Luonti ja asetukset

Toimihenkilö voi luoda tapahtumia helposti joko myClubin selainversiossa tai myClub Coach -mobiilisovelluksessa.

Huomaa

Mikäli luotavaan tapahtumaan liittyy maksuja (lasku tai verkkomaksu jäsenen ilmoittautuessa) tai ilmoittautuminen on voimassa vain tietyn ajan, tulee tapahtuma luoda selainversiolla. Normaalit tapahtumat - kuten harjoitukset tai pelit - voi luoda helposti myClub Coach mobiilisovelluksella.

Tapahtuman luominen selaimessa

Kun luot tapahtumaa selaimessa, tulee sinun määritellä tapahtumaan sopivat Perustiedot (nimi, aika ja paikka) sekä Ilmoittautuminen ja näkyvyys-asetukset. Voit myös määritellä maksullisen tapahtuman Maksut sekä mahdolliset Lisäkentät ja Tuotteet.

  1. Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

  2. Klikkaa Uusi tapahtuma.

  3. Määrittele Perustiedot-asetukset (ensimmäinen välilehti):

    • Tapahtumatyyppi Valitse sopivin tyyppi listalta. Oikean tyypin määrittely auttaa tapahtumien suodatuksessa ja tilastoinnissa.

    • Nimi

    • Paikka Valitse tapahtumapaikka listalta tai luo uusi paikka.

    • Kesto Määrittele alku- ja loppupäivämäärät sekä -kellonajat. Jos haluat luoda toistuvan tapahtuman (esim. viikottaiset treenit), klikkaa Toistuva tapahtuma ja määrittele toistuvuusasetukset.

    • Kuvaus lisäohjeita osallistujille esim. varustukseen liittyen.

    • Ohjaajat Lisää tapahtuman ohjaajat ja valitse näkyykö ohjaajat tapahtuman osallistujille. Valittavissa on toimihenkilöt, joilla on toimihenkilörooli kyseiseen ryhmään. Tapahtumaan ilmoittautuva harrastaja näkee ohjaajan nimen ja yhteystiedot, mikäli ohjaaja sallii näiden näkymisen omissa tietosuoja-asetuksissaan ja tapahtuman asetuksissa on valittu ohjaajien näkyvyys osallistujille. Lisäksi ohjaaja voi myClub Coach -sovelluksessa suodattaa näkyviin pelkästään ne tapahtumat, joihin hänet on lisätty ohjaajaksi. Seura voi myös toimihenkilön käyttöliittymässä suodattaa esiin tapahtumia ohjaajan perusteella.

    • Kuva Voit lisätä/vaihtaa tapahtuman kuvan klikkaamalla Vaihda. Voit valita valmiin yleisen kuvan tai ladata oman kuvan laitteeltasi. Tapahtuman kuva näkyy harrastajille tapahtumasivulla.

    • Muistiinpanot Voit lisätä sisäisen muistiinpanon tapahtumaan, joka näkyy vain toimihenkilöille (toisin kuin Kuvaus). Esimerkiksi ennen tapahtumaa päävalmentaja voi lisätä harjoitteet apuvalmentajien hyödynnettäväksi tai tapahtuman jälkeen valmentaja voi lisätä muistiinpanoja pelaajien suorituksista ottelussa.

  4. Määrittele Ilmoittautuminen ja näkyvyys -asetukset (toinen välilehti):

    • Ilmoittautuminen valitse, keillä on oikeus ilmoittautua tapahtumaan:

      • Avoin kaikille tapahtumaan voi ilmoittautua kuka vain, esimerkiksi seuran avoimet kurssit tai leirit.

      • Ryhmän jäsenille kyseisen ryhmän ja ryhmän aliryhmien jäsenet voivat ilmoittautua, esimerkiksi joukkueen harjoitukset.

      • Valituille henkilöille Toimihenkilö voi määrittää, ketkä saavat ilmoittautua. Ilmoittautumisoikeuden saavat jäsenet tulee valita avaamalla tapahtuma ja lisäämällä heidät osallistujiksi.

      • Ei ilmoittautumista

    • Tapahtuman näkyvyys valitse, miten ja kenelle luotu tapahtuma näkyy. Huomaa, että edellisen kohdan ilmoittautumisvaihtoehdoilla on oletusarvoinen (suositeltu) näkyvyysvalinta, jota voit halutessasi muuttaa. ℹ️ Huomaa Sinulla tulee olla rooli juuriryhmässä, jotta tapahtuman näkyvyyden voi asettaa näkymään kaikille tai seuralle.

      • Näkyy kaikille tapahtuma näkyy kaikille seuran myClubissa avoimesti internetissä.

      • Näkyy seuralle tapahtuma näkyy kaikille seuran jäsenille myClubissa.

      • Näkyy ryhmälle tapahtuma näkyy kyseisen ryhmän ja ryhmän aliryhmien jäsenille.

      • Tapahtuma piilotettu

        tapahtuma näkyy tapahtumaan lisätyille jäsenille sekä kaikille linkin tapahtumaan saaneille.

    • Sallitut ilmoittautumisvaihtoehdot määrittele, voiko ilmoittautuja vastata tapahtumaan sekä kyllä että ei tai vain toisen vaihtoehdon. Esimerkiksi harjoitukset ovat yleensä kyllä/ei -vaihtoehdollisia tapahtumia, mutta leirit puolestaan usein kyllä-vaihtoehdollisia.

    • Lisäasetukset määrittele halutessasi osallistujalistan näkvyyys sekä kommentointimahdollisuus.

    • Osallistujamäärät määrittele halutessasi osallistujamäärärajoitus tapahtumalle. Rajoitus voi olla joko kaikille yhteinen tai jäsentasoittain asetettu. Jos käytetään osallistujamäärää jäsentasoittain, tapahtumaan voivat ilmoittautua vain jäsenet joilla on jokin listalle valituista jäsentasoista. Tapahtuman luoja voi esimerkiksi määrittää, että tapahtumaan mahtuu kolme valmentajaa ja 15 pelaajaa. Näin ollen ilmoittautuvat valmentajat eivät vie paikkoja pelaajilta ja toisin päin. Ryhmän ulkopuoliset jäsenet eivät voi tällöin ilmoittautua tapahtumaan. ℹ️ Huomaa Vain "Kyllä"-ilmoittautumiset vievät paikkoja tapahtumasta.

    • Ilmoittautuminen alkaa ja loppuu määrittele halutessasi aikaikkuna, jolloin tapahtumaan on mahdollista ilmoittautua.

    • Vahvistusviesti Valitse, lähteekö ilmoittautujalle vahvistus sähköpostiin. Kurssi-ilmoittautumisissa vahvistus on usein hyvä olla valittuna, mutta normaaleissa harjoituksissa erillistä vahvistussähköpostia ei usein tarvita. Mikäli viesti halutaan toimittaa, valittavissa on muokattu viesti tai oletusviesti.

      • Oletusviesti: Ilmoittatutuja saa viestin, jossa ilmenee tapahtuman perustiedot (paikka, aika, osallistuja)

      • Muokattu viesti: Toimihenkilö voi lisätä tapahtumaan liittyvää lisätietoa, joka halutaan toimittaa ilmoittautujalle. Tämä voi olla esimerkiksi sisäänpääsykoodi seuran halliin tai varustukseen liittyvää lisätietoa. Ilmoittautuja saa lisäksi oletusviestin perustiedot. Jos ilmoittautuminen jonoon on sallittu, jonottajille voidaan kirjoittaa oma muokattu viesti.

    • Tiedota ilmoittautuneista valitse halutessasi toimihenkilöt, joiden sähköpostiin lähtee tieto ilmoittautumisista.

  5. Määrittele Maksut-asetukset (kolmas välilehti):

    • Ei maksuja oletusvalinta.

    • Käteismaksu valitse tämä, jos keräät rahat vasta tapahtumapaikalla.

    • Lasku lasku muodostuu ja lähtee jäsenelle tämän ilmoittauduttua tapahtumaan.

      • Lisää Pakolliset maksut (yksi tai useampi) sekä halutessasi Valinnaiset maksut (esim. leirituote), valitse oikea Pankkitili ja määrittele Maksuehto.

  6. Klikkaa Tallenna. Voit muokata tapahtuman tietoja myös jälkeenpäin klikkaamalla tapahtumalistalta kyseisen tapahtuman kolmipistevalikkoa ja Muokkaa tai avaamalla tapahtuman.

Tapahtuman kiitosviesti

Tapahtuman jälkeen voidaan toimittaa automaattinen viesti tapahtumaan ilmoittautuneille harrastajille. Viesti voi olla esimerkiksi kiitosviesti tai palautekysely. Viesti toimitetaan seuraavana päivänä kaikille harrastajille, ketkä olivat ilmoittautuneet tapahtumaan.

  • Valitse viestintä-välilehti

  • Valitse Muokattu viesti

  • Luo sopiva viesti. Käytettävissä on myös viestipohjat, jolloin voit tallentaa usein käytetyt viestit helposti uudelleen käytettäviksi.

Tapahtumakohtaiset tiedotteet

Tapahtumaan voidaan liittää tiedotteita, jotka näkyvät ainoastaan tapahtumaan osallistuville henkilöille. Tiedote tulee näkyviin sen jälkeen, kun ilmoittautuja on vastannut osallistuvansa tapahtumaan. Näin harrastajille voidaan helposti tiedottaa yksityiskohtaisempia ohjeita osallistumiseen liittyen, jotka halutaan näkyviin vain niille, ketkä oikeasti ovat tapahtumaan tulossa.

  • Avaa tapahtuma ja valitse tiedotteet-välilehti.

  • Valitsemalla Liitä tiedotteita kurssiin voi liittää aikaisemmin luotuja tiedotteita, jotka on luotu samaan ryhmään kuin mihin tapahtuma on luotu ja joihin on valittu näkyvyydeksi Osallistujat.

  • Uuden tiedotteen voit luoda valitsemalla Uusi tiedote. Tiedotteen näkyvyydeksi tulee suoraan Osallistujille. Luo tiedote halutunlaiseksi ja klikkaa tallenna.

Tapahtuman ilmoittautumislinkki

Tapahtuman luonnin jälkeen voidaan jakaa tapahtumakohtainen ilmoittautumislinkki. Linkki löytyy, kun Hallinta-sivulla avaa tapahtuman ja valitsee Perustiedot-välilehden. Linkki löytyy sekä tavallisena linkkinä että qr-koodina, joka voidaan ladata.

Huomaa

Maksullisen tapahtuman voivat tehdä toimihenkilöt, joiden rooli on joko "pääkäyttäjä" tai "tilinhoitaja". Tapahtuman maksullisuuden muokkaaminen vaatii myös "pääkäyttäjä" tai "tilinhoitaja" -roolin.

Huomaa

Valitsemalla tallentamisen yhteydessä valinnan "Tiedota jäseniä", lähtee tapahtumamuutoksesta muutosviesti harrastajille, joille tapahtuma on nähtävissä.

Valinta on käytettävissä kun lomakkeella on muokattu jotakin seuraavista kentistä:

  • Alku- ja loppuaika

  • Tapahtumapaikka

  • Tapahtuman/kurssin nimi

  • Kuvaus

  • Ilmoittautumisen alkamis- ja loppumisaika

Huomaa

Mikäli seurasi on määritellyt erillisiä Lisäkenttiä, joita voi liittää tapahtumailmoittautumiseen, voit myös määritellä ne tapahtumaan luodessa (neljäs välilehti). Mikäli lisäkenttiä ei ole määriteltävissä, ei kyseinen välilehti ole näkyvillä.

Huomaa

Mikäli seurallasi on käytössä Tuotteet-lisäpalvelu ja haluat rajata tapahtumaan osallistumisen tietyn tuotteen ostaneille (esim. jumppakurssille saa osallistua vain 10-kerran kortin tai kevätkausituotteen ostaneet), niin määrittele käyvät tuotteet Maksut-välilehdellä.

Tapahtuman luominen myClub Coach -mobiilisovelluksessa

Varmista, että sinulla on oikea seura ja jäsentili valittuna, jotta luot tapahtuman oikeaan ryhmään. Mikäli haluat luoda maksullisen tapahtuman tai lisätä esimerkiksi mahdollisuuden ilmoittautua jonoon, luo tapahtuma selaimessa:

  1. Varmista, että sinulla on oikea seura ja jäsentili valittuna klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta valikko auki ja Valitse jäsentili. Näin luot tapahtuman oikeaan seuraan ja ryhmään.

  2. Klikkaa oikean yläkulman kolmipistevalikosta Uusi tapahtuma.

  3. Lisää tapahtuman tiedot (Nimi, aikatiedot, mahdollinen toistuvuus, tapahtumapaikka, ryhmä ja tyyppi) ja Tallenna.

Toistuva tapahtuma

Kun harjoitustapahtuma toistuu säännöllisesti samaan aikaan samassa paikassa, toimihenkilö voi luoda toistuvan tapahtuma, mikä säästää aikaa ja virheitä tulee vähemmän. Esimerkiksi kun harjoitukset ovat aina samana päivänä samassa paikassa koko kauden ajan, kannattaa hyödyntää toistuvaa tapahtumaa.

Toistuvan tapahtuman voi luoda joko selainversiossa tai myClub Coach -mobiilisovelluksessa.

Toistuvan tapahtuman luominen selaimessa

  1. Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle ja valitse haluamasi ryhmä aktiiviseksi.

  2. Klikkaa Uusi tapahtuma.

  3. Täydennä tapahtuman Perustiedot ja Ilmoittautuminen ja näkyvyys -asetukset Huomioithan, että toistuvaan tapahtumaan ei voi liittää maksuja. Toistuvuutta ei myöskään voi määritellä tapahtumille, jotka kestävät useamman päivän ajan.

  4. Perustiedot-välilehdellä klikkaa valintaruutu Toistuva aktiiviseksi, jolloin pääset määrittelemään toistuvuusasetukset:

    • Toistuu kuinka usein tapahtuma toistuu.

    • Asti mihin päivämäärään asti tapahtuma toistuu.

    • Kertaa kuinka monta kertaa tapahtuma toistuu.

  5. Klikkaa Tallenna.

Toistuva tapahtuma on nyt luotu. Tapahtumaa voi tarvittaessa muokata jälkikäteen, jolloin toimihenkilö voi valita, muokkaako hän vain yksittäistä tapahtumaa vai kaikkia toistuvia tapahtumia.

Vinkki

Voit lisätä valmiin osallistujalistan toistuviin tapahtumiin. Näin esimerkiksi valmentajana näet kätevästi, ketkä ovat tulossa, ketkä eivät ole tulossa ja ketkä eivät vielä ole vastanneet mitään.

Osallistujalistan lisääminen onnistuu helposti avaamalla tapahtumasarjan ensimmäinen tapahtuma ja klikkaamalla Lisää jäseniä tapahtumaan.

Vinkki

Voit valmiin osalistujalistan tallennuksen jälkeen halutessasi asettaa kaikkien tapahtumassa olevien jäsenten ilmoittautumisen kyllä-tilaan: valitse jäsenet talun vasemmasta sarakkeesta ja valitse toiminto Aseta ilmoittautuminen tilaan "kyllä".

Usein esimerkiksi joukkueurheilussa oletuksena on, että otteluun nimetyn kokoonpanon pelaajat tulevat paikalle. Kun asetat ilmoittautumisen kyllä-tilaan, osallistuvien tarvitsee vain vaihtaa ilmoittautuminen ei-tilaan, mikäli eivät pääse paikalle.

Toistuvan tapahtuman luominen myClub Coach -mobiilisovelluksessa

  1. Varmista, että sinulla on oikea seura ja jäsentili valittuna klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta valikko auki ja Valitse jäsentili. Näin luot tapahtuman oikeaan seuraan ja ryhmään.

  2. Klikkaa oikean yläkulman kolmipistevalikosta Uusi tapahtuma.

  3. Lisää tapahtuman tiedot (Nimi, aikatiedot, tapahtumapaikka, ryhmä ja tyyppi) ja aktivoi Toistuvuus.

  4. Määrittele toistuvuusasetukset ja Tallenna.

Sisäinen kommentti osallistujalle

Toimihenkilö voi lisätä tapahtumaan osallistuneelle jäsenelle sisäisen kommentin, joka näkyy vain toimihenkilöille (ei jäsenelle itselleen tai muille jäsenille). Sisäistä kommenttia voi käyttää esimerkiksi pelisuorituksen kirjaamiseen tai muuhun seuran/ryhmän toimihenkilöille suunnatun tiedon jakamiseen.

Selainversiossa sisäisen kommentin voi lisätä avaamalla tapahtuman ja klikkaamalla kolmipistevalikkoa osallistujalistalla halutun jäsenen kohdalla. Valitse sitten Muokkaa osallistumista ja Päivitä.

myClub Coach -sovelluksella sisäisen kommentin voi lisätä avaamalla tapahtuman ja klikkaamalla halutun jäsenen nimeä. Klikkaa sitten oikean yläkulman kolmipistevalikkoa ja valitse Muokkaa osallistumista. Lisää sisäinen kommentti ja Tallenna.

Tapahtuman lisäkentät

Seuran pääkäyttäjä voi määrittää seuratasolla tapahtuman lisäkenttiä, joita toimihenkilöt voivat asettaa tapatumailmoittautumisten yhteyteen. Tapahtuman lisäkentät liittyvät siis yleisesti vain kyseiseen tapahtumaan ja kyseistä tietoa ei haluta kerätä seuran jäsenrekisteriin, joten kysyttävä tieto poistuu määritellyn ajan päästä seuran tiedoista.

Lisäkenttien määrittäminen

Vain seuran pääkäyttäjä voi määritellä tapahtumakohtaisia lisäkenttiä seuralle.

  1. Mene Asetukset > Tapahtumat-sivulle kohtaan Tapahtuman lisäkentät, josta näet jo määritellyt ja käytettävissä olevat tapahtuman lisäkentät.

  2. Klikkaa Uusi tapahtuman lisäkenttä.

  3. Määritä lisäkentän arvot:

    • Nimi

    • Tyyppi

      • Lyhyt teksti: esim. allergia, kaverin nimi leirillä.

      • Pitkä teksti esim. lisätietoja harrastustaustasta leirin ohjaajille.

      • Kyllä / Ei esim. osallistuminen leiriruokailuun.

      • Numero esim. pelinumerotoive.

      • Päivämäärä esim. vakuutuksen maksupäivä.

      • Monivalinta jäsen voi valita useamman vaihtoehdon, esim. ruokailut, joihin hän osallistuu.

      • Valintalista jäsen voi valita yhden vaihtoehdon, esim. kätisyys, t-paidan koko.

    • Oletustila voit määrittää, onko ilmoittautujan pakko täyttää kenttä vai onko kenttä valinnainen.

    • Oletussäilytyspäivät määritä, kuinka monta päivää tietoja säilytetään tapahtuman päättymisen jälkeen.

    • Ohjeet kentän käyttäjälle

  4. Tarkista tiedot ja klikkaa OK. Varmista, että Käytössä-valintaruutu on klikattuna. Näin kenttä on toimihenkilöiden valittavissa heidän luodessa tapahtumia. (Mikäli haluat luoda kentän myöhempää käyttöä varten eli luomasi kenttä ei heti näy seuran toimihenkilöille, voit klikata Käytössä-valinnan pois.)

Valmiiksi tallennetut ja käytössä olevat lisäkentät ovat toimihenkilöiden käytettävissä tapahtumaa luodessa välilehdellä Lisäkentät.

Lisäkentän asettaminen tapahtumaa luodessa

Toimihenkilö (valmentaja, joukkueenjohtaja, ohjaaja, seuravastaava) voi asettaa lisäkentän täytettäväksi tapahtumaa luodessaan Lisäkentät-välilehdellä. Mikäli sopivaa lisäkenttää ei löydy seuran määrittelemänä, voi seuran pääkäyttäjä määrittää uuden lisäkentän.

Lisäkentät eivät ole käytettävissä toistuvissa tapahtumissa.

Video-ohje

Tapahtumien massapäivitys

Toimihenkilö voi päivittää useamman tapahtuman tietoja kätevästi kerralla. Esimerkiksi koko kauden toistuvan treenivuoron tapahtumapaikan muuttuessa, voi valmentaja päivittää uuden tapahtumapaikan kaikille treenitapahtumille.

  1. Mene Tapahtumat > Hallinta-sivulle.

  2. Valitse muokattavat tapahtumat taulun vasemmasta sarakkeesta.

  3. Valitse toiminto Muokkaa tapahtumia.

  4. Tee muutokset ja Tallenna.

Last updated