisu on liitettynä. HTML-koodia ei siis tarvitse liittää vanhalle julkaisulle uudelleen, vaan muutokset ovat voimassa web-sivustolla heti.

Video-ohje kalenterijulkaisun lisäämisestä

Julkaisun luonti

1. Valitse tapahtumapaikka, josta haluat julkaisun luoda (valitse oikea paikka yläreunan navigaatiosta)

2. Mene Vuorot > Kalenteri/Lista -sivulle.Valitse suodattimet, jotka haluat sisällyttää julkaisuun. Voit esimerkiksi valita, että vain varattavissa olevat vuorot sisällytetään julkaisuun.

3. Klikkaa Luo julkaisu.

4. Määritä julkaisun asetukset:

   • Nimi Määritä julkaisulle kuvaava nimi.

   • Tapahtumapaikka Määritä, minkä tapahtumapaikan varauksia näytetään. Valittuna on nykyinen tapahtumapaikka, mutta voit myös luoda julkaisun muulle tapahtumapaikalle.

   • Upotustyyli Määritä, haluatko luoda kalenteri- vai listajulkaisun. Jos valitset kalenterin, valitse vielä kalenterinäkymä julkaisuun.

   • Kieli Määritä julkaisun kieli.

   • Linkki myClub tapahtumaan Määritä, näkyykö myClubiin viedyn vuoron tiedoissa linkki myClub tapahtumaan.

   • Suodattimet Näyttää valitut suodattimet, jotka määrittävät mitkä vuorot näytetään.

5. Klikkaa Tallenna.

6. Klikkaa Liitä HTML-koodi omalle web-sivustolle.

7. Kopioi linkki ja liitä seuran web-sivuston HTML-koodin sekaan.

Voit muokata julkaisun vuoron kenttiä Julkaisut > Vuoron kentät -sivulta klikkaamalla Muokkaa.

Julkaisun poistaminen

1. Mene Julkaisut-sivulle

2. Klikkaa poistettava julkaisu auki.

3. Klikkaa Poista.

Tai

1. Klikkaa hiiren oikealla painikkeella julkaisua usean julkaisun näkymässä.

2. Klikkaa Poista.

Muistaa poistaa HTML-koodi myös web-sivustoilta, joihin se on liitetty.

Vuorovaraaja

Vuorovaraaja on käyttäjärooli, joka voi selata ja hallinnoida ryhmätasolla myönnettyjä vuoroja. Vuorovaraajana voi toimia esimerkiksi joukkueenjohtaja tai valmentaja.

Vuorovaraaja-käyttöoikeudet määritellään myClubin Asetukset > Roolit -sivulla.

Vuoron vahvistaminen / hylkääminen

Mikäli Vuorosuunnittelija on pyytänyt vuoroista vahvistusta, voi Vuorovaraaja tarkastaa vuorot Omat vuorot -näkymässä. Vuorovaraaja voi hyväksyä tai hylätä vuorot, joko kalenteri tai listanäkymästä.

• Vahvista - mikäli Vuorovaraaja vahvistaa vuoron, tallennetaan se myClubiin ryhmän tapahtumaksi.

• Hylkää - mikäli Vuorovaraaja hylkää vuoron, muuttuu se Vuorosuunnittelunäkymässä luonnokseksi. Vuoron kohdistus ryhmälle jää kuitenkin edellen voimaan.

Vinkki

Vuorovaraaja voi tilata itselleen järjestelmäviestin Vahvistettavista vuoroista. Vuorovaraaja näkee kaikki vahvistettavat vuorot Omat vuorot -näkymästä.

Varattavaksi vapauttaminen

Mikäli ryhmälle tulee este käytää omaa vuoroaan, voidaan vuoro vapauttaa muiden varattavaksi kolmella eri tavalla:

• A) myClubin Tapahtumat-sivulla Valitse toiminto Vapauta muiden varattavaksi.

• B) Omat vuorot -näkymässä Valitse toiminto Vapauta varattavaksi.

• C) Ota yhteyttä Vuorosuunnittelijaan ja pyydä tätä vapauttamaan vuoro muiden varattavaksi.

Varattavissa olevan vuoron varaaminen

Vuorovaraaja voi varata omalle ryhmälle vuoroja Varattavissa olevat vuorot -näkymässä valisemalla halutun vuoron ja käyttämällä toimintoa Varaa.

Vinkki

Vuorovaraaja voi tilata itselleen järjestelmäviestin Varattavissa olevista vuoroista. Vuorovaraaja näkee kaikki varattavissa olevat vuorot Varattavissa olevat vuorot -näkymässä.

Vuoron jakaminen osiin

Vuorovaraaja voi jakaa vuoron osiin ennen sen vahvistamista myClubiin. Vuoron voi jakaa useampaan peräkkäiseen aikaväliin TAI vuoron voi jakaa kahteen tai useampaan lohkoon (mikäli tapahtumapaikalla on lohkoja).

Esimerkiksi tunnin mittaisen (klo 16-17) vuoron voi jakaa kahdelle eri peliryhmälle siten, että ensimmäiselle peliryhmälle tulee vuoro klo 16.00-16.30 ja toiselle klo 16.30-17. Tai tunnin vuoron voi jakaa kahdelle ryhmälle siten, että ryhmille tulee omat rinnakkaiset vuorot omilla lohkoillaan (esim. Kentän A- ja B-puoli).

Jaa vuoro osiin seuraavasti:

1. Mene Vuorot > Omat -sivulle.

2. Klikkaa hiiren oikealla puolella halutun vuoron kohdalla ja valitse Jaa vuoro osiin.

3. Voit lisätä tai poistaa aikavälejä ikkunan vasemman puolen listalla.

4. Voit muokata kutakin aikaväliä (=uutta vuoroa) klikkaamalla kyseistä aikaväliä listalla.

   • Valitse aikavälin kesto.

   • Valitse, mitkä lohkot vuoroon kuuluu. (Kaikki alkuperäisen vuoron lohkot on käytettävä, joten valitse kaikki lohkot tai lisää rinnakkainen vuoro).

   • Valitse ryhmät, ohjaajat, vuoron nimi ja tapahtumatyyppi.

5. Voit lisätä rinnakkaisen vuoron jokaiselle aikavälille, mikäli tapahtumapaikkaan kuuluu lohkoja, klikkaa Lisää rinnakkainen vuoro.

   • Lisää vuoron tiedot.

6. Lopuksi klikkaa Valmis.

7. Vahvistusikkunassa voit vielä tarkistaa, että olet luonut uudet peräkkäiset ja/tai rinnakkaiset vuorot oikein. (Vuorojen jakamista osiin ei voi peruuttaa).