Asetukset

myClub-integraatio

Jotta Vuorosuunnittelun käyttö on tehokasta ja vuorot saadaan siirtymään myClubiin oikein ja oikeassa muodossa, tulee myClub-integraation asetukset säätää kuntoon. Vuoroista muodostuu myClub-tapahtumia. Muokkaa myClub-integraation asetukset Vuorosuunnittelun puolella kohdasta Asetukset > myClub.

Vuorojen oletusarvot

Oletusarvoilla tarkoitetaan tietoja, jotka tulevat myClub-tapahtumaan, kun vuoro siirretään myClubin puolelle. Oletusarvoja voi aina muokata vuorokohtaisesti.

Klikkaa Muokkaa muuttaaksesi vuoron oletusarvoja:

• Nimi Määritä yleispätevä nimi, joka annetaan Vuoroille ja tapahtumille myClubissa.

• Ilmoittautuminen Määritä, miten tapahtumaan voi ilmoittautua.

• Tapahtuman näkyvyys Määritä, kenelle tapahtuma näkyy.

• Tapahtuman aloitus ennen vuoroa (min) Määritä, kuinka monta minuuttia ennen vuoron alkua myClub-tapahtuma alkaa.

• Tapahtuman lopetus vuoron jälkeen (min) Määritä, kuinka monta minuuttia vuoron jälkeen myClub-tapahtuma päättyy.

Laskutus

Vuorosuunnittelulla luodaan vuorolaskuluonnokset myClubiin laskutusta varten. Vuorosuunnittelun asetuksissa määritellään myClubin laskutuksessa tarvittavat tiedot.

1. Klikkaa Hae myClubista, jolloin tarvittavat pankkitilitiedot, laskutuskategoriat ja käytettävät ALV-prosentit ovat valittavissa.

2. Klikkaa Muokkaa muuttaaksesi Laskutusoletusarvoja:

   • Pankkitili Määritä pankkitili, johon vuoromaksut maksetaan.

   • Laskutusryhmä Määritä, mihin myClubin ryhmään vuorolaskut tallennetaan.

Ryhmäkohtaisia laskutusyhteishenkilöitä voidaan asettaa Vuorosuunnittelussa Asetukset -> myClub -> Ryhmät

Hinnastot

Vuoroille voidaan asettaa tapahtumapaikasta tai ryhmästä riippuen omat tuntikohtaiset hinnat. Erilaisia hinnastoja voi olla useampia riippuen käyttötarkoituksista.

Hinnastot tulee olla määriteltynä, jotta vuoroja voidaan laskuttaa. Jos laskutettavalle vuorolle ei löydy hintaa ryhmien hinnastosta eikä oletushinnastoista, vuoroa ei voida laskuttaa.

Kaikki hinnastoihin liittyvät asetukset löytyvät Vuorosuunnittelusta Asetukset > Hinnastot.

Hinnastojen luominen

1. Luo uusi hinnasto Hinnastot-välilehdeltä klikkaamalla ‘Lisää hinnasto’.

2. Nimeä hinnasto, valitse laskutuskategoria, määritä ALV-prosentti ja aseta hinnastolle sallitut tapahtumapaikat.

   • Sallitut tapahtumapaikat: Hinnasto on sallittu ainoastaan valituilla tapahtumapaikoilla

3. Lisää hinnat hintakalenteriin vetämälle ne halutuille ajoille:

   • Ajat: Hintojen voimassaoloaika

   • Hinta: Veloitettava hinta

4. Hintoja voi muokata venyttämällä, vetämällä tai klikkaamalla hinnan kohdalla oikealla hiiren painikkeella. Tätä kautta hinnan voi myös poistaa.

Määräaikaiset hinnastot

Jokaisella yksittäisellä hinnastolla voi olla useampi määräaikainen hinnasto esimerkiksi tietylle poikkeusajalle. Määräaikaiselle hinnastolle asetetaan voimassaoloaika ja voimassaolon aikaiset hinnat, jotka voivat poiketa perushinnastosta.

Laskutettaessa käytetään ensisijaisesti voimassa olevaa määräaikaista hinnastoa.

Määräaikaisen hinnaston luominen

1. Avaa yksittäisen hinnaston muokkausikkuna

2. Valitse Määräaikaiset hinnastot-välilehti

3. Klikkaa Uusi määräaikainen hinnasto-painiketta ja täytä voimassaoloaika:

   • Nimi: Nimeä hinnasto

   • Voimassaoloajat: Mistä mihin kyseinen hinnasto on voimassa. Voimassaoloajat eivät voi olla päällekkäin toisten määräaikaisten hinnastojen kanssa.

4. Aseta halutut hinnat

   • Hintojen asettaminen toimii samoin kuin perushinnastossakin

   • Uuteen määräaikaiseen hinnastoon kopioidaan perushinnaston hinnat

   • Kolmen pisteen valikosta voidaan joko tyhjentää hinnasto tai poistaa koko määräaikainen hinnasto

Oletushinnastot

Oletushinnastot-välilehdellä määritellään tapahtumapaikoille seurakohtaiset oletushinnastot. Jos ryhmälle ei ole erikseen asetettu hinnastoa, tapahtumapaikoissa käytetään oletushinnastoa.

Oletushinnastojen määritteleminen

1. Klikkaa seurasi nimeä

2. Valitse luoduista hinnastoista tapahtumapaikkakohtaisesti käytettävät oletushinnastot

Oletushintojen määrittely ei ole pakollista, jos hinnastot halutaan mieluummin määritellä tarkasti ryhmäkohtaisesti.

Ryhmäkohtaiset hinnastot

Ryhmien hinnastot -välilehdellä voidaan määritellä yksittäiselle ryhmälle tapahtumapaikkakohtaiset hinnat.

Ryhmäkohtaiset hinnastot ovat ensisijaisia hinnastoja. Jos laskuttaessa ryhmäkohtaista hinnastoa ei löydy, laskutuksessa käytetään seuran oletushinnastoa.

Ryhmäkohtaisen hinnastojen määritteleminen

1. Klikkaa ryhmän nimeä

2. Valitse valintalistasta kyseiselle ryhmälle tapahtumapaikkakohtaisesti oikea hinnasto.

Käyttöesimerkki

Seuralla voi esimerkiksi olla juniorijoukkueille erilaiset hinnoittelut käytössä kuin aikuisjoukkueille. Koska ryhmäkohtaiset hinnastot ovat ensisijaisia hinnastoja, junioriryhmille voidaan määritellä edullisemmat hinnastot Ryhmien hinnastot -välilehdellä.

1. Luo hinnastot sekä junioreille että aikuisille Hinnastot-välilehdellä

2. Aseta juniorijoukkueille ja aikuisjoukkueille heidän omat hinnastonsa käyttöön Ryhmien hinnastot -välilehdellä.

Tapahtumapaikat

Tapahtumapaikat ovat myClubissa seuralle luotuja tapahtumapaikkoja. Voit siirtää halutut tapahtumapaikat Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä tapahtumapaikoilla:

1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Tapahtumapaikat.

2. Hae tapahtumapaikkoja myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat tapahtumapaikat.

3. Valitse Vuorosuunnitteluun tuotavat tapahtumapaikat ja Tallenna.

Voit jakaa tapahtumapaikan pienempiin osiin (lohkoihin). Jos esimerkiksi kentällä on useampi osa, joita voivat hyödyntää useat tai yksi ryhmä samanaikaisesti, voit jakaa tapahtumapaikan lohkoihin:

1. Klikkaa Tapahtumapaikan nimeä listalla.

2. Kirjoita tyhjään kenttään lohkon nimi.

3. Lisää halutessasi useita lohkoja klikkaamalla Lisää lohko ja Tallenna.

Vuoroa tehdessä voit valita varattavat lohkot. Varattujen lohkojen tiedot välittyvät myös myClub-tapahtumaan sekä vuorolaskutukseen.

Vinkki

Lohkoja voi poistaa, mikäli lohkolle ei ole luotu yhtään varausta. Voit myös järjestellä lohkot klikkaamalle hiiren oikealla painikkeella tai kolmipistevalikosta tapahtumapaikan rivillä ja klikkaamalla Järjestele lohkot.

Tapahtumapaikkojen ryhmittely

Seura voi ryhmitellä tapahtumapaikkoja ryhmiksi. Ryhmään kuuluvat tapahtumapaikat näkyvät käyttöliittymässä samaan aikaan yhdellä sivulla. Näin esimerkiksi eri kaupunginosien tapahtumapaikkoja voidaan hallita helpommin yhdellä kertaa.

1. Mene Asetukset > Tapahtumapaikat > Ryhmittely

2. Lisää uusi ryhmittely klikkaamalla +uusi ryhmittely

3. Nimeä ryhmittely ja valitse siihen kuuluvat tapahtumapaikat. Tapahtumapaikka voi kuulua yhteen ryhmittelyyn kerrallaan. Lopuksi paina tallenna.

4. Jo luotuja ryhmittelyitä voit muokata klikkaamalla ryhmittelyn nimeä listalta.

Tapahtumatyypit

Tapahtumatyypit ovat myClubissa seuralle luotuja tapahtumatyyppejä. Voit siirtää halutut tapahtumapaikat Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä tapahtumatyypeillä.

1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Tapahtumatyypit.

2. Hae tapahtumatyypit myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat tapahtumatyypit.

3. Valitse haluamasi tapahtumatyypit ja Tallenna.

Voit muokata tapahtumatyypin oletusarvoja klikkaamalla tapahtumatyypin nimeä.

Ryhmät

Ryhmät ovat myClubissa seuralle luotuja ryhmiä. Voit siirtää halutut ryhmät Vuorosuunnitteluun, jolloin voit luoda vuorot suoraan oikeilla ja myClubin kanssa yhtenevillä ryhmillä.

1. Mene sivulle Asetukset > myClub > Ryhmät.

2. Hae Ryhmät myClubista klikkaamalla Hae myClubista, jolloin näet kaikki valittavissa olevat ryhmät.

3. Valitse haluamasi Ryhmät ja Tallenna.

Voit muokata ryhmää klikkaamalla ryhmän nimeä, ohjaajien lukumäärää ja laskutustietoja. Muokattavia arvoja ovat:

• Ryhmän väri (näkyy vuorokalenterissa)

• Ohjaajat (valittavissa vuoron luomisen yhteydessä)

• Laskutus

  • Ryhmän yhteyshenkilö (vuoroviestintä ja laskujen vastaanottaja)

  • Laskutuskategoria (vuoroslaskurivin laskutuskategoria)

  • ALV.% (käytettävä ALV.% vuorolaskurivillä)

Ohjaajat

Ohjaajat koostuvat kaikista seuran henkilöistä, joille on annettu toimihenkilöoikeudet (rooli) vähintään yhteen ryhmään myClubissa. Toimihenkilöiden käyttöoikeuksia voi muokata myClubissa sivulta Asetukset > Roolit. Lue lisää rooleista.

Voit muokata ohjaajaa klikkaamalla ohjaajan nimeä tai ryhmien lukumäärää.

Valitse ryhmät joihin haluat / et halua, että ohjaaja kuuluu. Tällöin ohjaaja on / ei ole valittavissa vuorolle, kun kyseinen ryhmä on valittu.

Video-ohje

Vuorot

Sivulla Asetukset > Vuorot pääset muokkaamaan seurasi vuorojen asetuksia. Voit valita viikko- ja päivänäkymien vuoroissa näytettävät kentät ja niiden järjestyksen klikkaamalla Muokkaa. Lisäksi voit valita mikä on varattavissa olevan vuoron väri ja näytetäänkö vuoron värinä ryhmälle vai tapahtumatyypille määritettyä väriä.

Kohdassa Vapautetut vuorot voit muokata, miten vapautettuja vuoroja näytetään ja käsitellään Vuorosuunnittelussa/myClubissa:

• Vapautetun vuoron käsittely - valitse, miten vapautettua vuoroa käsitellään myClubissa:

  1. Ei mitään.

  2. Poista myClubista. Vapautetut vuorot poistetaan myClubista.

  3. Merkitse myClubiin etuliitteellä. myClubissa näkyvään tapahtumaan lisätään etuliite, jonka voit itse määritellä, esim. [PERUTTU]

• Säilytä vapauten varauksen ryhmä:

  • Valitse säilyykö ryhmä varauksessa, kun se vapautetaan.

• Näytä ryhmän nimi:

  • Valitse, näytetäänkö ryhmän nimi vapautuneen varauksen yhteydessä.

Omat tiedot

Klikkaamalla oikean yläkulman profiilikuvaa pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tietojasi.

Ilmoitusasetukset

Voit tilata ilmoituksia sähköpostiisi, jolloin saat heti tiedon vuoroista, joissa on jotain huomioitavaa:

• Luovutetuista vuoroista: kun olet vapauttanut vuoron varatuksi, ja joku varaa sen itselleen, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.

• Vahvistamattomista vuoroista: kun Vuorosuunnittelija osoittaa ryhmällesi vuoron, joka odottaa vahvistustasi, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.

• Varattavaksi vapautuneista vuoroista: kun joku vapauttaa vuoron varattavaksi, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.

Automaattinen tietojen poisto

Järjestelmä siivoaa automaattisesti yli kaksi vuotta vanhat Vuorot ja Varattavat ajat. Lisäksi Käyttäjät ja Yhteyshenkilöt, jotka eivät ole olleet aktiivisina kahteen vuoteen, poistetaan.